Lingkup, Risiko, dan Asumsi dalam Manajemen Proyek

Bidang manajemen proyek, seperti halnya bidang keahlian lainnya, memiliki kosakata unik yang diisi dengan akronim dan istilah khusus. Tiga istilah dan konsep penting yang harus Anda pahami meliputi:

• Cakupan
• Risiko
• Asumsi

Ini adalah garis besar dari tiga istilah manajemen proyek penting ini dan termasuk tautan dan saran untuk bacaan tambahan.

Cakupan

Dalam manajemen proyek, ruang lingkup adalah seperangkat batas yang menentukan sejauh mana suatu proyek. Ruang lingkup menjelaskan apa yang harus disampaikan kepada pelanggan sebagai hasil dari inisiatif proyek.

Memahami ruang lingkup memungkinkan manajer proyek dan tim proyek untuk memahami apa yang berada di dalam atau di luar batas proyek. Jika sesuatu "tidak dalam ruang lingkup" itu tidak diperhitungkan dalam pekerjaan perencanaan proyek. Kegiatan yang berada dalam batas-batas pernyataan ruang lingkup dianggap “dalam ruang lingkup” dan diperhitungkan dalam jadwal dan anggaran. Jika suatu kegiatan berada di luar batas, itu dianggap "di luar jangkauan" dan tidak direncanakan.

Apakah Anda seorang manajer proyek atau bagian dari tim proyek, Anda ingin mempertimbangkan apakah ada sesuatu dalam ruang lingkup atau di luar ruang lingkup saat Anda bergerak maju. Sebagai contoh, bayangkan seorang klien meminta Anda membuat situs web. Saat Anda menguraikan ruang lingkup (atau menetapkan batas-batas) proyek, Anda menunjukkan item-item berikut sebagai dalam-lingkup:

• Desain situs dan pembuatan diagram wireframe
• Pembentukan test bed
• Pengodean ke bingkai gambar yang disetujui
• Pengembangan grafis untuk tema situs web
• Menguji dan men-debug sebelum membuat situs publik

Selama proyek, klien meminta Anda untuk memasukkan gambaran umum video perusahaan. Video tidak ditentukan dalam ruang lingkup proyek dan karenanya di luar ruang lingkup. Meskipun Anda mungkin senang melakukan pekerjaan video dengan biaya tambahan, ini akan memerlukan revisi ruang lingkup dan estimasi biaya dan waktu untuk proyek.

Dengan tidak adanya dokumen ruang lingkup yang jelas dan disepakati, masalah video mungkin menjadi perdebatan antara tim Anda dan perwakilan pelanggan. Pernyataan lingkup yang jelas memungkinkan Anda untuk meredakan situasi dan menangani perubahan secara tertib.

Jadi, bagaimana Anda menentukan apa yang ada di dalam atau di luar ruang lingkup? Anda pertama-tama ingin menguraikan semua detail proyek yang saat ini Anda ketahui berdasarkan diskusi dengan klien atau pemilik proyek. Maka Anda akan ingin membuat asumsi kunci yang akan mendorong apa yang dianggap masuk atau keluar dari ruang lingkup.

Asumsi

Pada titik tertentu dalam hidup Anda, Anda mungkin pernah diberi tahu, "Jangan pernah membuat asumsi." Namun, membuat asumsi dalam manajemen proyek adalah kegiatan sehari-hari. Asumsi membantu Anda menentukan ruang lingkup dan risiko dan menyempurnakan perkiraan Anda untuk waktu dan biaya. Tentu saja, penting untuk mendokumentasikan dan memvalidasi asumsi Anda.

Pertimbangkan sesuatu yang sederhana, seperti membuat buku. Katakanlah teman Anda memiliki ide untuk buku meja kopi dan telah meminta Anda untuk mengelola proyek. Permintaan pertamanya adalah untuk anggaran sehingga ia bisa mendapatkan pendanaan. Saat Anda menentukan ruang lingkup, jelas bahwa teman Anda tidak pasti tentang banyak detail, termasuk jumlah halaman, inklusi gambar, gaya sampul, dan berat kertas yang akan digunakan untuk halaman.

Karena semua faktor ini akan berdampak pada kompleksitas biaya dan produksi, Anda harus membuat asumsi tentang spesifikasi dan memvalidasi asumsi tersebut sebagai dapat diterima atau tidak dapat diterima oleh teman Anda. Setelah diskusi lebih lanjut, teman Anda memberi tahu Anda bahwa ia berencana memasukkan 50 foto ke dalam buku. Anda dapat mendasarkan asumsi Anda pada 50 gambar atau, mengantisipasi bahwa jumlah ini akan meningkat dari waktu ke waktu, Anda dapat membuat asumsi bahwa akan ada antara 75-90 halaman dengan gambar.

Anda dapat melihat bagaimana asumsi secara langsung mempengaruhi jadwal juga. Misalnya, bayangkan Anda memimpin proyek di taman yang melibatkan pembuatan set ayunan. Saat menyiapkan proyek Anda, Anda diberi anggaran dan anggota tim yang ditugaskan, salah satunya bertanggung jawab atas materi. Saat Anda membuat jadwal, Anda bertanya kepada orang yang bertanggung jawab atas bahan kapan semen akan tiba. Orang ini menjawab bahwa dia tidak yakin kapan semen akan tiba tetapi dia yakin itu akan terjadi antara 1 Juni dan 10 Juni.

Ketika Anda membangun ruang lingkup dan jadwal Anda, Anda membuat asumsi bahwa semen akan tiba paling lambat 10 Juni. Contoh ini menunjukkan dua manfaat untuk membuat asumsi.

Manfaat pertama adalah asumsi menerima semen selambat-lambatnya 10 Juni memungkinkan Anda untuk merencanakan kegiatan yang mengandalkan kedatangan semen. Manfaat kedua adalah memberikan tenggat waktu bagi orang yang bertanggung jawab atas material untuk mengirimkan semen, yang kemudian dapat diteruskannya ke pemasoknya. Ini secara tidak sengaja telah menetapkan tenggat waktu utama bagi proyek untuk bergerak maju.

Membuat asumsi menetapkan tolok ukur yang sering ditinjau kembali selama proyek untuk membantu tim proyek tetap dalam ruang lingkup, tepat waktu dan sesuai anggaran. Tetapi apa yang terjadi ketika asumsi salah? Di sinilah risiko ikut berperan.

Risiko

Setelah Anda membangun ruang lingkup Anda dan mengidentifikasi asumsi yang berada di belakang ruang lingkup dan perkiraan, Anda akan ingin mulai menilai area risiko. Risiko adalah sama dalam manajemen proyek seperti di dunia nyata; itu adalah bahaya atau peluang yang dapat membuat kerusakan.

Semua proyek mengandung risiko dan jika Anda adalah manajer proyek atau pemilik proyek, itu bukan hanya tanggung jawab Anda untuk mengantisipasi risiko tetapi juga tugas Anda untuk mengomunikasikan dampak potensial dari risiko-risiko tersebut kepada tim proyek dan untuk mempersiapkan mitigasi risiko.

Risiko datang dalam berbagai tingkatan. Terkadang risiko bisa berarti proyek akan berjalan sedikit berbeda atau mengambil sedikit perubahan tak terduga. Dalam beberapa kasus, bagaimanapun, risiko dapat menyebabkan hasil bencana yang mengubah proyek Anda.

Mari kita gunakan skenario taman bermain dari contoh semen di atas. Salah satu risikonya adalah semen tidak sampai pada tanggal 10 Juni. Apa dampak potensial dari risiko ini? Semua aktivitas penerus yang mengikuti setelah semen dituangkan tertunda karena masalah ini.

Risiko juga bisa positif. Pertimbangkan dampaknya terhadap proyek jika semen muncul lebih awal dari yang diperkirakan. Meskipun ini tampak seperti hasil yang positif, itu masih menciptakan masalah untuk pengaturan waktu dan urutan semua langkah lain dalam proyek.

Manajer proyek bekerja dengan tim proyek mereka untuk bertukar pikiran dan mengidentifikasi risiko potensial. Mereka mengambil proses selangkah lebih maju dan melihat potensi tingkat keparahan risiko dan kemungkinan terjadinya. Selain itu, mereka mengidentifikasi individu-individu yang paling cocok untuk mengidentifikasi ketika risiko terjadi dan mereka mengembangkan rencana mitigasi risiko yang disepakati.

Banyak perusahaan memiliki templat risiko terperinci yang telah mereka kembangkan dari waktu ke waktu dan dari pengalaman dengan proyek lain. Beberapa industri telah menyusun profil risiko yang digunakan sebagai titik awal untuk analisis risiko. Banyak industri mempraktikkan analisis statistik yang sangat terperinci untuk perencanaan risiko juga.