Apa yang Ada dalam Dokumen Lingkup Proyek

Ketika Anda memulai inisiatif baru, dokumen ruang lingkup proyek adalah informasi penting untuk seluruh tim Anda. Ini mendefinisikan produk akhir untuk dikirim ke pelanggan, kapan harus dikirimkan, dan berapa biayanya.

Pada dasarnya, dokumen ini menentukan batas-batas pekerjaan, sehingga setiap anggota tim dan pelanggan semua memahami apa yang dibutuhkan oleh proyek. Sama pentingnya, mereka memahami apa yang dilakukannya tidak memerlukan.

Keuntungan-keuntungan

Pernyataan lingkup proyek yang pernah dibagikan kepada setiap anggota tim dan pelanggan proyek, merupakan bagian integral dari manajemen proyek. Di antara manfaatnya:

• Pemahaman umum di antara semua yang terlibat tentang fitur yang diharapkan, kualitas, dan waktu proyek
• Sarana berkomunikasi dengan pemangku kepentingan lain dalam proyek untuk mendapatkan dukungan dan keterlibatan mereka
• Alat untuk memfokuskan upaya tim pada pekerjaan yang diperlukan untuk memenuhi kebutuhan pelanggan

Selain itu, jika perubahan yang disarankan berada di luar batas lingkup asli, pernyataan itu menjadi dasar untuk memperkirakan dan mengusulkan modifikasi. Jika perubahan diterima oleh semua pemangku kepentingan, pernyataan ruang lingkup dapat direvisi.

Mulai

Manajer proyek perlu mencari masukan dari anggota tim, pelanggan, sponsor eksekutif, dan pemangku kepentingan utama lainnya untuk memahami dan menggambarkan output yang diperlukan dari inisiatif proyek. Ini sering disebut pengiriman.

Uraian hasil kerja harus mencakup biaya atau kisaran biaya yang dapat diterima untuk proyek. Ini juga mendefinisikan fitur-fitur utama yang akan disertakan dan kerangka waktu untuk pengiriman.

Setelah disetujui oleh pelanggan, manajer proyek, tim proyek, dan sponsor eksekutif, setiap perubahan pada pernyataan proyek harus dilakukan menggunakan proses perubahan yang dikendalikan dan didokumentasikan dengan cermat.

Dampak Cascading

Setelah pernyataan atau dokumen ruang lingkup telah disepakati, setiap bagian dari tim menggunakannya sebagai dasar untuk perkiraan mereka sendiri tentang pekerjaan, waktu, dan biaya yang terlibat. Semakin tepat dan akurat pernyataan ruang lingkup, semakin besar kemungkinan tim kerja akan menghasilkan estimasi yang akurat dan persyaratan sumber daya.

Pengecualian Bisa Penting

Tidak jarang dokumen lingkup proyek mencantumkan item-item tertentu yang dikeluarkan dari hasil pengiriman. Misalnya, dokumen ruang lingkup kontraktor untuk membangun rumah mungkin menetapkan bahwa izin lingkungan harus diperoleh oleh pemilik dan bukan tanggung jawab kontraktor yang membangun rumah.

Apa Yang Bisa Salah?

Kurangnya kejelasan adalah sumber umum dari stres dan kegagalan proyek. Dokumen ruang lingkup yang kabur atau tidak jelas membuat banyak masalah terbuka untuk diperdebatkan dan panggilan penilaian yang tidak lengkap. Ini dapat memengaruhi fitur, kualitas, waktu, dan biaya proyek.

Perangkap lain yang harus dihindari dikenal sebagai "scope creep." Jika pernyataan ruang lingkup tidak jelas, pelanggan tergoda untuk membuat tuntutan yang di luar maksud atau batas rencana semula.

Menyesuaikan Lingkup

Sementara perubahan ruang lingkup yang sering akan menunda penyelesaian proyek dan dapat menambah biaya yang signifikan, kadang-kadang diperlukan dan masuk akal. Manajer proyek mengandalkan proses "manajemen perubahan" yang mengidentifikasi perubahan yang diminta, merevisi semua perkiraan waktu, biaya, dan beban kerja, dan menilai kembali proyek untuk risiko baru mengingat perubahan tersebut.

Manajer proyek dan sponsor eksekutif biasanya membuat keputusan akhir tentang mengubah ruang lingkup hanya ketika situasinya telah dianalisis sepenuhnya. Perubahan didokumentasikan dalam log keputusan dan kemudian dikomunikasikan ke tim proyek yang lebih besar.