6 Proses Manajemen Lingkup Proyek

Manajemen lingkup proyek adalah apa yang Anda lakukan untuk memastikan bahwa proyek Anda mencakup semua pekerjaan yang relevan untuk mencapai tujuan proyek (dan bukan hal lain). Ada di sekitar mengendalikan apa yang termasuk dalam proyek dan apa yang tidak.

Artikel ini membahas bidang pengetahuan manajemen ruang lingkup proyek dari buku A Guide to Body of Knowledge Management Project (PMBOK® Guide) - Fifth Edition. Ini bukan satu-satunya cara untuk mendefinisikan manajemen ruang lingkup proyek, tetapi ini merupakan titik awal yang baik dan akan sangat membantu Anda jika Anda bekerja menuju sertifikasi PMP® Anda.

Rencanakan Proses Pengelolaan Ruang Lingkup

Inti dari melakukan ini adalah untuk memberi Anda rencana manajemen ruang lingkup di akhir itu. Itu menetapkan bagaimana Anda akan mendefinisikan, mengelola, memvalidasi, dan mengendalikan ruang lingkup proyek Anda. Menempatkan pekerjaan di depan untuk menentukan ini memberi Anda sesuatu untuk dirujuk nanti. Anda mungkin menemukan bahwa Anda dapat menggunakan rencana manajemen ruang lingkup proyek lain sebagai titik awal, karena proses manajemen ruang lingkup tidak bervariasi antara proyek begitu perusahaan Anda telah menentukan cara kerja yang berhasil bagi mereka.

Hasil dari proses ini adalah rencana manajemen ruang lingkup. Ini adalah bagian dari rencana manajemen proyek Anda dan termasuk:

• Bagaimana Anda akan menyiapkan pernyataan lingkup terperinci
• Bagaimana Anda akan membuat Work Breakdown Structure (WBS) Anda dari pernyataan lingkup
• Bagaimana Anda akan mempertahankan dan menyetujui WBS itu
• Bagaimana Anda akan mendapatkan penerimaan formal atas hasil proyek
• Bagaimana Anda akan mengelola perubahan pada ruang lingkup

Dokumen tidak harus sangat rinci atau sangat formal: dokumen itu harus sesuai dengan tujuannya.

Proses Kumpulkan Persyaratan

Dalam proses ini, Anda akan mengetahui apa yang diinginkan pemegang saham dari proyek. Setelah menguraikan ide besar Anda, Anda perlu mendokumentasikan persyaratan dan mengelola harapan pemangku kepentingan Anda. Ini penting karena seringkali apa yang mereka minta tidak realistis atau dapat dicapai mengingat kendala proyek lainnya, seperti biaya.

Output dari pekerjaan pengumpulan persyaratan Anda adalah serangkaian persyaratan yang terdokumentasi. Ini harus seluas mungkin dan biasanya akan mencakup beberapa kategori persyaratan seperti:

• Persyaratan fungsional dan non-fungsional
• Persyaratan pemangku kepentingan seperti persyaratan pelaporan
• Persyaratan dukungan dan pelatihan
• Persyaratan bisnis
• Persyaratan proyek seperti tingkat layanan atau kualitas

Anda juga akan mendokumentasikan ketergantungan, asumsi, dan kendala yang secara spesifik terkait dengan persyaratan.

Tentukan Proses Lingkup

Di sinilah Anda mengambil persyaratan Anda dan mengubahnya menjadi deskripsi rinci tentang produk atau layanan yang akan dibuat proyek Anda. Anda akan berakhir dengan pernyataan lingkup proyek yang dapat Anda rujuk selama proyek. Ini akan mencakup daftar apa yang ada dalam ruang lingkup dan apa yang ada di luar ruang lingkup. Itu penting karena sering orang tidak akan ingat apa yang dikecualikan secara khusus dan kembali dan meminta Anda untuk melakukan pekerjaan di bidang-bidang tersebut. Setiap inklusi harus melalui kontrol perubahan.

Buat Proses Struktur Perincian Pekerjaan

Proses ini memungkinkan Anda untuk mengubah daftar persyaratan menjadi visi terstruktur tentang apa yang perlu Anda lakukan. Pekerjaan utama di sini adalah memecah tugas-tugas besar menjadi potongan yang lebih kecil dan dapat dikelola.

Hasil dari proses ini adalah WBS dan itu bisa menjadi alat yang sangat membantu. Jika Anda tidak berpikir secara visual, maka Anda dapat mencapai hasil yang sama dengan membuat daftar.

Validasi Proses Cakupan

Proses Lingkup Validasi tidak, seperti yang Anda bayangkan, membuat para pemangku kepentingan bisnis menandatangani WBS Anda. Ini tentang memastikan bahwa Anda memiliki proses di tempat untuk mendapatkan sign off untuk kiriman Anda ketika saatnya tiba.

Layak menempatkan struktur ini di tempat sehingga Anda tidak memiliki pertanyaan tentang siapa yang akan menyetujui hasil atau kriteria apa yang akan mereka gunakan untuk mengatakan itu lengkap. Setelah proses selesai, Anda akan menerima kiriman, disetujui oleh siapa pun yang perlu menyetujuinya.

Proses Lingkup Kontrol

Proses Lingkup Kontrol adalah yang terakhir di bidang pengetahuan manajemen ruang lingkup proyek. Ini terkait dengan memastikan bahwa ada kontrol perubahan yang efektif jika ruang lingkup perlu diubah. Ini juga mencakup pelacakan proyek Anda dengan topi "lingkup" untuk memeriksa bahwa itu akan memberikan apa yang Anda pikir akan.

6 proses ini merupakan pengetahuan manajemen ruang lingkup proyek Panduan PMBOK® – Edisi Kelima.