Tinjauan Umum Pekerjaan Manajemen Proyek

Project Management Institute (PMI) mendefinisikan manajemen proyek sebagai "memenuhi persyaratan proyek melalui penerapan pengetahuan, keterampilan, peralatan, dan teknik untuk kegiatan proyek. Hal ini dicapai melalui penggunaan memulai, merencanakan, melaksanakan, mengendalikan, dan menutup proyek.."

Meskipun definisi ini mungkin tampak rumit, kepala sekolah manajemen sebenarnya berakar pada akal sehat dan kepraktisan. Apakah Anda ingin memberikan manajemen proyek kepada klien Anda atau tujuan Anda adalah menjadi manajer proyek, pertimbangkan dasar-dasar manajemen proyek langkah demi langkah. Sebelum Anda mulai, tentukan apakah layanan yang akan Anda tawarkan (atau tugas yang Anda ambil) benar-benar sebuah proyek.

Manajemen Umum vs. Manajemen Proyek

Bagaimana Anda memutuskan apakah ada proyek atau tidak? Untuk memecah ini, pisahkan dua area manajemen yang berbeda menjadi manajemen fungsional (atau umum) dan manajemen proyek.

Manajemen fungsional atau umum adalah operasi yang berkelanjutan dari suatu tugas. Salah satu contohnya adalah jika Anda memiliki perusahaan teknologi dan memiliki klien yang Anda berikan dukungan cadangan dan Anda terus mengelola akun tahunan mereka dengan membuat cadangan server mereka dan memberikan mereka laporan kegiatan mingguan. Jika Anda melakukan ini selama lima tahun dan memiliki kontrak yang dapat diperbarui dengan klien, pekerjaan Anda berkelanjutan dan karenanya bersifat umum atau fungsional.

Namun, jika klien Anda ingin menerapkan sistem manajemen konten baru dan mereka memiliki waktu satu tahun untuk mengembangkan sistem baru dan meminta Anda untuk memimpin pengembangannya, klien Anda telah melibatkan Anda dalam sebuah proyek.

Demikian pula, jika Anda bekerja dengan sumber daya manusia dan pekerjaan Anda adalah mengelola anggaran departemen dan mengawasi rekan junior, maka Anda memiliki pekerjaan fungsional karena itu adalah pekerjaan berkelanjutan yang tidak memiliki penyelesaian yang ditentukan.

Di sisi lain, jika Anda memiliki pekerjaan SDM yang sama dan direktur departemen Anda meminta Anda untuk menerapkan program rekrutmen baru (dan memberi Anda tenggat waktu dan anggaran) dan menjadikan Anda manajer proyek, maka ini adalah proyek karena memiliki tanggal mulai dan berakhir dan tugas hanya terjadi satu kali.

Visualisasikan Proyek Anda Menjadi Tiga Bagian

Sekarang setelah Anda memahami inti dari apa yang merupakan proyek, Anda dapat melihat lebih dekat pada manajemen proyek. Menggunakan program rekrutmen sebagai contoh, sekarang Anda tahu ada kebutuhan untuk sebuah proyek, langkah selanjutnya adalah menguraikan ruang lingkup, waktu, dan anggaran yang dibutuhkan.

Manajemen proyek adalah perencanaan, pengorganisasian, dan pengendalian ruang lingkup, anggaran, dan waktu proyek program perekrutan. Untuk membantu memvisualisasikan proyek, gambar piramida sederhana. Setiap baris piramida mewakili salah satu dari tiga bagian utama proyek (mis., Ruang lingkup, waktu dan anggaran). Ruang kosong di tengah piramida adalah kualitas dari produk yang dikirim. Piramida adalah alat penting untuk diingat ketika Anda merencanakan proyek Anda karena ketika tiga bagian utama Anda tumbuh atau menyusut, kualitas produk terpengaruh.

Lingkup Proyek

Menentukan ruang lingkup seringkali merupakan bagian paling sulit dan paling kompleks dari manajemen proyek. Rincian proyek pada umumnya tidak diketahui pada awalnya, jadi memperkirakan kegiatan dan tugas apa yang diperlukan untuk melaksanakan proyek perlu dipertimbangkan. Ruang lingkup terdiri dari semua berbagai kegiatan dan tugas yang akan dilakukan untuk menghasilkan produk akhir yang akan Anda berikan. Menentukan ruang lingkup proyek akan membantu Anda menentukan waktu dan anggaran yang Anda perlukan untuk menyelesaikan proyek.

Cara yang baik untuk memulai adalah dengan menuliskan apa yang menurut Anda dibutuhkan untuk menyelesaikan tugas. Selanjutnya, konsultasikan dengan orang lain untuk mendapatkan pandangan komprehensif dari semua kegiatan yang terlibat.

Waktu Proyek

Setelah Anda menetapkan ruang lingkup awal, Anda dapat mulai menetapkan waktu untuk setiap kegiatan dan tugas, dan selain itu, untuk melihat gambaran proyek yang lebih besar. Tanyakan pada diri sendiri kegiatan mana yang akan terjadi pada saat yang sama dan yang akan terjadi secara berurutan. Juga, perhatikan dengan cermat berapa banyak orang akan meninjau kegiatan proyek karena ini akan mempengaruhi waktu yang diperlukan untuk menyelesaikan satu langkah. Mengejutkan berapa lama tugas sederhana dapat dilakukan ketika tiga orang perlu memeriksanya. Setelah menghitung waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan kegiatan dan tugas kumulatif, Anda siap untuk membuat jadwal proyek untuk diikuti oleh tim proyek.

Anggaran Proyek

Pada titik ini, Anda telah menetapkan apa (ruang lingkup) dan panjang (waktu) proyek, Sekarang saatnya untuk menentukan anggaran. Sama seperti menghitung jumlah waktu untuk suatu proyek, Anda harus sering berkonsultasi dengan orang lain, termasuk pimpinan departemen untuk menentukan anggaran yang akurat. Anggaran terdiri dari beberapa pertimbangan termasuk penggunaan orang dan bahan yang terlibat dalam kegiatan yang dilakukan dan untuk berapa lama mereka (yaitu, orang) akan dibutuhkan dan bahan yang digunakan.

Komunikasi adalah kunci

Sering kali seorang klien (atau bos) menginginkan proyek diselesaikan dalam waktu dan anggaran yang ditentukan sebelumnya tanpa mempertimbangkan ruang lingkup proyek. Masalah dengan ini adalah bahwa hampir selalu, ruang lingkup proyek tidak dapat diselesaikan secara wajar mengingat keterbatasan waktu dan anggaran. Akibatnya, bagian dari manajemen proyek sedang menegosiasikan persyaratan ruang lingkup proyek dengan klien atau bos. Sepanjang proses negosiasi, serta keseluruhan panjang proyek, komunikasi yang jelas dan baik adalah keterampilan tunggal terpenting yang Anda perlukan.

Semakin jelas Anda mengomunikasikan tantangan di sepanjang jalan, semakin bahagia klien atau bos Anda.