Merencanakan Percakapan Sulit di Tempat Kerja

Setiap pemimpin dan manajer di setiap tingkat memiliki rahasia kecil kotor yang mereka sembunyikan secara aktif.

Ya, kebenaran yang tidak dipernis adalah bahwa mereka semua aktif menghindari melakukan percakapan yang sulit. Ini kemungkinan termasuk Anda. Kami belajar dengan cara yang sulit bahwa tidak ada yang menang ketika pemimpin menunda menghadapi topik yang sulit.

Apakah Anda pengawas lini pertama yang telah menerima keluhan (bahwa Anda telah memvalidasi) bahwa Bob mungkin ingin mengubah atau menggunakan deodoran, atau, Anda adalah CEO yang menunda menghadapi kenyataan bahwa karyawan bintangnya terbakar habis., ada percakapan sulit menyewa ruang di pikiran Anda di suatu tempat. Saatnya membebaskan ruang itu dan mengurangi kecemasan pra-percakapan Anda dengan beberapa persiapan yang tepat.

Kiat-kiat untuk Merencanakan Percakapan Sulit yang Produktif

Mulai Perencanaan Anda dengan Berfokus pada Manfaat Melakukan Percakapan Tertunda Ini

Dalam situasi yang paling serius, kesehatan tim Anda, perusahaan Anda dan bahkan reputasi Anda terkena dampak buruk dari upaya Anda yang mengulur-ulur waktu. Dengan menghadapi dan melakukan percakapan, Anda akan secara efektif menghilangkan hambatan, menyelesaikan masalah lama dan / atau memungkinkan seseorang atau beberapa kelompok untuk memperkuat dalam mengejar kesuksesan mereka. Dan ya, Anda akan membebaskan ruang di mana peristiwa masa depan yang memicu kegelisahan ini telah menyewa di pikiran Anda.

Menilai Situasi dan Arah yang Diinginkan untuk Diskusi

Tanyakan kepada diri Anda: situasi apa yang kita hadapi di sini? Pikirkan situasi dan fokus pada identifikasi pendekatan atau hasil yang paling mungkin. Sangat membantu bagi beberapa manajer untuk mengkategorikan situasi sebelum melakukan diskusi. Meskipun tidak ada kategorisasi universal, kerangka kerja pelatih, kereta, penasihat, atau pemberdayaan adalah titik awal yang bermanfaat.

Beberapa situasi pantas dilatih, di mana Anda mendorong, menawarkan umpan balik, dan menantang individu untuk menyesuaikan atau beradaptasi melalui latihan.

Situasi lain adalah contoh yang jelas tentang di mana keterampilan menjadi masalah. Dalam hal ini, pelatihan adalah pendekatan yang layak diikuti dengan observasi dan pembinaan.

Dalam beberapa situasi, penyesuaian perilaku sangat penting untuk keselamatan, kinerja yang dapat diterima atau produktivitas yang lebih luas. Pegawai yang sangat terlambat membahayakan kinerja kelompok. Karyawan kaustik membahayakan kesehatan tim. Situasi ini harus lengkap dengan implikasi. Saya merujuk ini secara halus sebagai "percakapan konseling."

Dalam situasi di mana seseorang menampilkan kompetensi atau penguasaan, situasi tersebut menuntut pemberdayaan mereka untuk melakukan lebih banyak. Sementara situasi positif, banyak orang merasa nyaman menjadi nyaman, dan Anda akan ditantang untuk membimbing mereka ke bidang dan tantangan baru.

Fokus pada Mengidentifikasi Masalah Perilaku Inti

Tujuan dari umpan balik atau pembinaan diskusi adalah untuk mendukung perubahan atau penguatan perilaku. Sikap bukan perilaku. Apa perilaku inti yang Anda dan orang lain amati yang memengaruhi kinerja? Lebih spesifik.

Hubungkan perilaku dengan bisnis, bukan orangnya. Tolaklah mendakwa orang yang terlambat secara kronis sebagai orang yang malas atau tidak bertanggung jawab. Fokus pada dampak keterlambatan memiliki pada kemampuan tim atau fungsi atau individu untuk menyelesaikan pekerjaannya dengan sukses. Demikian pula, perekrutan bintang CEO mungkin ragu-ragu pada bakat kunci atau masalah strategis. Fokus pada dampak kurangnya keputusan yang tepat waktu terhadap kinerja bisnis.

Sebagai contoh:

John, kamu terlambat untuk shift 3 kali dalam dua minggu. Ketika Anda terlambat, anggota tim Anda harus mencakup area Anda dan mereka sendiri pada saat yang sama. Ini menambah tekanan pada grup, meningkatkan kesalahan dan membahayakan kualitas layanan kami kepada pelanggan kami.

Cheryl, Anda bertahan pada dua keputusan kunci selama sebulan terakhir. Kurangnya keputusan tentang masalah-masalah ini mendorong jadwal kami. Seperti yang Anda ketahui, kami bermain catch-up dengan pesaing kami di area ini, dan penundaan pada bagian kami akan secara langsung memengaruhi hasil teratas dan bottom-line kami tahun depan.

Rencanakan dan Latih Kalimat Pembukaan Anda

Dalam lusinan lokakarya yang membantu individu belajar bagaimana menavigasi diskusi sulit dengan sukses, kegiatan menyusun dan mempraktikkan kalimat pembuka secara konsisten diidentifikasi sebagai langkah tunggal terpenting dalam proses yang sukses. Luangkan waktu untuk menuliskan masalah dan perilaku serta bentuk dan bingkai lalu latih kalimat pembuka Anda. Ada tingkat korelasi yang tinggi antara memaku pembuka percakapan Anda dan melakukan percakapan yang efektif dan konstruktif.

Rencanakan dan latih kalimat pembuka Anda sampai nyaman.

Rencanakan Tujuan Akhir dari Percakapan Awal Ini

Anda sudah menilai situasinya (pelatihan, pelatihan, konseling, pemberdayaan). Tujuan Anda adalah untuk mendapatkan persetujuan (ideal) atau kepatuhan (dalam situasi konseling) untuk mendukung penguatan atau perubahan perilaku. Sementara melakukan diskusi adalah seni dan ilmu pengetahuan dan topik untuk posting berikutnya, Anda harus merencanakan bagaimana Anda akan memperkenalkan langkah-langkah selanjutnya yang diinginkan. Dalam beberapa kasus, itu akan menjadi dialog dan dalam kasus lain mandat.

Ketahui di mana Anda ingin mengakhiri percakapan sebelum memulai percakapan.

Rencanakan Cakrawala Waktu yang Wajar dan Tepat

Ketahui dan bersiaplah untuk mengartikulasikan apakah perubahan perilaku diperlukan segera atau, apakah itu harus diamati dari waktu ke waktu dan melalui pelatihan dan umpan balik teratur. Percakapan bukanlah akhir dari proses dan mereka yang menguasai percakapan sulit memiliki gagasan yang jelas tentang horizon waktu untuk perubahan yang tepat terjadi.

Intinya untuk Sekarang

Pemimpin yang efektif dan manajer hebat memahami pentingnya dan urgensi dari percakapan yang sulit. Dan sementara kecenderungan kita mungkin mengulur-ulur atau menghindarinya sama sekali, pendekatan ini merugikan semua orang yang terlibat. Langkah pertama dalam berurusan dengan percakapan sulit Anda yang sudah lewat waktu sebaiknya dihabiskan sebagai sesi perencanaan. Ukur dua kali, potong sekali. Dan ya, kita semua tahu bahwa perencanaan sebelumnya mencegah kinerja yang buruk.