Memahami Total Biaya Kepemilikan (TCO) dalam Bisnis

Dalam dunia bisnis besar, konsep Total Biaya Kepemilikan (TCO) penting untuk pembeli dan penjual. Sebagai pembeli, biaya awal untuk memperoleh produk mungkin relatif kecil jika dibandingkan dengan biaya tahunan untuk pemeliharaan dan dukungan produk. Manajer yang efektif meneliti produk mereka untuk membangun pemahaman tentang total biaya kepemilikan yang diharapkan selama harapan hidup penawaran. Sebagai penjual, klien Anda biasanya akan membandingkan penawaran Anda dengan pesaing dari perspektif Total Biaya Kepemilikan.

Tenaga penjualan top memahami kekhawatiran klien mereka terhadap TCO dan memasukkannya ke dalam proposal mereka untuk membantu pembeli dalam proses evaluasi.

Dasar-dasar Total Biaya Kepemilikan

Dengan desain, Total Biaya Kepemilikan (TCO) adalah perhitungan yang dirancang untuk membantu orang membuat keputusan keuangan yang lebih terinformasi. Daripada hanya melihat harga pembelian suatu objek, TCO melihat biaya lengkap dari pembelian hingga pelepasan termasuk biaya yang diharapkan untuk dikeluarkan selama masa pakai produk, seperti layanan, perbaikan, dan asuransi. TCO diperhitungkan dalam analisis biaya-manfaat.

Total Biaya Kepemilikan Bukanlah Hal Baru

Meskipun TCO sering direferensikan sehubungan dengan Teknologi Informasi (TI) konsep tersebut telah ada sejak tahun 1950-an dan 1960-an ketika itu secara teratur dibahas dalam industri lift. Beberapa ahli percaya konsep (jika bukan istilah) kembali ke zaman Napoleon ketika "insinyur mulai memperhatikan dengan sangat dekat masalah seperti efektivitas meriam dan betapa mudahnya mereka dipindahkan dan diperbaiki, dan untuk berapa lama mereka bertahan dalam layanan aktif."

Total Biaya Kepemilikan Bervariasi berdasarkan Industri

Biaya tambahan yang harus ditambahkan ke harga pembelian awal untuk menghitung total biaya kepemilikan (TCO) bervariasi menurut industri:

• Perangkat Keras Teknologi Informasi. TCO telah digunakan secara luas dalam akuisisi perangkat keras teknologi informasi. Perkiraan untuk TCO perangkat keras biasanya memperkirakan biaya untuk perbaikan yang tidak dijamin, biaya perjanjian layanan tahunan, dan biaya prorata perangkat keras dan perangkat lunak tambahan yang diperlukan untuk meningkatkan perangkat keras. Karena jumlah penyedia layanan web terus meningkat, semakin banyak perusahaan IT menyewa ruang dari penyedia ini, sehingga menghilangkan investasi besar dalam perangkat keras dan, akibatnya, mengurangi biaya tahunan dan TCO yang dikeluarkan untuk menjalankan aplikasi perangkat lunak perusahaan.

• Lisensi Perangkat Lunak Tradisional. Untuk sebagian besar sejarah industri perangkat lunak, lisensi dibeli berdasarkan biaya awal (atau biaya lisensi) ditambah biaya pemeliharaan perangkat lunak tahunan yang dihitung sebagai persentase dari biaya lisensi asli. Awalnya, perjanjian pemeliharaan tahunan ini mencakup perbaikan bug dan peningkatan fitur bila tersedia. Namun, jenis lisensi terus-menerus ini telah kehilangan popularitasnya karena lebih memilih lisensi berbasis berlangganan di mana klien membeli kembali hak untuk menggunakan perangkat lunak secara tahunan.

• Industri mobil. Edmunds.com memiliki kalkulator TCO yang menambahkan penyusutan, bunga, pajak dan biaya, premi asuransi, biaya bahan bakar, perawatan, dan perbaikan terhadap harga pembelian mobil atau truk.
• Industri keuangan. Banyak reksadana dan produk sejenis membebankan biaya manajemen triwulanan dan / atau memiliki biaya penarikan. Biaya tidak langsung ini harus dipertimbangkan ketika menghitung biaya sebenarnya dari investasi ini.

Pertimbangan untuk Perhitungan TCO

Pertimbangkan nuansa berikut ketika mencoba memahami TCO penawaran:

• Biaya tersembunyi selalu menjadi perhatian. Misalnya, paket perangkat lunak baru mungkin memerlukan pelatihan awal untuk pengguna dan pelatihan tambahan untuk pengguna baru yang bergerak maju.
• Metode pembiayaan akan berdampak pada total biaya kepemilikan dan perlakuan akuntansi untuk pengurangan, biaya yang dikapitalisasi, dan depresiasi yang akan memengaruhi perhitungan TCO yang terperinci. Pastikan untuk bekerja dengan departemen akuntansi atau keuangan Anda untuk memastikan Anda memiliki gambaran lengkap tentang semua implikasi (dan biaya atau pengurangan) yang terkait dengan pembelian Anda.

• Jangan lupa biaya tenaga kerja. Anda dapat memperoleh efisiensi dari investasi baru, sehingga mengurangi biaya operasi secara keseluruhan. Manfaat dari efisiensi ini sebenarnya dapat membiayai atau melebihi biaya sebenarnya. Sebaliknya, Anda dapat dikenakan biaya tenaga kerja tambahan sebagai akibat dari investasi.
• Total Biaya Kepemilikan sering berubah seiring waktu. Logikanya, biaya perbaikan tahunan mobil Anda akan naik seiring bertambahnya usia, begitu juga biaya servis mobil berdasarkan inflasi. Pastikan Anda memperhitungkan perubahan yang diharapkan dalam biaya selama masa pakai kendaraan.