Secara Efektif dan Legal Mengejar Tindakan Disiplin

Tidak ada yang mau mendengar bahwa kinerja mereka kurang dari yang diharapkan. Namun, setelah konseling dan pembinaan dari seorang manajer tidak menghasilkan perbaikan, tindakan disipliner tertulis harus dimulai - untuk melindungi kepentingan perusahaan - dan untuk melindungi kepentingan karyawan.

Karyawan merasa tidak nyaman dengan tindakan disipliner seperti teguran karyawan. Mereka sedih dan tidak nyaman ketika manajer mereka memberi tahu mereka bahwa kinerja mereka memerlukan peringatan lisan, langkah terakhir sebelum tindakan disipliner tertulis dimulai.

Manajer bertanya-tanya mengapa karyawan tidak hanya meningkatkan kinerja mereka seiring dengan semakin parahnya tindakan disipliner. Proses tindakan disiplin yang komunikatif dan efektif harus membuat karyawan mendapatkan informasi dan akuntabel dalam setiap langkahnya.

Banyak manajer tidak menyukai bagian disiplin pekerjaan mereka lebih dari apa pun. Bahkan, dalam studi, para manajer menempatkan karyawan di posisi teratas dalam daftar tindakan yang paling mereka benci untuk berperan. Manajer lebih suka menghabiskan waktu mereka untuk kegiatan seperti menetapkan tujuan, meninjau kemajuan, dan menghilangkan masalah yang dialami karyawan saat mereka berusaha menyelesaikan pekerjaan mereka.

Tujuan dan Kemajuan dalam Tindakan Disiplin

Dari perspektif perusahaan, teguran karyawan menunjukkan bahwa perusahaan bekerja dengan karyawan untuk membantunya meningkatkan diri. Pada saat yang sama, perusahaan mendokumentasikan peningkatan ketidakbahagiaannya dengan kinerja karyawan dan fakta bahwa meningkatnya ketidakbahagiaan itu dibagikan kepada karyawan.

Teguran karyawan tertulis menunjukkan bahwa karyawan juga diberitahu tentang masalah kinerja dan konsekuensinya jika mereka tetap tidak dikoreksi. Itulah sebabnya pengusaha meminta karyawan untuk menandatangani dokumen yang menunjukkan bahwa mereka telah membaca dan memahami konten dokumen.

Mengikuti surat teguran, tergantung pada kebijakan tindakan disipliner perusahaan, langkah-langkah tambahan dapat mencakup surat teguran berikutnya dengan hukuman yang menyertainya seperti hari libur dari pekerjaan tanpa upah.

Jika penyelia memiliki keyakinan bahwa karyawan dapat meningkatkan kinerjanya, kapan saja selama proses tindakan disipliner, dan lebih disukai sebelum surat teguran pertama, penyelia dapat memperkenalkan rencana peningkatan kinerja (PIP).

PIP adalah dokumen yang lebih formal, terperinci dengan tujuan, harapan, dan jadwal, peluang penyelia untuk mengomunikasikan pekerjaan yang jelas dan harapan kinerja kepada karyawan yang tidak berprestasi. Ketika seorang karyawan menggunakan PIP, karyawan tersebut biasanya bertemu dengan manajer, dan seringkali dengan staf SDM, setiap minggu atau dua minggu untuk mencatat kemajuan menuju peningkatan kinerja.

Tindakan disipliner, seperti teguran karyawan, dapat menjadi win-win jika karyawan mengindahkan pesan tersebut. Jika karyawan tidak melakukannya, perusahaan dan manajer telah secara efektif melindungi kepentingan mereka - dan kepentingan karyawan yang berkinerja memuaskan.

Tujuannya adalah untuk mencegah dampak negatif pada kinerja karyawan yang moralnya dipengaruhi oleh karyawan yang tidak melakukan pekerjaannya. Bahkan, tidak ada yang memiliki dampak yang lebih besar pada karyawan berkinerja daripada harus bekerja bersama seorang karyawan yang tidak berkinerja. Ini terutama benar jika mereka melihat bahwa karyawan ini memenuhi syarat untuk kenaikan gaji dan tunjangan yang sama yang mereka terima.

Masalah untuk Dipertimbangkan dalam Tindakan Disiplin Karyawan

Sebagai alat komunikasi dengan karyawan, teguran karyawan harus adil. Pengusaha perlu memastikan bahwa mereka menggunakan alat dengan tepat dan bahwa ada kondisi tertentu untuk penggunaannya yang efektif dan sukses.

• Deskripsi pekerjaan karyawan harus ada yang menguraikan bidang kinerja yang disyaratkan di mana karyawan menerima teguran. Jika masalah kinerja terjadi dalam fungsi pekerjaan yang tidak penting, ini perlu pertimbangan - atau deskripsi pekerjaan yang ditulis ulang.
• Teguran karyawan harus sesuai dengan proses tindakan disipliner yang dijelaskan dalam buku pegangan karyawan. Buku pedoman karyawan yang ditulis dengan baik menunjukkan potensi tindakan disipliner tetapi memungkinkan keleluasaan pemberi kerja tergantung pada keadaan tindakan atau kinerja karyawan.

  Tidak ada tindakan disipliner yang harus dijanjikan atau dianggap penting. Daftar tindakan pendisiplinan yang diperlukan mengelabui kemampuan majikan untuk memecat karyawan yang tidak bekerja. Mereka mungkin membuat pengacara bahagia tetapi mereka menyebabkan rasa sakit yang tidak perlu bagi karyawan yang tidak bekerja, rekan kerjanya, dan organisasi.

• Praktik perusahaan di masa lalu, dalam situasi yang sama dengan karyawan lain, harus konsisten dengan teguran karyawan saat ini. Inkonsistensi adalah alasan potensial untuk tuduhan diskriminasi jika karyawan dalam kelompok yang dilindungi terwakili secara berlebihan dalam kasus tindakan disipliner. Jika ternyata demikian, baca kembali praktik perekrutan, kebijakan, dan praktik ketenagakerjaan lainnya yang mungkin menjadi tanda bahaya untuk perlakuan diskriminatif.
• Tingkat atau jenis tindakan disiplin yang diambil sesuai dengan masalah kinerja karyawan. Seorang pengacara pernah bertanya mengapa sebuah perusahaan klien memberikan cuti dalam jumlah yang meningkat untuk karyawan yang memiliki masalah kehadiran. Pertanyaan itu memang menyebabkan saya memikirkan kembali praktik tersebut, tetapi dalam keadilan bagi pengusaha, opsi terbatas ketika karyawan melanggar aturan dan kebijakan yang menjadi masalah.

  Apa yang penting, di luar konsistensi dalam situasi yang serupa, adalah berusaha untuk membuat tindakan disipliner "sesuai dengan kejahatan." Misalnya, sebuah mobil perusahaan dihapus dari penggunaan karyawan untuk jangka waktu tertentu karena karyawan telah menagih tag EZPass perusahaan untuk perjalanan pribadi, sehingga membebani perusahaan untuk korban pribadinya.

  Dalam contoh kedua, seorang karyawan dikeluarkan dari dua komite perusahaan tempat ia menikmati pekerjaan karena keterlambatan dan ketidakhadirannya memengaruhi hari kerja regulernya. Di sepertiga, seorang karyawan kehilangan kartu kredit perusahaan di muka karena pengeluarannya melanggar kode etik perusahaan.

Teguran karyawan, yang digunakan secara tepat sebagai bagian dari serangkaian tindakan disipliner, dapat membantu karyawan meningkatkan kinerjanya dan bergabung kembali dengan jajaran karyawan yang berprestasi. Inilah cara menulis teguran karyawan.

Contoh Surat Teguran

• Contoh Surat Teguran: Kebijaksanaan Manajemen
• Contoh teguran tertulis: Kehadiran

Penolakan: Harap dicatat bahwa informasi yang diberikan, meskipun otoritatif, tidak dijamin untuk keakuratan dan legalitas. Situs ini dibaca oleh pemirsa di seluruh dunia, dan undang-undang dan peraturan ketenagakerjaan bervariasi dari satu negara bagian ke negara lain. Silakan mencari bantuan hukum, atau bantuan dari sumber daya pemerintah Negara Bagian, Federal, atau Internasional, untuk memastikan interpretasi dan keputusan hukum Anda benar untuk lokasi Anda. Informasi ini untuk panduan, ide, dan bantuan.