Pro dan Kontra dari 3 Struktur Organisasi Proyek

Cara organisasi Anda terstruktur memengaruhi cara Anda mengelola dan menjalankan proyek. Ini juga dapat memengaruhi seberapa besar wewenang dan jangkauan yang Anda miliki untuk melakukan pekerjaan Anda sebagai manajer proyek.

Ada tiga struktur organisasi yang umum, dan manajer proyek bekerja di dalamnya: fungsional, proyek, dan matriks. Mari kita lihat kelebihan dan kekurangan masing-masing sehingga Anda tahu apa yang Anda hadapi ketika Anda bergabung dengan struktur baru.

Struktur Organisasi Fungsional

Dalam struktur organisasi fungsional, manajer proyek dan semua sumber daya bekerja di divisi perusahaan yang sama, seperti departemen penjualan dan pemasaran. Secara umum, manajer fungsional memiliki otoritas lebih dari manajer proyek.

Keuntungan

Struktur fungsional memberi Anda daya paling sedikit sebagai manajer proyek, tetapi menawarkan banyak keuntungan lain:

• Ini bekerja dengan baik untuk tim kecil dan proyek kecil karena fungsinya memiliki kontrol penuh atas anggota tim dan sumber daya lain yang diperlukan.
• Anda dapat dengan mudah mengakses pakar yang Anda butuhkan karena mereka berada di area fungsional yang sama.
• Cepat untuk menyatukan semua orang untuk menyelesaikan masalah yang terkait dengan proyek.
• Anda dapat membatasi alat komunikasi proyek yang perlu Anda gunakan karena timnya relatif kecil dan sederhana.
• Anda sering mendapatkan anggota tim yang antusias yang ingin mengerjakan proyek karena memberikan mereka peluang karier. Pekerjaan proyek dapat menjadi cara yang bagus untuk memotivasi tim Anda.

• Jika Anda menyerahkan proyek ke tim fungsional, itu akan menjadi tim fungsional tempat Anda bekerja, yang dapat membuat penutupan proyek lebih mudah.

Kekurangan

Meskipun struktur ini memiliki banyak keuntungan, pertimbangkan juga beberapa kelemahan:

• Pekerjaan berlangsung di sebuah silo, yang mungkin berarti bahwa Anda tidak memiliki akses ke orang-orang di luar divisi fungsional Anda.
• Orang-orang di tim proyek mungkin lebih loyal kepada departemen atau manajer tim mereka daripada pada pekerjaan mereka di proyek, yang dapat menciptakan konflik.
• Sebuah proyek besar dapat berakhir dengan manajer proyek fungsional untuk setiap fungsi. Hal ini dapat mengakibatkan pekerjaan jatuh melalui celah-celah jika semua manajer proyek tidak bekerja secara harmonis bersama.
• Pekerjaan fungsional dapat mengisolasi bahwa Anda tidak memiliki kesempatan untuk berjejaring secara luas dengan perusahaan. Mempertahankan fokus strategis bisa jadi lebih sulit.

Struktur Organisasi Proyek

Tim yang berdedikasi disatukan untuk bekerja pada proyek-proyek dalam struktur organisasi proyek. Manajer proyek mungkin memiliki tanggung jawab manajemen lini untuk anggota tim proyek. Contoh dari ini akan mencakup membangun konstruksi besar, tetapi juga inisiatif perusahaan yang membutuhkan tim khusus. Manajer proyek memiliki wewenang tertinggi, melaporkan kepada sponsor proyek dan dewan proyek. Individu yang ada dalam kerja tim langsung untuk manajer proyek.

Keuntungan

Keuntungan nyata dari struktur proyek adalah Anda memiliki kontrol lebih besar atas tim, tetapi keunggulan lain juga ada.

• Tim dapat memiliki rasa identitas yang kuat. Ini adalah struktur termudah untuk menciptakan budaya tim yang kuat.
• Seluruh tim fokus pada tujuan tim, sehingga konflik kesetiaan ada dengan pekerjaan harian untuk orang yang bekerja di proyek. Pekerjaan harian mereka adalah proyek.
• Sumber daya didedikasikan untuk proyek, sehingga jauh lebih mudah untuk menjadwalkan pekerjaan. Anda akan tahu kapan anggota tim tersedia dan tidak ada risiko bahwa mereka akan diberhentikan dalam waktu singkat dengan pekerjaan seperti biasa untuk manajer lain.

• Proyek yang dijalankan dalam struktur ini adalah lingkungan yang hebat untuk meningkatkan keterampilan manajemen proyek Anda serta keterampilan kepemimpinan yang lebih teknis.

Kekurangan

Struktur proyek adalah yang termudah untuk dikerjakan tetapi masih memiliki beberapa kekurangan.

• Memiliki tim yang didedikasikan untuk satu proyek adalah komitmen yang mahal. Ini cenderung menjadi pilihan hanya pada proyek-proyek besar.
• Jika Anda menghapus orang dari pekerjaan fungsional mereka, mereka mungkin merasa sulit untuk kembali, terutama jika proyeknya panjang. Pekerjaan proyek semakin meluas, dan kembali ke apa yang Anda lakukan sebelumnya setelah suatu periode bekerja di lingkungan multidisiplin pada proyek baru yang menantang bukanlah prospek yang menarik bagi banyak orang. Mengelola transisi tim ketika Anda menutup proyek menjadi lebih penting.

• Terkadang, menutup sebuah proyek dapat berarti kehilangan pekerjaan Anda jika bisnis telah berpindah dan peran lain tidak tersedia untuk Anda.
• Sesuai sifatnya, tim yang berdedikasi menyedot sumber daya untuk mengerjakan satu hal saja. Mereka dapat membatasi jumlah proyek yang dapat dilakukan perusahaan pada satu waktu, terutama ketika proyek yang berbeda membutuhkan keterampilan yang sama.
• Manajer proyek dalam jenis struktur ini juga melakukan manajemen lini untuk tim mereka, yang berarti menghabiskan waktu dan upaya untuk tugas-tugas sumber daya manusia yang tidak perlu Anda lakukan dalam struktur lain. Jika Anda menikmati elemen bekerja dengan orang ini, faktor ini bisa menjadi keuntungan.

Struktur Organisasi Matriks

Pilihan ketiga adalah struktur matriks. Sumber daya dibagi di antara pekerjaan bisnis-seperti-biasa dan pekerjaan proyek. Ini mungkin berarti memiliki dua manajer atau "garis putus-putus" tanggung jawab kepada seorang manajer proyek dan juga kepada manajer tim. Struktur garis manajemen fungsional biasanya di tempat pertama, dan manajer proyek mengambil garis putus-putus.

Struktur ini membagi kekuasaan dan wewenang antara manajer tim fungsional atau divisi dan manajer proyek. Anda harus menggunakan keterampilan negosiasi Anda untuk kekuatan penuh mereka.

Keuntungan

Struktur matriks sangat umum karena memungkinkan manajer untuk membuat pilihan yang fleksibel dengan cara orang menghabiskan waktu mereka. Anda mungkin akan bekerja di lingkungan matriks di beberapa titik dalam karir Anda. Keuntungan dari struktur ini adalah sebagai berikut:

• Sumber daya digunakan secara efisien dan dapat berpindah antar proyek sesuai kebutuhan.
• Anda dapat mengerjakan banyak hal yang berbeda, kadang-kadang secara paralel - meskipun poin ini bisa dianggap sebagai kerugian juga.
• Tim dan individu dapat menjadi sangat responsif. Jika ada proyek baru yang harus diprioritaskan, cukup mudah untuk berputar dan tiba-tiba fokus pada hal lain. Anda tidak dapat melakukan itu dengan mudah dalam struktur proyek, yang membutuhkan waktu lebih lama untuk bubar dan berkumpul kembali.
• Struktur ini mensyaratkan bahwa setiap orang menggunakan siklus hidup dan metodologi manajemen proyek yang sama, sehingga perpindahan antar proyek itu mudah. Orang-orang dapat bergabung dengan tim proyek dengan sedikit orientasi yang diperlukan ketika terminologi dan prosesnya sama.

Kekurangan

Seperti semua pengaturan, ini juga memiliki jebakannya. Meskipun merupakan struktur umum, tidak banyak tempat kerja modern yang memecahkan masalah kelebihan beban. Memberi individu terlalu banyak untuk dilakukan bisa mudah jika Anda tidak memiliki sistem untuk mengelola dan memantau keseluruhan beban kerja mereka. Kerugian lainnya adalah sebagai berikut:

• Konflik antar proyek adalah hal biasa karena Anda mungkin berjuang untuk sumber daya yang sama dengan proyek lain.
• Proyek lain mungkin telah memagari sumber daya terbaik - orang yang paling tepat dengan keterampilan yang tepat - atau manajer lini mereka mungkin tidak membuatnya tersedia untuk pekerjaan proyek.
• Mungkin ada beberapa konflik antara tugas bisnis seperti biasa dan pekerjaan proyek untuk individu, terutama ketika kedua manajer memberi mereka prioritas yang berbeda.
• Sumber daya mungkin memiliki konflik tentang jalur pengembangan apa yang mereka ambil untuk karier masa depan mereka. Meskipun Anda mungkin tahu bahwa Anda ingin tetap dalam manajemen proyek, Anda mungkin memiliki opsi untuk maju ke peran fungsional yang lebih senior atau peran yang lebih berorientasi proyek. Tetapi memiliki banyak pilihan karier adalah hal yang baik, bahkan jika itu membuat keputusan sulit.

Struktur organisasi yang berfungsi sempurna untuk semua pekerjaan seperti biasa tidak selalu bekerja untuk proyek, dan Anda harus mengelola dalam lingkungan tempat Anda bekerja. Mendapatkan pengalaman di masing-masing struktur ini adalah ide yang baik sehingga Anda dapat mengalaminya secara langsung. Ini akan membantu Anda memutuskan lingkungan mana yang paling cocok untuk Anda dan sesuai dengan keterampilan dan preferensi Anda. Kemudian Anda dapat membuat pilihan berdasarkan informasi jika Anda memiliki kesempatan untuk memutuskan lingkungan kerja Anda di masa depan.

Memahami pro dan kontra dari masing-masing struktur organisasi proyek memberi Anda kesempatan untuk bekerja di mana yang terbaik untuk menghabiskan waktu dan pengaruh Anda untuk mendapatkan hasil maksimal dari tim Anda dan membantu proyek Anda berhasil menyelesaikan.