Pro dan Kontra dari Kebijakan Membawa Perangkat Anda Sendiri (BYOD)

Kebijakan Membawa Perangkat Anda Sendiri (BYOD) adalah keadaan sulit untuk saat ini dan di masa depan. Sebelum zaman smartphone dan laptop, gagasan bahwa Anda akan meminta seorang karyawan untuk membawa peralatan mereka sendiri untuk bekerja adalah konyol. ("Kami ingin menawarkan Anda pekerjaan sebagai sekretaris, Miss Jones, tapi tolong berikan mesin tik Anda sendiri untuk bekerja.")

Tetapi hari ini, setiap orang memiliki iPhone di saku mereka, dan laptop di meja mereka, begitu banyak manajer bisnis memikirkan mengapa mereka harus membayar telepon atau laptop ketika karyawan sudah memilikinya? Karenanya, Anda menemukan muncul perusahaan Bawa Perangkat Anda Sendiri.

Jika Anda berpikir tentang menerapkan kebijakan BYOD, pikirkan pro dan kontra. Berikut adalah pro dan kontra untuk Anda pertimbangkan ketika Anda berpikir tentang arah terbaik untuk perusahaan Anda.

Pro dari Kebijakan BYOD

Biaya: Anda akan menemukan bahwa biaya untuk membeli ponsel dan laptop untuk setiap karyawan sangat tinggi. Jika Anda meminta karyawan membawa sendiri, itu akan menghemat banyak uang. Anda mungkin bertemu dengan karyawan yang tidak memiliki ponsel cerdas, tetapi kebanyakan orang sudah memilikinya.

Sebuah survei Pew Research baru-baru ini menemukan bahwa 77 persen orang dewasa Amerika sudah memiliki smartphone, dengan 92 persen anak berusia 18-29 tahun memiliki smartphone.

Kenyamanan:Karyawan dapat menempel satu ponsel di saku mereka dan tidak perlu khawatir mengurus dua perangkat. Email kantor, email rumah, semuanya bersama-sama. Anda akan tahu bahwa Anda selalu dapat menjangkau karyawan Anda karena mereka akan selalu membawa telepon bersama mereka.

Setiap karyawan menyukai peralatan mereka sendiri:Jika John menyukai iPhone dan Jane menyukai Android, keduanya dengan senang hati dapat menggunakan sistem pilihan mereka. Mereka tidak harus belajar sistem baru. Seringkali, jika perusahaan Anda membayar untuk menginstal Microsoft Office atau Photoshop atau perangkat lunak apa pun yang dibutuhkan karyawan untuk bekerja pada laptop pribadi karyawan, karyawan tersebut senang memiliki perangkat lunak untuk pekerjaan pribadi juga.

Karyawan tidak memiliki kurva belajar untuk peralatan baru karena karyawan sudah mengerti cara menggunakan perangkat elektronik mereka sendiri. Mereka dapat melompat pada hari pertama untuk produktivitas langsung.

Teknologi terkini: Ini adalah pengeluaran besar bagi perusahaan mana pun untuk memperbarui peralatan, tetapi karyawan sering kali lebih termotivasi untuk membayar untuk mengganti telepon atau laptop mereka dengan perangkat terbaru yang tersedia. Ini adalah keuntungan bagi perusahaan Anda karena peralatan diperbarui lebih cepat daripada jika perusahaan harus membayarnya.

Rasa kepemilikan: Jika Anda kehilangan telepon perusahaan Anda, itu menyebalkan, tetapi perusahaan akan memberikan yang baru untuk Anda. Jika Anda kehilangan ponsel Anda sendiri, dunia akan berakhir. Oleh karena itu, karyawan lebih cenderung untuk tetap mengendalikan peralatan mereka karena itu sebenarnya milik mereka. Mereka tidak hanya kehilangan sepotong plastik - mereka kehilangan foto mereka, ingatan mereka, dan apa yang terasa seperti lengan kanan mereka.

Kekurangan dari Kebijakan BYOD

Dukungan TI: Jika setiap karyawan memiliki komputer masalah standar, tablet, dan telepon, lebih mudah bagi departemen TI untuk mendukung dan memperbaiki perangkat. Jika setiap orang memiliki miliknya sendiri, dapat menjadi rumit untuk menjaga fungsi elektronik tetap berfungsi. Jika Anda perlu menginstal perangkat lunak khusus, apakah ini akan berfungsi pada perangkat semua orang? Bagaimana jika Jane tidak mau memperbarui laptopnya? Bagaimana jika John ingin menjalankan Linux sementara semua orang menjalankan Windows?

Keamanan: Jenis data apa yang dihasilkan dan digunakan organisasi Anda? Sangat mudah untuk membuat peraturan tentang bagaimana karyawan harus menggunakan perangkat perusahaan, tetapi tidak begitu mudah untuk memberi tahu karyawan Anda bahwa mereka tidak dapat membiarkan anak mereka yang berusia 13 tahun menulis koran sekolah di laptop mereka sendiri. Apa yang akan Anda lakukan untuk memastikan bahwa informasi perusahaan Anda tetap aman?

Apa yang terjadi ketika seorang karyawan meninggalkan pekerjaan Anda? Anda akan ingin menghapus informasi rahasia dari perangkat karyawan mana pun ketika mereka meninggalkan perusahaan. Tetapi, Anda tidak ingin menghapus informasi pribadi mereka. Tidak ada yang senang jika Anda berkata, "ITU perlu menghapus semua foto dan dokumen Anda dari komputer untuk memastikan bahwa Anda tidak mengambil informasi rahasia apa pun."

Anda harus menentukan bagaimana Anda akan mengamankan informasi rahasia Anda sebelum seorang karyawan setuju untuk menggunakan peralatannya untuk bekerja. Pastikan bahwa Anda menyatakan dengan jelas, dari awal, apa yang akan Anda lakukan dengan informasi rahasia pada perangkat atau Anda akan mengalami masalah ketika seorang karyawan pergi.

Apa yang terjadi pada nomor telepon ketika seorang karyawan pergi? Jika Jane adalah tenaga penjualan yang menggunakan nomor telepon pribadinya untuk tujuan kerja ketika dia berhenti dan pindah ke pesaing Anda, semua kliennya masih memiliki nomor teleponnya di catatan mereka.

Ketika mereka menelepon, dia akan menjawab, dan Jane akan memiliki waktu yang jauh lebih mudah untuk memindahkan klien-klien itu ke perusahaan barunya. Bahkan jika Jane menandatangani perjanjian yang tidak bersaing, jika pelanggan datang ke Jane, Anda tidak dapat menghentikannya secara hukum. Selama Jane tidak mengejar pelanggan, dia jelas.

Kesimpulan Tentang Kebijakan BYOD

Apakah kebijakan BYOD tepat untuk perusahaan Anda? Kebijakan BYOD dapat bekerja dengan baik untuk perusahaan Anda. Tapi, jangan membuat keputusan hanya berdasarkan faktor kenyamanan dan biaya. Pikirkan tentang bagaimana kebijakan BYOD akan berdampak pada bisnis Anda dan pikirkan apa yang diinginkan karyawan Anda.

Lihatlah ke masa depan dan buat keputusan tentang cara menangani perangkat ketika seorang karyawan meninggalkan organisasi Anda. Kebijakan BYOD dapat membantu mengatur bisnis Anda untuk sukses - terutama untuk perusahaan kecil - tetapi ada kerugian yang jelas yang perlu Anda identifikasi dan kelola.

--------------------------------------

Suzanne Lucas adalah jurnalis lepas yang berspesialisasi dalam Sumber Daya Manusia. Karya Suzanne telah ditampilkan pada publikasi catatan termasuk Forbes, CBS, Business Inside r dan Yahoo.