Bagaimana Chunking Meningkatkan Efisiensi dan Produktivitas Kerja

Sebagai manajer, kami menghabiskan terlalu banyak waktu untuk menyesuaikan lebih banyak pekerjaan dengan lebih sedikit waktu. Respons umum bagi para profesional yang bekerja terlalu keras di semua tingkatan adalah berusaha melakukan multitask dengan melakukan beberapa aktivitas pada saat yang bersamaan. Masalahnya adalah multitasking tidak berfungsi.

Mengapa Multitasking Bukan Pendekatan Paling Efektif untuk Produktivitas Kerja

Misalnya, bayangkan ketika Anda menyikat gigi di pagi hari, Anda mulai memikirkan agenda untuk rapat besar di kemudian hari. Tidak perlu banyak kekuatan pemrosesan otak Anda untuk menyikat gigi dan Anda mungkin benar-benar bisa berkonsentrasi pada agenda sambil secara mekanis menangani tugas membersihkan gigi pagi Anda.

Tetapi bagaimana dengan dua tugas yang membutuhkan lebih banyak kapasitas otak Anda? Anda mungkin berbicara di telepon saat Anda sedang menyiapkan sarapan. Anda mungkin menyelesaikan kedua tugas dengan benar, tetapi peluang untuk kesalahan karena penyimpangan dalam perhatian sangat besar.

Chunking sebagai Alternatif untuk Multitasking

"Chunking" menjelaskan cara kerja pemanfaatan memori manusia. Penting untuk mengingat konsep ini karena kita melihat menyelesaikan beberapa tugas secara bersamaan. Kami, pada kenyataannya, beralih di antara mereka daripada melakukannya pada saat yang sama (meskipun, dalam kasus menyikat gigi, ini mungkin terlihat seperti simultan).

Bayangkan Anda sedang menelepon ketika seseorang masuk ke kantor Anda. Mereka meminta saran Anda atau keputusan cepat tentang suatu masalah. Anda berhenti mendengarkan orang di telepon sebentar, memindai catatan di depan Anda, menuliskan jawaban, dan kembali ke panggilan telepon. Anda tidak melakukan dua aktivitas (panggilan telepon dan percakapan langsung) secara bersamaan.

Anda sebenarnya melakukan tiga tugas secara berurutan; memulai panggilan telepon, melakukan percakapan langsung, dan kemudian melanjutkan panggilan telepon. Sama seperti pada contoh sarapan di atas, Anda bisa mendapatkan keduanya dilakukan lebih baik, dan dalam waktu yang lebih sedikit, jika Anda melakukannya satu per satu alih-alih pada saat yang sama. Alasannya adalah bahwa ketika Anda memulai setiap tugas, Anda harus fokus dan memulai.

Mengapa Waktu Memulai di Multitasking Tidak Efektif

Ketika Anda memulai panggilan telepon, Anda harus memikirkannya, menemukan nomor telepon, dan melakukan panggilan. Ketika Anda terganggu, Anda harus mencari tahu apa yang diinginkan orang itu dari Anda agar dapat memberi mereka keputusan. Akhirnya, ketika Anda melanjutkan panggilan telepon, Anda harus mengingat di mana Anda tinggalkan. Anda mungkin harus mengatakan, "Ups, maaf, seseorang masuk. Apa yang kamu katakan?"

Semakin banyak mulai dan berhenti yang Anda lakukan di siang hari, semakin banyak momen awal yang menghabiskan waktu yang Anda miliki. Momen-momen ini adalah waktu yang tidak produktif. Jika Anda memiliki laporan harian untuk dipersiapkan, saat permulaan mungkin cukup singkat dibandingkan dengan untuk laporan yang hanya Anda lakukan setiap triwulan. Namun, jika Anda menyiapkan laporan itu dan Anda terganggu, Anda memiliki waktu yang hampir sama untuk memulai setiap kali.

Katakanlah, misalnya, Anda dapat menulis laporan dalam 30 menit tanpa gangguan. Namun, ini bisa memakan waktu beberapa jam jika tugas dan interupsi yang tidak direncanakan muncul sepanjang hari. Penundaan substansial ini sering kali tidak datang begitu banyak dari gangguan yang sebenarnya seperti waktu yang diperlukan untuk memulai kembali laporan berulang kali.

Mengapa Anda Harus Mencoba Chunking Daripada Multitasking

Oke, terkadang Anda harus melakukan banyak tugas. Pekerjaan Anda mungkin operasional seperti milik saya, jadi apa yang lebih baik daripada melakukan banyak tugas? Chunking lebih baik.

Chunking adalah konsep memecah hari Anda menjadi potongan-potongan yang lebih besar daripada bereaksi terhadap gangguan konstan. Semakin banyak waktu yang dapat Anda curahkan untuk tugas-tugas tertentu, semakin sedikit momen awal yang akan Anda miliki, dan efisiensi Anda meningkat secara sepadan. Karena Anda tidak akan menghabiskan banyak waktu di saat-saat permulaan, Anda akan memiliki lebih banyak waktu, dan Anda akan menyelesaikan lebih banyak. Sebagai bonus, karena Anda akan dapat fokus pada satu tugas yang ada, Anda akan melakukannya dengan lebih baik.

Sebagai sidebar, manajer proyek sudah lama mengetahui kekuatan teknik ini dan menciptakan versi mereka sendiri "chunking" melalui proses struktur rincian pekerjaan.

Cara Memulai dengan Potongan di Tempat Kerja

Jadi, bagaimana Anda bisa mulai chunking?

• Mulai dari yang kecil sampai Anda merasakannya. Pilih satu tugas, mungkin laporan mingguan Anda.
• Sisihkan 30 menit yang Anda tahu akan diperlukan.
• Tutup pintu Anda atau pasang tanda yang bertuliskan "Genius at work" atau sesuatu seperti itu dan kemudian berkonsentrasi pada laporan dan tidak lain kecuali laporan.
• Abaikan telepon.
• Jangan periksa email.
• Tulis saja laporannya.

Mencoba hal yang sama dengan panggilan telepon, rapat karyawan, dan kegiatan rutin lainnya. Fokus, habiskan hari-hari Anda, dan setelah beberapa minggu latihan, Anda akan merasa dan menjadi lebih efisien.

Garis bawah

Jangan buang waktu Anda untuk melakukan banyak tugas. Alih-alih, jadikan diri Anda lebih efisien dan lebih produktif dengan melakukan chunking. Meskipun istilahnya canggung, konsepnya efektif.

Diperbarui oleh Art Petty