Pemformatan Terbaik untuk Surat Bisnis

Surat bisnis adalah dokumen formal yang sering dikirim dari satu perusahaan ke perusahaan lain atau dari perusahaan ke klien, karyawan, dan pemangku kepentingannya, misalnya. Surat bisnis juga digunakan untuk korespondensi profesional antar individu. Meskipun email telah diambil alih sebagai bentuk korespondensi yang paling umum, surat-surat bisnis yang dicetak masih digunakan untuk banyak jenis korespondensi yang penting, termasuk surat referensi, verifikasi pekerjaan, tawaran pekerjaan, dan banyak lagi.

Menulis surat bisnis yang efektif dan dipoles bisa menjadi tugas yang mudah diikuti, asalkan Anda mematuhi aturan yang ditetapkan untuk tata letak dan bahasa. Sadarilah bahwa penerima Anda membaca sejumlah besar korespondensi secara teratur dan akan menyukai surat yang dieksekusi dengan baik yang bebas dari kesalahan ketik dan kesalahan tata bahasa. Aturan praktis yang baik adalah mengoreksi dua kali dan kemudian meminta kolega mengulasnya untuk memastikan tidak ada yang terlewatkan.

Bagian dari Surat Bisnis

Setiap bagian surat Anda harus mematuhi format yang sesuai, dimulai dengan informasi kontak Anda dan informasi penerima Anda; salam; tubuh surat; penutupan; dan akhirnya, tanda tangan Anda.

Format Surat Bisnis

Di bawah ini adalah format surat bisnis tradisional, dengan tips tentang cara membingkainya berdasarkan hubungan Anda dengan pembaca dan apa hasil yang Anda inginkan.

Informasi Kontak Anda:

Namamu

Judul Pekerjaan Anda

Perusahaan Anda

Alamat Anda

Kota (*): Negara (*): Kode pos

Nomor telepon Anda

Alamat email anda

Tanggal

Informasi Kontak Penerima:

Nama mereka

Judul mereka

Perusahaan mereka

Alamat Perusahaan

Kota (*): Negara (*): Kode pos

Salam:

• Gunakan "To Whom It May Concern," jika Anda tidak yakin secara spesifik siapa yang Anda tangani.
• Gunakan salam resmi "Dear Mr./Ms./Dr. Nama Belakang, ”jika Anda tidak tahu penerima.
• Gunakan "Dear First Name," hanya jika Anda memiliki hubungan informal dengan penerima.

Tubuh

Dasar-Dasar Pemformatan:

• Gunakan garis spasi tunggal dengan ruang tambahan di antara setiap paragraf, setelah salam, dan di atas penutup.
• Left justify your letter (terhadap margin kiri).

Pukul Nada Kanan:

Buat tujuan surat Anda jelas melalui bahasa yang sederhana dan tepat sasaran, jaga paragraf pembuka tetap singkat. Anda dapat mulai dengan, "Saya menulis mengacu pada …" dan dari sana, komunikasikan hanya apa yang perlu Anda katakan.

Paragraf-paragraf berikutnya harus mencakup informasi yang memberikan pembaca Anda pemahaman penuh tentang tujuan Anda, tetapi hindari kalimat yang berkelok-kelok dan kata-kata panjang yang tidak perlu. Sekali lagi, tetap singkat untuk mempertahankan perhatian mereka.

Jika niat Anda adalah membujuk penerima dengan cara tertentu, apakah itu untuk menginvestasikan uang, memberikan referensi, mempekerjakan Anda, bermitra dengan Anda, atau memperbaiki masalah, buat kasus yang menarik untuk tujuan Anda. Jika, misalnya, Anda ingin pembaca mensponsori acara amal, mengidentifikasi tumpang tindih dengan tujuan filantropi perusahaan mereka. Yakinkan pembaca bahwa membantu Anda akan saling menguntungkan, dan Anda akan meningkatkan peluang Anda untuk mendapatkan dukungan mereka.

Simpan paragraf penutup Anda menjadi dua kalimat. Cukup ulangi alasan Anda untuk menulis dan berterima kasih kepada pembaca karena mempertimbangkan permintaan Anda.

Tutup Gratis:

Beberapa opsi bagus untuk penutupan Anda termasuk:

• Hormat kami,
• Dengan hormat,
• Dengan hormat,
• Dengan hormat,

Jika surat Anda kurang formal, pertimbangkan untuk menggunakan:

• Semua yang terbaik,
• Terbaik,
• Terima kasih,
• Salam,

Tanda tangan:

Tulis tanda tangan Anda tepat di bawah penutupan Anda dan sisakan empat spasi tunggal antara penutup Anda dan nama lengkap, judul, nomor telepon, alamat email yang Anda ketikkan, dan informasi kontak lainnya yang ingin Anda sertakan. Gunakan format di bawah ini:

Tanda tangan tulisan tangan Anda

Nama lengkap diketik

Judul

Contoh Surat Bisnis

Anda dapat menggunakan sampel surat bisnis ini sebagai model. Unduh templat (kompatibel dengan Google Documents dan Word Online), atau baca versi teks di bawah ini.

Unduh Templat Word

Contoh Surat Bisnis (Versi Teks)

Namamu

Judul Pekerjaan Anda

Perusahaan Anda

Alamat Anda

Kota (*): Negara (*): Kode pos

Nomor telepon Anda

Alamat email anda

Tanggal

Nama penerima

Judul Penerima

Perusahaan Penerima

Alamat Perusahaan Penerima

Kota (*): Negara (*): Kode pos

Bapak / Ibu yang terhormat. Nama keluarga, Saya ingin mengundang Anda untuk menghadiri acara jejaring kerja departemen Seni Liberal mendatang. Acara ini akan diadakan pada sore hari 1 Februari, 20XX. Kami ingin memberi para senior yang lulus dengan kesempatan untuk bertemu para pemimpin bisnis di daerah yang mungkin mencari karyawan baru yang memiliki gelar dalam Seni Liberal.

Acara ini akan diadakan di Cox Student Center di Northern State University, dan akan berlangsung sekitar 2 hingga 3 jam. Jika Anda berminat untuk menghadiri atau mengirim perwakilan perusahaan untuk bertemu dengan siswa kami, beri tahu saya secepat mungkin dan saya dapat memesankan meja untuk Anda.

Terima kasih atas waktu Anda dan saya berharap untuk mendengar dari Anda segera.

Dengan hormat, Tanda tangan Anda (surat cetakan)

Nama Anda yang Diketik

Judul Pekerjaan Anda

Jika Anda mengirim surat email, tanda tangan Anda akan sedikit berbeda. Daripada memasukkan informasi kontak Anda dalam judul surat itu, tuliskan di bawah tanda tangan Anda. Sebagai contoh:

Mengirim Surat Bisnis Email

Dengan hormat, Nama depan Nama Belakang

Judul

Alamat Anda

Nomor telepon Anda

Alamat email anda

Sertakan topik yang Anda tulis di baris subjek email, sehingga pembaca jelas mengapa Anda mengirim pesan.

Tips Menulis Surat Bisnis

Anda dapat menemukan tip yang lebih rinci dalam panduan ini untuk cara menulis surat bisnis, termasuk memilih font, memilih margin, dan memformat surat Anda dengan benar.

Selalu bermanfaat untuk melihat contoh untuk mendapatkan ide untuk korespondensi Anda sendiri. Tinjau sampel surat, termasuk surat pengantar, surat ucapan terima kasih wawancara, surat tindak lanjut, surat penerimaan dan penolakan pekerjaan, surat pengunduran diri, surat penghargaan, dan lebih banyak sampel surat terkait bisnis dan ketenagakerjaan.