Pelajari Cara Membuat Risalah Rapat

Risalah rapat adalah catatan terperinci yang berfungsi sebagai catatan tertulis resmi rapat atau konferensi. Orang yang bertanggung jawab atas pertemuan biasanya meminta salah satu peserta untuk melakukan tugas ini. Suatu hari, seseorang itu bisa jadi Anda! Meskipun ini bukan pekerjaan yang sangat sulit, itu adalah pekerjaan yang penting. Karena notulen rapat adalah catatan resmi tentang apa yang terjadi, akurasi diperlukan. Anda harus mencatat secara rinci bahwa orang harus dapat merujuk nanti jika perlu. Berikut adalah beberapa petunjuk untuk membantu Anda menangani tugas ini dengan cerdas.

Cari tahu apa yang harus dilakukan sebelum, selama, dan setelah pertemuan.

Sebelum rapat

• Pilih alat rekaman Anda: Hal pertama yang harus Anda lakukan adalah memutuskan bagaimana Anda akan mencatat. Apakah Anda akan sekolah tua dan menggunakan pena dan kertas atau akankah Anda menggunakan teknologi dan menggunakan komputer laptop, tablet, atau smartphone? Periksa dengan atasan Anda untuk melihat apakah dia lebih suka Anda menggunakan metode tertentu. Itu tidak mungkin tetapi mungkin.
• Pastikan alat pilihan Anda dalam keadaan berfungsi dan memiliki cadangan untuk berjaga-jaga jika yang asli Anda gagal. Jika Anda membawa laptop, misalnya, bawa pulpen dan kertas juga. Anda tidak ingin harus menghentikan rapat saat Anda mencari sesuatu untuk ditulis jika komputer Anda rusak.

• Baca agenda rapat sebelum rapat dimulai. Ini akan memungkinkan Anda untuk merumuskan garis besar untuk menit Anda. Beri sedikit ruang di bawah setiap item di atasnya dan tuliskan catatan Anda di sana. Melakukan ini akan membuat pekerjaan Anda sedikit lebih mudah, selama orang yang menjalankan rapat tetap pada agenda.

Selama Pertemuan

• Sampaikan lembar kehadiran dan pastikan semua orang masuk. Anda harus memasukkan daftar semua peserta dalam risalah rapat resmi.
• Pastikan Anda tahu siapa semua orang.Dengan begitu Anda akan dapat mengidentifikasi siapa yang berbicara dan merekam informasi itu dengan benar.
• Catat waktu rapat dimulai.
• Jangan mencoba menuliskan setiap komentar. Tidak apa-apa untuk hanya memasukkan ide-ide utama. Berhati-hatilah untuk tidak meninggalkan barang yang tidak Anda setujui. Bias Anda seharusnya tidak memengaruhi Anda. Ingat ini adalah akun resmi dan bukan pendapat Anda tentang apa yang terjadi!

• Tuliskan semua gerakan, siapa yang membuatnya, dan hasil suara, jika ada; Anda tidak perlu menuliskan siapa yang memberi mosi. Tentu saja, aturan organisasi Anda mungkin berbeda jadi verifikasi terlebih dahulu.
• Jika suara atas setiap gerakan atau diskusi ditunda sampai pertemuan berikutnya, buat catatan tentang itu.
• Catat waktu akhir pertemuan.

Setelah Rapat

• Ketikkan notulen sesegera mungkin setelah rapat sementara semuanya masih segar di pikiran Anda. Jika Anda menemukan kesalahan dalam catatan Anda atau jika Anda memiliki pertanyaan, Anda bisa menyelesaikannya dengan cepat dengan berbicara dengan peserta lain.
• Pada salinan akhir dari risalah, Sertakan nama organisasi, jabatan komite, jenis pertemuan (harian, mingguan, bulanan, tahunan, atau khusus), dan tujuannya.
• Beri waktu itu dimulai dan berakhir.
• Berikan daftar peserta dan catatan tentang siapa yang memimpin rapat. Anda juga dapat menunjukkan di sini bahwa Anda mengambil menit. Masukkan nama Anda pada daftar peserta dan, dalam tanda kurung setelah nama Anda, katakan bahwa Anda meluangkan waktu. Atau, di akhir dokumen, Anda dapat keluar dengan menulis "Masing-masing diserahkan oleh," diikuti dengan nama Anda.

• Baca ulang beberapa menit sebelum Anda mengirimkannya. Tanyakan orang lain yang hadir untuk melihat mereka juga. Ia akan dapat memberi tahu Anda jika Anda secara tidak sengaja meninggalkan sesuatu.
• Kirimkan ke orang yang menjalankan rapat kecuali diperintahkan untuk melakukan sebaliknya.