Cara Membuat Rapat Manajemen Anda Acara Produktif

Anda tidak perlu mencari jauh-jauh untuk menemukan artikel dari para pakar tentang manajemen waktu, eksekutif yang cakap, dan pakar serta pakar lainnya yang mengutuk rapat dan menyarankan agar Anda menghindari, mengecilkan, atau membuang dengan pemboros waktu perusahaan yang sering melelahkan ini.

Meskipun demikian, terkadang kita hanya harus bertemu. Dan ya, ada beberapa saran hebat yang tersedia dari para pakar tentang manajemen waktu, kontrol agenda, dan aturan ketertiban. Fokus di sini sedikit berbeda, menawarkan beberapa pedoman yang coba dan benar yang akan membantu manajer mengubah lima jenis rapat umum menjadi acara yang tidak menyakitkan dan produktif.

Lima Solusi Rapat Umum

1. Hilangkan Kematian dengan pembaruan "Sekitar Meja". Anda tahu pertemuan ini. Menjejalkan delapan belas orang di sebuah ruangan dan kemudian meminta setiap orang untuk berbagi pembaruan yang biasanya terdengar seperti upaya untuk membenarkan keberadaan mereka dan membuat kasus untuk pengukuhan mereka di aula ketenaran karyawan yang hebat. CEO dan pemimpin senior terkenal karena menjalankan pertemuan ini, dengan naif meyakini bahwa ini adalah cara yang bagus bagi semua orang untuk mendengar apa yang terjadi di seluruh firma. Pada kenyataannya, kebanyakan orang mengabaikan dan fokus pada perencanaan pembaruan mereka sendiri yang tidak akan didengarkan oleh siapa pun.

Sebagai gantinya: Ngomong-ngomong, berkumpullah dengan teman sebaya, anggota tim, atau kolega utama Anda, tetapi jangan menyerah pada pendekatan "di sekitar meja". Menawarkan informasi berdasarkan pengecualian. Bagikan berita yang relevan, termasuk hasil keuangan, kemenangan pelanggan besar atau pembaruan tentang inisiatif seluruh organisasi. Juga, berikan tawaran kepada individu untuk mengangkat masalah penting. Jika sesuatu yang penting dan tidak diketahui secara luas telah terjadi, seseorang harus membagikannya. Jika satu kelompok membutuhkan bantuan dari kelompok lain, ajukan permintaan.

Kalau tidak, jangan memaksa semua peserta untuk berbagi.

2. Status rapat secara umum. Ini bisa menjadi pembunuh waktu yang brutal, terutama ketika mereka mengunci sebagai peristiwa berulang dan dikelola dengan buruk.

Sebagai gantinya : Jangan pernah menelepon rapat untuk sesuatu yang dapat Anda cari. Manfaatkan alat teknologi hari ini untuk memastikan tim kerja Anda mempertahankan pembaruan status saat ini dan yang terlihat di mana setiap orang dapat melihatnya dengan mengklik mouse. Jika Anda harus bertemu, potong waktu pertemuan yang direncanakan menjadi setengah atau, gunakan pendekatan gesit dan jalankan sesi "stand-up" singkat. Menjadi kejam tentang penyimpangan dan gangguan yang memanjang sesi ini. Fokus pada berbagi status dan meminta orang untuk mengatasi masalah di luar forum ini.

3. Pertemuan curah pendapat tidak terstruktur. Sebagian besar pertemuan brainstorming sangat kurang difasilitasi sehingga kita akhirnya menindas ide, mendukung ide bos atau membuat daftar hal-hal keren di post-it yang tidak pernah didengar atau dilihat lagi.

Sebagai gantinya: Berusahalah untuk menentukan topik curah pendapat dan membaginya dengan para undangan sebelum sesi. Kumpulkan input dan konsolidasi mereka dan posting atau bagikan tanpa dikaitkan dengan ide-ide. Gunakan sesi langsung untuk melompat dan membangun ide-ide yang dikirimkan, menambah daftar. Tahan keinginan untuk mengevaluasi ide di sesi ini. Menggabungkan teknik-teknik lain yang meminimalkan tekanan sosialisasi, seperti menulis otak. Dan di atas segalanya, berkonsolidasi ide-ide dan buat proses untuk mengevaluasinya serta mengarsipkannya untuk referensi kelompok yang mudah di sesi dan situasi mendatang.

4. Tinjauan operasi yang membuat Inkuisisi tampak jinak. Jika Anda pernah menderita melalui sesi di mana pemimpin rapat - biasanya seorang eksekutif - berfokus pada salah satu fungsi yang berjuang atau mencari titik lemah dalam presentasi semua orang dan kemudian memanggang para utusan tanpa ampun, Anda tahu betapa merusaknya format ini. Jangan teruskan proses ini.

Sebagai gantinya: pertahankan penyelaman fungsional yang dalam dan ujian proktologi perusahaan tetap pribadi dan fokus pada berbagi indikator, masalah, dan peluang operasi utama. Pertemuan kelompok bukanlah waktu atau tempat untuk membelah area atau individu yang berkinerja buruk. Siapkan rapat tindak lanjut di tempat, tetapi jangan biarkan orang lain melakukan pemeriksaan silang Anda yang terlihat tentang masalah ini. Jangan mundur dengan akuntabilitas untuk perbaikan, tetapi hilangkan kekejaman dan apa yang membuat publik malu dari repertoar manajemen pertemuan Anda.

5. Rapat yang mengangkat masalah yang menuntut keputusan spontan. Aneh atau ironisnya, ruang pertemuan adalah salah satu tempat terburuk untuk keputusan cepat. Mengangkat masalah untuk pertama kalinya dan menyerukan keputusan membuat orang di tempat, dan mereka akan membenci Anda karena menggunakan pendekatan ini.

Sebagai gantinya: Bekerjalah tanpa henti menjelang pertemuan kelompok untuk melibatkan pemangku kepentingan utama dalam masalah dan opsi. Mintalah masukan dari mereka, tawarkan perspektif Anda dan bekerja untuk menengahi minat bersama. Gunakan forum pertemuan untuk memvalidasi kepentingan para pemangku kepentingan dan mengidentifikasi rekomendasinya. Meskipun Anda mungkin masih belum mendapatkan keputusan langsung tanpa satu atau dua langkah, Anda akan memperkuat hubungan kerja Anda dengan pekerjaan pra-sesi Anda.

Intinya untuk Sekarang

Kami adalah makhluk komunal secara alami dan bahkan dengan berbagai alat teknologi yang memungkinkan kami untuk terhubung tanpa berada di tempat yang sama, kadang-kadang, itu hanya membantu untuk bertatap muka. Manfaatkan waktu ini dengan bijak dan tunjukkan rasa hormat Anda kepada peserta dengan menghasilkan pertemuan yang meminimalkan investasi waktu dan memaksimalkan berbagi informasi berkualitas tinggi di lingkungan yang tidak mengancam.