Pelajari Tentang Risalah Rapat dan Mengapa Itu Penting

Risalah rapat adalah dokumentasi tertulis atau terekam yang digunakan untuk memberi tahu peserta dan bukan peserta tentang apa yang dibahas atau apa yang terjadi selama rapat. Notulen rapat atau catatan umumnya diambil oleh perekam notulen rapat yang ditentukan selama proses berlangsung sehingga ada catatan akurat tentang apa yang terjadi selama rapat.

Menit biasanya termasuk:

• Nama peserta
• Item agenda tertutup
• Keputusan dibuat oleh peserta
• Tindakan tindak lanjut yang dilakukan oleh peserta
• Tanggal jatuh tempo untuk penyelesaian komitmen
• Peristiwa atau diskusi lain apa pun yang layak didokumentasikan untuk tinjauan atau sejarah di masa depan

Risalah Rapat sebagai Dokumen Historis

Sebagai dokumen sejarah, risalah berguna untuk mendokumentasikan ide-ide kunci atau poin-poin diskusi yang mengarah pada keputusan. Misalnya, risalah rapat yang efektif dapat menentukan lima alternatif yang dibahas oleh tim dan alasan utama mengapa satu dipilih daripada yang lain.

Notulen untuk pertemuan bisnis biasa tidak perlu mencatat setiap diskusi atau menyatakan secara terperinci siapa yang mengatakan apa. Tentu saja, aturan ini berbeda untuk jenis pertemuan lainnya seperti sidang pengadilan dan situasi di mana tindakan hukum sedang dibahas. Pertemuan semacam ini memang membutuhkan catatan percakapan dan pernyataan yang tepat. Tapi, kecuali sumber daya manusia sedang membahas gugatan, rapat kerja biasa tidak mendokumentasikan setiap iota.

Kapan dan Bagaimana Membagikan Risalah Rapat

Idealnya, notulen rapat direkam pada perangkat elektronik, seperti laptop atau iPad, dan mengikuti tinjauan cepat tentang pengejaan, tata bahasa, dan kejelasan, disebarluaskan kepada peserta rapat secara elektronik di akhir pertemuan. Dengan cara ini, para peserta memiliki pemberitahuan segera tentang komitmen dan tenggat waktu mereka dan dapat mengajukan pertanyaan atau mencari klarifikasi. Jika ini tidak memungkinkan karena perekam ingin menuliskan notulensi atau memeriksa kesalahannya, ia harus menyebarkannya dalam waktu 24 jam setelah pertemuan.

Risalah juga berfungsi sebagai pengingat komitmen yang dibuat oleh anggota tim selama pertemuan dan membantu peserta mentransfer barang-barang ini ke kalender dan daftar tugas harian mereka.

Perekam harus selalu meninjau risalah pertemuan sebelumnya pada awal pertemuan berikutnya sehingga orang dapat memeriksa keakuratan dan langkah selanjutnya.

Bagaimana Organisasi Menangani Mengambil Risalah Rapat

Sangat penting bagi keberhasilan rapat, risalah menyediakan catatan riwayat pertemuan bagi para peserta dan bagi karyawan yang tidak dapat hadir. Tanpa risalah rapat penuh, prospek keberhasilan pertemuan berkurang karena orang-orang, secara seimbang, tidak dapat menyerap dan menyimpan banyak informasi sekaligus.

Karyawan yang mengambil notulen rapat biasanya adalah anggota tim dan membuat catatan saat berpartisipasi dalam rapat. Dalam pertemuan yang melibatkan proses hukum atau yang berkaitan dengan pemerintah atau dalam rapat dewan perusahaan, seorang individu yang tidak berpartisipasi mengambil risalah resmi dan sering mencatat proses tersebut.

Untuk merekam informasi penting secara akurat, perekam risalah rapat harus memiliki telinga untuk detail dan kemampuan untuk tetap fokus. Karyawan ini juga harus melakukan banyak tugas secara efektif untuk dapat berpartisipasi dalam rapat saat merekam risalah.

Di beberapa organisasi, karyawan yang sama mengambil risalah di setiap pertemuan. Atau tanggung jawab dapat diturunkan dari karyawan ke karyawan. Peran notulen membangun keterampilan kepemimpinan dan komunikasi yang efektif dan dapat menjadi pekerjaan yang didambakan.

Persyaratan untuk Perekam Risalah Rapat

Persyaratan untuk perekam meliputi kemampuan untuk:

• Catat secara akurat keputusan, komitmen, dan poin diskusi utama yang dibuat pada suatu pertemuan
• Catat item tindakan dan tanggal jatuh tempo yang dijanjikan oleh anggota rapat (item tindakan memiliki nama terlampir, tetapi risalahnya tidak menyebutkan siapa yang mengatakan apa dalam rapat informal di tempat kerja)
• Tinjau keputusan utama dan tugas atau komitmen sukarela dan item tindakan pada akhir pertemuan sehingga para peserta dapat menyetujui mereka sebelum pergi
• Jadilah pemain tim dan fleksibel karena peserta dapat menambah atau memperbaiki apa pun yang mereka tidak setujui dalam hitungan menit

• Bekerjalah dengan bijaksana untuk mendistribusikan salinan risalah rapat dalam waktu 24 jam setelah rapat