Cara Mengurangi Biaya Perjalanan Bisnis Karyawan

Dengan sedikit simpati bagi pengusaha yang mencoba mengendalikan biaya perjalanan, meminta karyawan untuk berbagi kamar bukanlah tempat untuk memulai - atau menyelesaikannya.

Ide-ide ini kurang membuat stres dan menyinggung karyawan rata-rata yang melakukan perjalanan bisnis untuk majikan mereka. Karyawan adalah manusia normal yang hanya menginginkan privasi dan jarak dari rekan kerja saat dalam perjalanan bisnis, terutama jika mereka menghabiskan hari itu dengan rekan kerja. Pengusaha tidak perlu meminta karyawan untuk berbagi kamar.

Cara Lain untuk Menghemat Biaya Perjalanan Bisnis Karyawan

• Wajibkan karyawan untuk bepergian pada hari yang sama jika memungkinkan.
• Kembangkan dan terapkan kebijakan perjalanan perusahaan yang memberikan perincian spesifik tentang pembayaran per diem di berbagai tujuan, rantai hotel pilihan di mana pengusaha mungkin telah menetapkan tingkat diskonto, penggantian biaya, dan batasan yang memerlukan tanda tangan manajer terlebih dahulu jika terlampaui.
• Pegang karyawan pada surat hukum sebagaimana dinyatakan dalam kebijakan perjalanan tanpa izin sebelumnya. Jangan mengganti biaya yang tidak diizinkan oleh kebijakan atau pengecualian.

• Renegosiasikan atau negosiasikan tarif korporat dengan jaringan hotel yang sama dengan tujuan Anda. Cari hotel yang menawarkan fasilitas seperti sarapan gratis, jam koktail gratis, makanan ringan dan makanan pembuka sore, dan lemari es dan pembuat kopi di kamar. Wajibkan karyawan untuk menggunakan hotel dan fasilitas ini saat tersedia.
• Gunakan jaringan hotel yang lebih murah saat melakukan pemesanan. Sebagian besar karyawan akan memberikan bintang untuk kamar pribadi. Jangan mengharapkan standar yang lebih rendah di bidang-bidang seperti kebersihan dan fasilitas kenyamanan karyawan lainnya dari hotel yang berperingkat bintang lebih sedikit. Survei karyawan yang bepergian secara berkala untuk memastikan lokasi yang dipilih memenuhi kebutuhan mereka.

• Gunakan layanan pemesanan perjalanan yang konsisten seperti American Express Global Business Travel untuk membantu mengendalikan biaya. Mereka akan membantu Anda merencanakan, mengadopsi kebijakan, menghemat biaya, dan membatasi pengeluaran karyawan. Bahkan layanan perjalanan lokal dapat membantu Anda menghemat perjalanan bisnis, tetapi keuntungan bagi perusahaan American Express adalah jangkauannya secara nasional dan internasional dan layanan online mereka.
• Buat pengaturan dengan satu maskapai penerbangan untuk menggunakan layanan mereka kapan pun memungkinkan untuk menerima diskon perusahaan pada setiap penerbangan. Mewajibkan karyawan untuk menggunakan layanan pemesanan maskapai, misalnya, Perjalanan Perusahaan Southwest Airlines. Majikan juga dapat menabung saat pesawat dipesan jauh sebelumnya.

• Buat karyawan yang membuat keputusan perjalanan menit terakhir mendapatkan otorisasi. Dalam satu kasus, di perusahaan klien, tiket pesawat yang akan menelan biaya $ 300 jika dipesan beberapa minggu di muka biaya lebih dari $ 1.200 ketika karyawan membuat reservasi dua hari sebelum acara. Ini seharusnya hanya terjadi dalam keadaan darurat karena sebagian besar tiket dapat ditransfer bahkan jika mereka tidak dapat dikembalikan.
• Mengurangi biaya perjalanan di area lain, seperti makan dan alkohol per diem dan transportasi. Variasikan per diem oleh lokasi. Kota New York lebih mahal dibandingkan dengan Las Vegas, misalnya. Area yang lebih kecil, non-resor bahkan lebih terjangkau. Kebijakan perjalanan Anda harus mencerminkan biaya yang akan dialami karyawan Anda saat mereka bepergian ke berbagai negara bagian dan lokal.

• Eksperimen dengan rapat virtual, layanan seperti Skype for Business, dan video. Meskipun awalnya tidak nyaman, pertemuan tidak langsung adalah keterampilan yang didapat. Karyawan menjadi lebih nyaman karena mereka menggunakan layanan ini dari waktu ke waktu. Webinar bekerja dengan baik untuk berbagai jenis pelatihan, terutama seminar yang memungkinkan beberapa karyawan hadir.
• Wajibkan karyawan Anda untuk menggunakan transportasi umum dan layanan antar-jemput yang lebih murah, ketika tersedia, daripada taksi, terutama ketika karyawan bepergian antara bandara dan hotel. Sebagian besar konferensi menawarkan layanan antar-jemput gratis antara hotel dan pusat konferensi. Lebih sedikit penggunaan taksi atau persyaratan yang dikumpulkan karyawan untuk membayar taksi kelompok dapat menghemat banyak uang.

Meminta karyawan dewasa untuk membuat reservasi tepat waktu, menganggarkan biaya untuk perjalanan bisnis mereka, dan mengeksplorasi pilihan selain perjalanan untuk rapat dan pelatihan adalah pendekatan yang tepat untuk merampingkan biaya perjalanan bisnis. Mereka menghormati karyawan.

Mereka menguntungkan majikan karena karyawan merasa dihargai dan diperhatikan yang menghasilkan moral positif. Mereka menjaga siklus hubungan positif bergerak ke arah yang benar.

Bagaimana dengan perjalanan keluarga murah?