Cara Mengurangi Risiko Pencurian Karyawan

Strategi keamanan dan pengawasan telah meningkat pesat dalam beberapa tahun terakhir karena kemajuan teknologi. Peralatan pengawasan multi guna dan aplikasi pelacakan tren yang kurang mencolok lebih efektif dalam mengidentifikasi kemungkinan celah dalam sistem keamanan. Celah ini memberikan peluang bagi pencuri atau penggelap untuk mendapatkan akses tidak sah ke kas dan inventaris perusahaan.

Pencurian Karyawan Sedang Naik

Menurut data dari Kamar Dagang AS, 75 persen karyawan telah mengakui mencuri dari majikan mereka setidaknya sekali, dan 38 persen mengaku mencuri dari majikan setidaknya dua kali. FBI menyebut pencurian karyawan sebagai kejahatan yang paling cepat berkembang di A.S., merugikan bisnis sekitar tujuh persen dari margin yang diharapkan. Masalahnya menjadi begitu mengerikan bagi beberapa bisnis yang dihantam oleh pencurian karyawan sehingga sekitar 33 persen didorong ke dalam kebangkrutan karena kerugian dari pencurian atau penipuan.

Laporan yang dikumpulkan oleh Brain Statistik menunjukkan bahwa lebih dari 28 persen dari kerugian bisnis berkisar antara $ 100.000 hingga $ 499.000, dan 25 persen dari kerugian melebihi $ 1 juta. Angka-angka ini mengganggu karena mereka menunjukkan bahwa kerugian bisnis akibat pencurian karyawan tidak sepele. Nilai median uang tunai atau barang yang dicuri ditempatkan pada $ 75.000.

Pada tahun 2014 saja, lebih dari 1,2 juta pengutil dan karyawan bandel terjebak dalam tindakan tersebut, menurut sebuah studi yang dilakukan oleh Jack L. Hayes, sebuah perusahaan konsultan pencegahan kerugian dan pengendalian penyusutan inventaris. Lebih penting lagi, angka-angka ini dihasilkan dari 25 pengecer besar, menunjukkan bahwa masalahnya lebih luas dan kerugian lebih besar jika pengecer kecil hingga menengah dimasukkan dalam campuran. Menurut beberapa penelitian, kerugian akibat pencurian karyawan melebihi kerugian akibat mengutil.

Metode Pencurian Karyawan

Pencurian karyawan mungkin sulit dideteksi karena pelakunya adalah orang dalam yang mengenal sistem tersebut. Selain itu, karyawan ini memiliki akses ke kunci kerajaan karena posisi dan reputasi mereka sebagai pemain tim yang dapat diandalkan. Ini adalah beberapa metode yang biasa digunakan untuk mencuri dari perusahaan.

• Personel akuntansi dan keuangan dapat mengarahkan cek yang diterima ke akun pribadi. Karena mereka memelihara buku besar, mereka dapat menutupi pencurian dengan mengubah entri.
• Dengan akses ke rekening giro perusahaan, karyawan dapat menulis cek untuk pembayaran fiktif yang dialihkan ke akun pribadi.
• Pencurian uang tunai memerlukan perencanaan karena kasir harus menyeimbangkan kotak kasnya pada penutupan shift. Mereka dapat memotong uang tunai dengan secara sengaja menghitung uang kembalian kepada pelanggan dan menjaga perbedaannya. Untuk bisnis yang tidak memindai, karyawan dapat mengutip harga yang lebih tinggi untuk barang dagangan tanpa tag dan mengantongi saldo.

• Pencurian barang dagangan dilakukan melalui penggunaan tempat sampah secara sembunyi-sembunyi, sistem daur ulang, atau tas pribadi untuk menyelundupkan barang-barang bisnis. Di ritel, proses pengembalian dan pengembalian dana menghasilkan banyak peluang untuk mencuri dari perusahaan dengan atau tanpa bantuan pihak ketiga.
• Pencurian persediaan mungkin terlihat kecil, tetapi jumlahnya bertambah dengan cepat ketika karyawan menjadi lebih berani dengan mengambil persediaan kantor untuk penggunaan pribadi.
• Pencurian gaji mengacu pada pembayaran untuk waktu yang belum dibayar dan penggantian untuk pengeluaran non-bisnis.

Memahami Motivasi Dibalik Pencurian Karyawan

Di sebagian besar perusahaan, karyawan menjalani proses penyaringan yang ketat, termasuk pemeriksaan latar belakang, riwayat pekerjaan, dan pemeriksaan kredit. Proses ini dirancang untuk mengecualikan individu yang tidak cocok dari kumpulan pelamar. Aman untuk mengasumsikan bahwa karyawan yang melewati rintangan pra-pekerjaan memenuhi syarat, dapat diandalkan, dan dapat dipercaya.

Dalam banyak kasus, pelakunya adalah karyawan tepercaya lama yang berubah dari pekerja keras, tipe karyawan bulan ke pencuri licik yang membuat rencana cermat untuk mengarahkan dana ke akun mereka sendiri atau membantu diri mereka sendiri untuk inventaris. Apa yang bisa memotivasi orang-orang ini untuk mempertaruhkan karier dan mata pencaharian mereka untuk menghasilkan beberapa ribu dolar?

1. Perubahan hidup drastis: Kehilangan orang yang dicintai karena kematian, perceraian, atau perpisahan adalah perkembangan yang menghancurkan bagi siapa pun. Ini dapat mengurangi aliran pendapatan karyawan dan meningkatkan biaya. Dihadapkan dengan tagihan yang meningkat, karyawan mengambil kesempatan untuk mengambil sejumlah kecil uang. Seringkali, mereka percaya bahwa mereka dapat mengembalikannya tanpa tertangkap.
2. Hidup di luar skala gaji mereka: Kerugian terbesar biasanya karena penggelap yang berusaha untuk hidup di luar kemampuan mereka. Mereka berusaha menjalani kehidupan yang baik tetapi tidak mampu membeli barang dan fasilitas sendiri. Dana curian digunakan untuk membeli mobil, rumah, dan barang mewah yang mahal. Karyawan dapat mengambil liburan mahal dan melakukan kegiatan yang harganya lebih mahal dari yang mereka mampu.

1. Kesempatan: Karyawan dapat mulai mencuri jumlah kecil karena kesempatan muncul dengan sendirinya. Pelanggan mungkin lupa mengklaim kembaliannya atau pemegang buku mungkin menemukan kesempatan untuk menyesuaikan buku tanpa diketahui. Mengambil keuntungan dari peluang ini dapat menjadi kebiasaan dan segera lepas kendali.
2. Kecanduan: Individu yang berurusan dengan perilaku kompulsif yang membutuhkan uang bukan kandidat yang baik untuk pekerjaan yang melibatkan penanganan uang tunai atau akuntansi. Kompulsi dapat mengatasi bahkan niat terbaik, dan karyawan akhirnya menyalurkan dana bisnis untuk memberi makan perjudian, narkoba, dan kecanduan lainnya.

1. Keserakahan: Keserakahan kuno yang baik mendorong karyawan yang dipercaya untuk memanfaatkan peluang untuk mengambil bagi diri mereka sendiri apa yang telah dipercayakan untuk tujuan bisnis. Pencurian dapat berupa pengalihan dana atau penggunaan peralatan dan barang-barang lainnya untuk digunakan sendiri.
2. Apel jahat yang melewati proses penyaringan: Proses penyaringan pekerjaan harus menyingkirkan calon dengan catatan kriminal, tetapi kadang-kadang beberapa akan lulus pemeriksaan karena latar belakang penelitian yang tidak memadai atau gangguan dalam pemrosesan catatan. Ditempatkan dalam posisi kepercayaan, orang-orang ini mungkin merencanakan skema mereka untuk mencuri dari perusahaan bahkan pada awalnya.

1. Balas dendam: Perceived slights dapat mendorong karyawan untuk mencari retribusi dengan mencuri dari perusahaan. Seorang individu yang dilewati untuk promosi atau transfer lateral ke lokasi yang dipilih atau seseorang yang mengambil penilaian negatif terlalu pribadi mungkin merasa bahwa mereka mengklaim apa yang telah ditolak kepada mereka dengan mencuri dari perusahaan.

Strategi Defensif untuk Meminimalkan Pencurian Karyawan

Pertahanan terbaik adalah pendekatan proaktif terhadap masalah pencurian karyawan. Pakar keamanan menyarankan bahwa pemilik bisnis dan manajer harus berasumsi bahwa itu terjadi atau bahwa itu akan terjadi ketika ada peluang. Ini tidak berarti memperlakukan semua karyawan dengan curiga karena itu adalah cara tercepat untuk menenggelamkan moral. Strategi tersebut memerlukan tinjauan sistem yang komprehensif untuk mengidentifikasi celah dalam prosedur administrasi dan operasional.

• Perkuat proses penyaringan pra-pekerjaan untuk mengidentifikasi tanda bahaya.Posisi yang menyediakan akses ke catatan akuntansi dan keuangan harus tunduk pada pemeriksaan latar belakang tingkat tinggi, yang mencakup sejarah kredit dan semua pertemuan dengan sistem peradilan pidana. Tugas penanganan uang tunai harus diberikan kepada karyawan yang mapan alih-alih karyawan baru. Berhati-hatilah dengan ketidakkonsistenan dalam resume atau kebohongan terang-terangan karena ini mungkin merupakan indikasi karakter yang dipertanyakan.
• Menetapkan sistem checks and balances terutama untuk karyawan di posisi sensitif dengan akses ke kas dan akun keuangan lainnya. Terapkan sistem buddy yang melibatkan setidaknya dua karyawan yang bekerja bersama setiap saat. Prosedur yang menyerukan membatalkan penjualan dan mengeluarkan pengembalian uang pelanggan harus memerlukan persetujuan oleh penyelia atau manajer. Di departemen pembukuan dan akuntansi, buku besar harus dikelola oleh tim karyawan alih-alih hanya mempercayakan satu orang saja ke buku. Dalam keadaan apa pun, seseorang tidak boleh dipercayai untuk mengendalikan semua catatan keuangan, yang harusnya diaudit oleh seorang profesional pihak ketiga.
• Gunakan akuntan luar untuk memeriksa catatan keuangan utama. Laporan bank, cek yang diterbitkan dan cek yang diterima, dan buku besar untuk hutang usaha dan piutang usaha harus diverifikasi oleh pihak ketiga. Pastikan penerima pembayaran dapat diverifikasi dan tanda tangan pada cek perusahaan Anda sah.
• Instal sistem pengawasan video sebagai pencegah. Orang-orang cenderung terlibat dalam perilaku tidak jujur ​​jika mereka tahu bahwa mereka ada di kamera. Kamera ada di sana untuk mencegah perilaku berisiko sebelum terjadi. Pemantauan video real-time dapat membantu dalam bidang berisiko tinggi dan bernilai tinggi seperti ruang stok dan lantai penjualan barang-barang mewah.
• Tetapkan rutinitas pembuangan sampah. Hilangkan semua peluang menggunakan sistem pembuangan dan daur ulang untuk mencuri barang dagangan untuk penggunaan pribadi atau untuk dijual kembali di tempat lain. Prosesnya mungkin termasuk membongkar dan meratakan semua kotak dan peti, hanya menggunakan kantong sampah yang jelas, dan memastikan akses satu arah ke tempat sampah untuk karyawan.
• Tingkatkan moral karyawan. Membangun kepercayaan adalah jalan dua arah. Mengenal karyawan, membangun hubungan, dan membangun hubungan karena orang mungkin cenderung menyerah pada godaan jika mereka bahagia di tempat kerja dan peduli dengan karier mereka.
• Buka garis tip karyawan. Sehubungan dengan saran sebelumnya, karyawan yang loyal kepada perusahaan dapat membantu membatasi kerugian akibat penipuan dan pencurian dengan melaporkan kecurigaan mereka secara anonim. Pastikan kerahasiaan semua laporan, dan selidiki setiap laporan dengan saksama sebelum mengambil tindakan.

Untuk Menuntut atau Tidak Menuntut

Usaha kecil dan menengah menjadi korban tidak proporsional oleh penggelap dan penipu. Enam puluh empat persen dari bisnis kecil melaporkan bahwa mereka telah menjadi korban pencurian karyawan, namun hanya 16 persen melaporkannya berdasarkan sebuah studi yang dilakukan oleh seorang mahasiswa doktoral dalam peradilan pidana di Universitas Cincinnati. Seringkali, pemilik usaha kecil tidak lebih dari memecat karyawan karena mengejar litigasi itu mahal tanpa jaminan bahwa dana yang dicuri akan dibayarkan kembali. Perusahaan lain menahan diri dari tuntutan untuk menghindari pengawasan terhadap catatan rahasia mereka.

Dalam hal pencurian karyawan, pencegahan adalah pertahanan terbaik. Tinjau sistem dan prosedur Anda untuk mengidentifikasi area yang rentan, dan lakukan perubahan seperlunya. Mungkin membantu bekerja dengan pihak netral dengan perspektif baru untuk menemukan bendera merah. Ketika insiden penipuan dan pencurian karyawan ditemukan, bertindak dengan cepat, tegas, dan tegas. Ikuti kebijakan tanpa toleransi untuk melindungi perusahaan Anda dari kerugian besar akibat pencurian karyawan.