Definisi dan Pelacakan Kehadiran di Tempat Kerja

Melacak kehadiran karyawan Anda adalah penting bagi laba perusahaan Anda. Kehadiran didefinisikan, cukup sederhana, sebagai muncul untuk bekerja, tetapi bagaimana Anda bisa melacak kehadiran setiap karyawan? Meskipun mungkin tampak seperti tugas yang menakutkan, cukup sederhana jika Anda menerapkan kebijakan dan sistem pelacakan yang terdefinisi dengan baik.

Berkenaan dengan karyawan yang bekerja per jam atau tidak ada yang dibayar, sistem kehadiran jelas mendefinisikan kapan karyawan seharusnya muncul untuk bekerja. Ini sangat penting bagi karyawan yang tidak ada pelunasan yang sering melakukan pekerjaan yang mengharuskan orang lain hadir untuk melayani pelanggan.

Penting juga bagi karyawan yang merupakan bagian dari proses otomatis yang mengharuskan pekerja hadir di setiap stasiun kerja untuk menghasilkan produk atau layanan tertentu. Secara umum, kebijakan kehadiran ada karena jenis pekerja ini. Mereka tidak ada demi karyawan yang dikecualikan. Kehadiran juga digunakan untuk menentukan jumlah orang yang hadir pada hari tertentu dan paling sering merujuk pada karyawan yang dibayar per jam.

Hadir di Tempat Kerja dan Departemen SDM

Kehadiran juga disebut sebagai "hadir di tempat kerja" atau "presenteeism". Misalnya, departemen SDM dapat membuat catatan dalam arsip personalia karyawan atau dalam penilaian perusahaan terhadap tantangan atau tujuan di tempat kerja.

Contoh catatan "presenteeism" yang disimpan oleh HR meliputi:

• Rob memiliki catatan kehadiran kerja yang luar biasa; dia jarang melewatkan satu hari kerja.
• Mary memiliki tantangan dengan kehadiran dan datang terlambat untuk bekerja setidaknya dua hari seminggu.
• Kehadiran di shift pertama rata-rata hanya 75 persen pada hari Senin karena karyawan pulih dari kesenangan akhir pekan mereka.
• Memperoleh karyawan yang berkualifikasi yang ingin bekerja di shift kedua dengan kehadiran yang baik merupakan tantangan. Karyawan lebih suka bekerja di siang hari daripada bekerja di malam hari atau, mereka lebih suka bekerja di shift tengah malam sehingga mereka memiliki hari-hari mereka bebas. Pergeseran kedua memotong waktu luang karyawan baik siang maupun malam.

Apa itu Kebijakan Kehadiran?

Sederhananya, kebijakan kehadiran memberikan pedoman dan harapan untuk kehadiran karyawan di tempat kerja sebagaimana didefinisikan, ditulis, disebarluaskan, dan diterapkan oleh suatu organisasi.

Kebijakan kehadiran ada paling sering untuk karyawan per jam atau tidak ada yang untuknya organisasi harus melacak jam kerja dan membayar lembur melebihi 40 jam seminggu.

Pencatatan waktu-di-tempat kerja diwajibkan oleh Fair Standards Standards Act (FLSA) yang mengatur pembayaran lembur.

Selain itu, karyawan yang kehadirannya dilacak sering melakukan pekerjaan yang bergantung pada karyawan lain yang hadir. Pekerjaan tersebut termasuk pekerjaan lini produksi di fasilitas manufaktur.

Kebijakan kehadiran kadang-kadang digunakan secara bergantian dengan kebijakan absensi. Namun, kebijakan kehadiran jauh lebih sempit dan terbatas pada kehadiran, sebagai kebalikan dari kebijakan absensi yang menangani masalah manajemen absensi.

Contoh Sistem Kehadiran Tanpa Kesalahan

Sistem No-Fault Point adalah salah satu contoh kebijakan kehadiran yang efektif. Tujuan dari sistem ini adalah untuk menghargai kehadiran yang baik dan menghilangkan pekerjaan orang-orang dengan catatan kehadiran yang buruk. Karena menggunakan sistem poin dan tidak memaafkan ketidakhadiran, manajer dan penyelia tidak lagi berperan sebagai hakim dan juri. Ini adalah sistem obyektif yang menempatkan akuntabilitas dan tanggung jawab untuk kehadiran di pundak karyawan yang memang seharusnya.

Dalam sistem absensi tanpa cacat, absensi dapat direkam menggunakan sistem ini:

• Setiap ketidakhadiran = 1 poin (tidak ada kejadian multi-hari)
• Setiap keterlambatan (lambat) atau awal-keluar = 1/2 poin
• Setiap tidak muncul untuk bekerja = 2 poin
• Setiap kembali tanpa panggilan sebelumnya = 1 poin
• Setiap kuartal bebas-absen menghilangkan semua poin dan memberi imbalan kepada karyawan dengan hari libur dengan gaji.
• Setiap karyawan mulai segar, tanpa poin, setiap tahun.

Tindakan disipliner progresif menyertai sistem kehadiran tanpa kesalahan. Jika seorang karyawan mendapatkan sejumlah poin, mereka menerima peringatan yang semakin memburuk. Sistem seperti ini memungkinkan majikan dan karyawan untuk mengetahui dengan pasti apa akibatnya bagi kehadiran yang buruk.

• 7 poin = peringatan verbal
• 8 poin = peringatan tertulis
• 9 poin = suspensi 3 hari
• 10 poin = penghentian

Penting untuk membuat karyawan Anda sesuai dengan kebijakan kehadiran terperinci yang mencakup penghargaan dan penalti untuk kehadiran karyawan setiap jam.