I-9 Isi File untuk Karyawan

Formulir I-9, Verifikasi Kelayakan Ketenagakerjaan adalah formulir yang diperlukan oleh Departemen Keamanan Dalam Negeri - Kewarganegaraan AS dan Layanan Imigrasi (USCIS) untuk mendokumentasikan kelayakan untuk bekerja di Amerika Serikat. Sebagai majikan, Anda harus mengisi formulir I-9 untuk setiap karyawan yang Anda sewa.

Semua karyawan, warga negara, dan bukan warga negara, yang dipekerjakan setelah tanggal 6 November 1986, harus mengisi Bagian 1 Formulir I-9 pada saat disewa. Majikan bertanggung jawab untuk memastikan bahwa Bagian 1 Formulir I-9 tepat waktu dan dilengkapi dengan baik oleh karyawan.

Majikan harus memeriksa verifikasi ketenagakerjaan dan memastikan Bagian 2 dan 3 dari Formulir I-9 diisi dengan benar juga. Pengusaha harus mengisi Bagian 2 Formulir I-9 dengan memeriksa bukti tangan pertama (hanya dokumen asli, yang tidak kedaluwarsa) tentang identitas dan kelayakan kerja dalam waktu tiga (3) hari kerja sejak tanggal mulai bekerja.

Karyawan harus hadir secara fisik dan dokumen aslinya harus ditinjau sendiri. Karyawan yang meninjau dokumen asli harus menandatangani bagian 2 dari I-9.

Formulir memverifikasi bahwa Anda telah memeriksa dua bentuk identifikasi yang disetujui yang membuktikan bahwa karyawan tersebut berwenang secara hukum untuk bekerja di Amerika Serikat.

Pengusaha atau perwakilan resmi mereka perlu mengisi bagian 3 ketika memverifikasi bahwa seorang karyawan memenuhi syarat untuk bekerja di AS. Ketika mempekerjakan kembali seorang karyawan dalam waktu tiga tahun sejak tanggal I-9 pada awalnya selesai, pengusaha memiliki opsi untuk mengisi formulir I-9 baru atau mengisi bagian 3.

Secara berkala, Anda perlu mengaudit formulir I-9 untuk memastikan bahwa Anda memiliki formulir yang sudah diisi untuk setiap karyawan. Anda perlu memeriksa kebenaran dan kelengkapan serta menyimpan bukti audit dan pelatihan apa pun yang telah diisi atau disimpan oleh anggota staf I-9.

Lokasi Formulir I-9 Lengkap

Anda akan ingin menyimpan semua karyawan I-9, dan dokumentasi yang menyertainya, dalam file personel terpisah karena alasan ini.

Pemerintah dapat memeriksa formulir-formulir ini. Jika pegawai pemerintah memeriksa formulir I-9 Anda, Anda tidak ingin memberi mereka akses ke file personel pribadi karyawan Anda dan informasi rahasia yang dikandungnya.

Jadi, demi kerahasiaan karyawan dan akses terbatas, Anda ingin mengisolasi I-9 karyawan Anda dalam satu folder yang khusus didedikasikan untuk penyimpanan I-9.

Ini melindungi privasi karyawan Anda dan juga menyelamatkan majikan dari kemungkinan harus menjawab pertanyaan tambahan yang diajukan oleh isi dari file karyawan. Anda mungkin tanpa sadar membuka perusahaan Anda untuk investigasi yang meningkat oleh karyawan USCIS. Hindari ini.

Investigasi File I-9 Saat Ini

Menurut US Immigration and Customs Enforcement (ICE), pemerintah dapat memeriksa I-9 Anda: "Proses inspeksi administratif dimulai oleh layanan Pemberitahuan Inspeksi (NOI) atas majikan yang memaksa produksi Formulir I-9.

"Secara hukum, pengusaha diberikan waktu setidaknya tiga hari kerja untuk menghasilkan Formulir I-9. Seringkali, ICE akan meminta pemberi kerja memberikan dokumentasi pendukung, yang mungkin termasuk salinan daftar gaji, daftar karyawan saat ini, Anggaran Dasar, dan lisensi bisnis."

Tren saat ini adalah bahwa ICE meningkatkan upaya penegakannya. Pengusaha semakin menghadapi tuntutan pidana yang dikenakan pada manajer, pemilik, dan anggota staf SDM karena kegagalan untuk melengkapi dan menyimpan formulir I-9 untuk setiap karyawan. Bisnis semakin menerima denda yang signifikan dan dicekal.

Pengusaha perlu menganggap serius Formulir I-9. Serius. Perlu kita katakan lebih banyak?

Lihat Formulir I-9 saat ini dan lengkapi instruksi untuk penerapannya di Departemen Keamanan Dalam Negeri - Layanan Kewarganegaraan dan Imigrasi AS (USCIS).

Disebut Juga Sebagai:file karyawan, catatan karyawan, file sumber daya manusia, dokumentasi