Tinjauan Umum File Personil dan Contoh Kebijakan File

File personalia adalah dokumentasi yang disimpan oleh majikan tentang riwayat dan status seluruh hubungan kerja dengan seorang karyawan. Majikan menyimpan dokumentasi ketenagakerjaan ini dalam file personalia karena tiga alasan.

• Majikan ingin memiliki informasi akurat yang berguna dan terorganisir ketika Anda membutuhkan akses ke informasi dengan alasan apa pun. Perubahan dalam kontak darurat, alamat karyawan, melacak evaluasi kinerja, surat disipliner, pengakuan karyawan, dan bahan-bahan aplikasi ketenagakerjaan adalah contoh dari jenis informasi yang ingin dapat diakses oleh majikan dengan cepat.
• Majikan perlu menyimpan dokumentasi tentang masalah-masalah personalia seperti pemilihan karyawan, kinerja, riwayat kerja, alasan kompensasi, dan aplikasi promosi internal, untuk menyebutkan beberapa saja.

  Klaim EEOC, tuntutan hukum, atau bahkan kebutuhan untuk membenarkan kurangnya kenaikan gaji atau promosi kepada karyawan mensyaratkan bahwa majikan telah mengumpulkan dan menyimpan jenis dokumentasi karyawan ini.

• Beberapa catatan karyawan diperlukan oleh pemerintah federal atau negara bagian untuk disimpan oleh pemberi kerja. Pengorganisasian informasi karyawan dalam file personel masuk akal untuk akses dan kepatuhan serta kesiapan hukum.

Jenis-jenis File Personil

Majikan pada umumnya memelihara beberapa jenis file personil, untuk penggunaan bisnis, untuk kerahasiaan karyawan, untuk privasi medis, dan untuk kepatuhan hukum. Saya tidak mengetahui adanya hukum yang menyebutkan berapa file yang harus disimpan oleh pemberi kerja.

Namun, ada banyak undang-undang, dan ada praktik terbaik personel untuk kerahasiaan karyawan, yang mengatur konten file personel dan yang memiliki akses ke informasi itu. Ini adalah file personalia yang dipelihara oleh sebagian besar pemberi kerja di AS. (Hukum dan praktik di seluruh dunia mungkin berbeda.)

• File Personil: Ini adalah file karyawan utama yang berisi riwayat hubungan kerja.
• File Penggajian: Anda ingin menyimpan file terpisah untuk semua masalah penggajian terkait gaji dan tunjangan.
• File Medis Pegawai: Undang-undang Portabilitas dan Akuntabilitas Asuransi Kesehatan federal tahun 1996 (HIPAA) mewajibkan pengusaha untuk melindungi catatan medis karyawan sebagai rahasia.
• Formulir I-9 Pegawai: Anda perlu menyimpan file terpisah untuk semua formulir I-9 karyawan (bukan per karyawan) karena Anda tidak ingin pegawai pemerintah, yang berwenang memeriksa formulir-formulir ini dalam berbagai keadaan, melihat melalui file-file personalia karyawan utama Anda yang rahasia.

Akses Karyawan ke File Personil

Karyawan diizinkan mengakses file personalia karyawannya di bawah bimbingan dan pengawasan staf Sumber Daya Manusia. File pegawai dianggap sebagai milik majikan yang memiliki tanggung jawab untuk memelihara dan melindungi mereka.

Contoh Kebijakan File Personel

Berikut ini adalah contoh kebijakan file personil untuk digunakan di perusahaan Anda. Ini membahas berbagai file yang direkomendasikan dan siapa yang harus memiliki akses ke setiap file.

Kebijakan Sampel

Perusahaan menyimpan tiga file karyawan untuk setiap karyawan.

SEBUAH file personil dikelola untuk setiap karyawan (Nama Perusahaan Anda). File personalia ini berisi dokumen rahasia dan dikelola dan dikelola oleh staf Sumber Daya Manusia.

Akses ke file ini terbatas untuk staf SDM dan mengasumsikan bahwa setiap manajer karyawan menyimpan file sendiri dengan dokumen yang relevan dengan kinerja kerja karyawan.

Dokumen-dokumen umum dalam file personalia termasuk lamaran kerja, formulir kontak darurat keluarga, riwayat tindakan disipliner yang terdokumentasi, resume, buku pegangan karyawan dan surat wasiat atasan yang akan atasan, informasi pribadi saat ini, dan referensi pekerjaan.

Tidak semua file personil berisi dokumen yang sama tetapi setiap file personil memiliki beberapa dokumen yang sama.

File penggajian juga dipertahankan; file penggajian berisi riwayat pekerjaan, departemen, perubahan kompensasi karyawan, dan sebagainya. Akses ke file penggajian terbatas pada staf akuntansi dan SDM yang sesuai.

Sebuah file medis karyawan juga dipertahankan. Isi file medis tidak tersedia untuk siapa pun kecuali staf yang ditunjuk Sumber Daya Manusia dan karyawan yang catatannya disimpan dalam file. Atas Nama Perusahaan Anda), file medis menerima penyimpanan dan kerahasiaan tingkat tinggi.

Seorang karyawan dapat melihat file personelnya dengan menghubungi staf Sumber Daya Manusia selama jam kerja normal. Tidak ada karyawan yang dapat mengubah atau menghapus dokumen apa pun dari file personelnya yang harus dilihat di hadapan staf SDM.

Disebut Juga Sebagaifile karyawan, catatan karyawan, file sumber daya manusia, dokumentasi

Penafian - Harap Dicatat:

Susan Heathfield melakukan segala upaya untuk menawarkan nasihat yang akurat, masuk akal, etika, manajemen Sumber Daya Manusia, majikan, dan tempat kerja baik di situs web ini, dan ditautkan dari dari situs web ini, tetapi dia bukan pengacara, dan konten di situs, sementara berwibawa, tidak dijamin untuk akurasi dan legalitas, dan tidak dapat ditafsirkan sebagai nasihat hukum.

Situs ini memiliki pemirsa di seluruh dunia dan undang-undang dan peraturan ketenagakerjaan bervariasi dari satu negara ke negara lain dan negara ke negara, sehingga situs tersebut tidak dapat menentukan semuanya untuk tempat kerja Anda. Jika ragu, selalu mencari penasihat hukum atau bantuan dari sumber daya pemerintah Negara Bagian, Federal, atau Internasional, untuk memastikan interpretasi dan keputusan hukum Anda benar. Informasi di situs ini hanya untuk panduan, ide, dan bantuan saja.