Tujuan dan Isi dari File Penggajian Karyawan

File penggajian karyawan adalah gudang untuk segala sesuatu yang ada hubungannya dengan gaji karyawan. Alasan utama untuk membuat file penggajian adalah untuk membatasi akses ke informasi rahasia lainnya yang terdapat dalam file personalia.

Tujuan dari File Penggajian Karyawan

File penggajian memungkinkan staf akuntansi untuk membayar karyawan tanpa mengakses informasi rahasia karyawan. Staf akuntansi dapat menyimpan catatan penggajian di mana masuk akal untuk membayar karyawan. Dalam kasus di mana penggajian dan akuntansi outsourcing, ini adalah praktik yang bahkan lebih direkomendasikan untuk catatan penggajian karyawan.

File penggajian membatasi aksesibilitas ke informasi rahasia karyawan. File penggajian karyawan memungkinkan staf akuntansi dan keuangan untuk memiliki informasi yang mereka butuhkan untuk membayar karyawan di lokasi yang praktis. Lokasi harus aman dan tidak terjangkau oleh karyawan lain.

Anda perlu memberi kesan pada staf akuntansi bahwa informasi dalam file penggajian bersifat rahasia dan tidak boleh dibagikan tanpa izin dan keluar dari staf SDM. Staf akuntansi juga tidak boleh berbagi informasi tentang kenaikan gaji karyawan, promosi, bonus, dan informasi lain apa pun yang bersifat rahasia tentang karyawan.

Sumber Daya Manusia tidak perlu memonitor akses akuntansi ke file penggajian karyawan. Seperti yang disarankan untuk file karyawan terkait seperti personel dan file medis, Anda harus membatasi akses ke file penggajian. Hanya orang yang perlu memiliki informasi untuk melakukan pekerjaan mereka yang harus melihat isinya.

Isi dari File Penggajian Karyawan

Ini adalah daftar yang disarankan dari apa yang termasuk dalam file penggajian karyawan.

• Surat penawaran yang ditandatangani oleh manajer perekrutan, Sumber Daya Manusia, dan karyawan
• Otorisasi pembayaran ditandatangani oleh Sumber Daya Manusia dan manajer perekrutan ketika kontrak karyawan ada
• Formulir W-4
• Dokumen dan otorisasi terkait dengan manfaat karyawan yang melibatkan pemotongan gaji
• Formulir otorisasi setoran langsung
• Formulir akuntansi waktu gaji
• Lembar waktu mingguan setiap jam
• Catatan jam waktu, di mana digunakan
• Catatan kehadiran
• Permintaan penggantian biaya termasuk dokumentasi dan tanda terima untuk perjalanan dan pengeluaran resmi lainnya

• Formulir penggantian uang sekolah dan kwitansi untuk pembayaran, buku, dan sebagainya
• Membayar formulir permintaan di muka
• Dokumen pinjaman perusahaan dan jadwal pembayaran
• Pesanan dan catatan pengeluaran
• Otorisasi untuk merilis informasi pribadi
• Dokumen yang berkaitan dengan kenaikan gaji setiap karyawan
• Dokumen terkait dengan bonus, pembagian keuntungan, atau penghargaan apa pun
• Formulir W-2
• Otorisasi untuk tindakan penggajian lainnya yang diizinkan perusahaan Anda

Disebut Juga Sebagaifile karyawan, catatan karyawan, file sumber daya manusia, dokumentasi

Catatan: Susan Heathfield melakukan segala upaya untuk menawarkan saran, sumber daya, manajemen sumber daya manusia yang akurat, masuk akal, dan nasihat di tempat kerja di situs web ini, tetapi ia bukan pengacara. Konten di situs ini tidak dapat ditafsirkan sebagai nasihat hukum. Situs ini memiliki khalayak luas di seluruh dunia dan undang-undang dan peraturan ketenagakerjaan bervariasi dari satu negara ke negara lain dan negara ke negara, sehingga artikel tidak dapat definitif pada mereka semua untuk tempat kerja Anda. Jika ragu, selalu mencari penasihat hukum. Informasi di situs disediakan hanya sebagai panduan.