Praktik Terbaik untuk File Personil Karyawan

Merupakan ide bagus bagi pemberi kerja untuk memelihara file personil untuk setiap karyawan. Dokumentasi riwayat pekerjaan, catatan kontribusi dan pencapaian, pemberitahuan disiplin, promosi, rencana pengembangan kinerja, dan banyak lagi lainnya, termasuk dalam arsip personalia. Majikan yang cerdas menyimpan lebih dari satu file personalia juga.

Majikan memiliki alasan yang baik untuk menyimpan beberapa file personel - beberapa legal dan beberapa untuk tujuan praktik kerja terbaik. Dokumentasi diperlukan sehingga pengusaha memiliki pandangan yang akurat tentang riwayat pekerjaan karyawan. Dokumentasi mendukung keputusan majikan dan dapat melindungi majikan dalam tuntutan hukum - dipelihara dengan benar.

Isi dari file personel memberikan tinjauan historis tentang kejadian penting selama karir karyawan. Mereka mendukung keputusan yang dibuat tentang karyawan dan kariernya. Mereka menunjukkan alasan majikan di balik perekrutan, promosi, pemindahan, penghargaan dan pengakuan, dan keputusan pemecatan.

Berbagai Pedoman Yang Terkait Dengan Berbagai Jenis File Personil

Karena beberapa jenis file personel direkomendasikan, aturan dan pedoman yang berbeda dikaitkan dengan setiap jenis file personel.

• Setiap jenis file personil memiliki alasan berbeda untuk konten yang ada dan berbeda, berdasarkan alasan itu.
• Setiap jenis file personel disimpan secara berbeda.
• Akses ke file personel dibatasi untuk karyawan tertentu di sebagian besar organisasi. Banyak organisasi membatasi akses file personil hanya untuk staf Sumber Daya Manusia. Jenis file personel yang berbeda memiliki pedoman akses yang berbeda.
• Akses karyawan ke file personelnya diperbolehkan, tetapi sebagian besar perusahaan membuat pedoman untuk akses karyawan dengan kebijakan akses file personel dalam buku pegangan karyawan. (Berbagai negara bagian dan yurisdiksi memiliki aturan berbeda, jadi tetap perbarui lokasi Anda.)

  Sebagian besar organisasi tidak mengizinkan manajer karyawan untuk mengakses keseluruhan file personalia. Mereka mengharapkan para manajer untuk menyimpan dokumentasi yang relevan dalam file karyawan manajemen mereka sendiri yang bukan file personalia resmi.

• Departemen Sumber Daya Manusia memiliki dan bertanggung jawab atas file-file personalia karyawan.

File Personil yang Direkomendasikan

Berikut adalah jenis-jenis file personil yang direkomendasikan dan apa yang perlu Anda ketahui tentang bekerja dengannya.

File Personil Pegawai

Ini adalah file personalia utama yang dipelihara pemberi kerja untuk setiap karyawan. File personalia menyimpan riwayat pekerjaan masing-masing karyawan. Ini yang perlu Anda ketahui tentang file pegawai.

File Medis

File medis karyawan memiliki batasan hukum yang serius yang harus diketahui dan dipatuhi oleh pemberi kerja. Inilah yang perlu Anda ketahui tentang kerahasiaan dan konten file medis karyawan.

File Penggajian

Akses karyawan ke file penggajian karyawan kurang ketat dibandingkan akses ke file medis atau personel. File penggajian menyimpan informasi tentang gaji, pemilihan tunjangan, perubahan tarif gaji, garnishment, dan dokumentasi hukum lainnya yang memengaruhi gaji karyawan. Berbagai staf akuntansi dan Sumber Daya Manusia mengakses informasi dalam file penggajian.

File Formulir I-9 untuk Karyawan

Karena hak akses dari berbagai lembaga pemerintah, Anda mengikuti praktik terbaik dengan mempertahankan file terpisah untuk semua formulir I-9 karyawan. Cari tahu lebih lanjut tentang menyimpan formulir I-9.

Kebijakan Akses File Personil untuk Karyawan

Anda ingin memungkinkan setiap karyawan untuk mengetahui apa yang ada dalam file personelnya, tetapi Anda perlu mengontrol integritas, kelengkapan, dan ketelitian file tersebut. Menjaga kerahasiaan karyawan dan majikan dan akses terbatas dipastikan dengan kebijakan akses file personel.

Apa yang Tidak Termasuk dalam File Personil Karyawan

Mencari pedoman tentang konten yang tidak boleh dimasukkan dalam file personalia karyawan? Berikut adalah rekomendasi terbaik saya tentang konten yang ingin Anda pertahankan baik di lokasi yang terpisah dan tidak resmi atau tidak dipertahankan sama sekali. Penyimpanan dokumentasi yang tidak dibutuhkan dan murni pendapat bisa melukai Anda.

Dokumentasi

Apakah Anda tahu apa itu dokumentasi? Kata, dokumentasi, sering muncul di dunia ketenagakerjaan dan Sumber Daya Manusia. Tetapi, makna dokumentasi dan mengapa Anda mungkin ingin mendokumentasikan peristiwa-peristiwa ketenagakerjaan tertentu dibahas secara menyeluruh, "Pentingnya Dokumentasi dalam Sumber Daya Manusia." Lihatlah karena dokumentasi yang tepat sangat penting untuk file pekerjaan yang akurat.

Penolakan: Harap dicatat bahwa informasi yang diberikan, meskipun otoritatif, tidak dijamin untuk keakuratan dan legalitas. Situs ini dibaca oleh khalayak di seluruh dunia dan undang-undang dan peraturan ketenagakerjaan bervariasi dari satu negara bagian ke negara lain. Silakan mencari bantuan hukum, atau bantuan dari sumber daya pemerintah Negara Bagian, Federal, atau Internasional, untuk memastikan interpretasi dan keputusan hukum Anda benar untuk lokasi Anda. Informasi ini untuk panduan, ide, dan bantuan.