10 Kebiasaan Manajer Proyek yang Sukses

Mengapa manajer proyek tertentu membawa proyek mereka tepat waktu, sesuai anggaran dan dengan pelanggan yang puas sementara yang lain mengalami kesulitan? Mari kita lihat sepuluh kebiasaan yang dibagikan manajer proyek yang sangat sukses untuk mengetahuinya.

Kebiasaan-kebiasaan ini disebutkan berulang-ulang dalam penilaian kinerja dan ulasan akhir proyek di mana klien, tim, atau sponsor menawarkan umpan balik kepada manajer proyek.

Anda tidak perlu memiliki sepuluh tahun pengalaman untuk memberikan keberhasilan setiap saat. Dengan mengubah kebiasaan Anda dan meningkatkan keterampilan Anda, Anda dapat secara drastis meningkatkan peluang proyek Anda menjadi sukses dan memberikan waktu yang tidak terlalu membuat stres di tempat kerja juga.

Menggunakan Tim yang Tepat

Manajer proyek yang paling efektif dan sukses mengetahui kemampuan anggota tim mereka. Ini berarti bahwa mereka dapat mengalokasikan pekerjaan yang tepat untuk orang yang tepat.

Menggunakan sumber daya yang salah pada suatu tugas dapat menyebabkannya membutuhkan waktu lebih lama atau buruk. Ini membantu untuk mengetahui kekuatan dan kelemahan individu yang bekerja dengan Anda sehingga Anda dapat mengalokasikan mereka untuk tugas-tugas proyek.

Mengelola Masalah Proyek

Semua proyek mengalami masalah dari waktu ke waktu. Manajer proyek yang sukses jangan biarkan itu membuat mereka khawatir. Mereka tahu proses untuk manajemen masalah dan juga cara terbaik untuk menangani masalah saat mereka muncul.

Anda bisa melakukannya juga. Setelah Anda tahu cara menilai masalah proyek, Anda akan menemukan bahwa manajemen masalah menjadi kebiasaan yang mudah untuk dimasukkan ke dalam rutinitas mingguan Anda. Sisihkan waktu untuk membaca log masalah Anda setiap minggu, dan Anda akan segera menemukan bahwa itu adalah pekerjaan yang mudah untuk tetap di atas dalam mengelola masalah.

Mengatasi Perubahan

Proyek dirancang untuk mengubah banyak hal, tetapi perubahan semacam itu terjadi pada orang lain! Lebih sulit untuk mengelola perubahan yang ditujukan tepat pada tim proyek, mengganggu jadwal proyek yang terperinci dan menciptakan pekerjaan baru dan setumpuk pembaruan dokumentasi.

Manajer proyek yang sukses memiliki proses manajemen perubahan yang mereka ikuti. Mengikuti langkah-langkah yang ditentukan memudahkan untuk mengubah tindakan apa pun menjadi kebiasaan karena terstruktur dan berulang.

Proses manajemen perubahan terlihat seperti ini:

• Terima informasi tentang perubahan tersebut.
• Nilai perubahannya.
• Tetapkan berapa banyak pekerjaan yang harus dilakukan untuk melakukan perubahan.
• Siapkan rekomendasi tentang apakah perlu terus maju.

Setelah Anda menyiapkan rekomendasi, minta sponsor Anda untuk mengambil keputusan tentang apakah Anda harus memasukkan perubahan atau tidak. Anda dapat menyetujui beberapa perubahan kecil sendiri selama mereka berada dalam tingkat wewenang dan wewenang Anda. Manajer proyek yang sukses tahu bahwa mengatasi perubahan adalah bagian dari pekerjaan dan mereka memiliki rencana untuk menghadapinya ketika dan ketika mereka muncul.

Mengelola Biaya Proyek

Kemungkinan besar proyek Anda akan menimbulkan biaya, bahkan jika Anda tidak memiliki kendali penuh atas dompet itu sendiri. Mampu mengelola elemen keuangan dalam kendali Anda harus menjadi kebiasaan. Jika Anda tidak mendekatinya secara rutin dan rutin, Anda akan menemukan pekerjaan menjadi sangat besar sehingga tidak mungkin dilakukan dengan baik.

Manajer proyek yang fantastis tetap mengikuti pengeluaran dengan sistem pengarsipan yang berfungsi untuk faktur, kutipan, dan taksiran. Biasakan menggunakan perangkat lunak penganggaran Anda (bahkan jika itu hanya spreadsheet).

Anda tidak dapat mengelola biaya proyek sampai Anda memiliki rencana tentang apa yang akan Anda belanjakan. Baca ini tentang cara membuat anggaran proyek sehingga Anda bisa memulai.

Teambuilding

Tim proyek mungkin tidak bekerja secara langsung untuk Anda. Jadi, mengapa membangun tim bagian dari kebiasaan manajer proyek yang sukses? Itu karena Anda membutuhkan tim Anda untuk bekerja sama secara efektif dan Anda membutuhkan individu yang terlibat dalam proyek untuk dengan cepat mencapai titik di mana mereka saling percaya. Anda mendapatkannya melalui membangun tim. Waspadai situasi di mana tim Anda berantakan. Perilaku intimidasi, khususnya, tidak dapat diterima.

Memahami Proses

Kebiasaan keenam manajer proyek yang sangat sukses adalah bahwa mereka memahami proses yang ada dalam lingkup kendali mereka. Itu artinya mereka tahu prosedur kerja apa yang perlu diikuti. Mereka tidak membuang waktu mencoba mencari cara menulis kasus bisnis karena mereka tahu bahwa ada prosedur untuk itu dan mereka dapat mengikuti langkah-langkahnya.

Manajer proyek yang paling sukses bukanlah budak untuk diproses. Mereka tahu kapan hal yang benar untuk dilakukan adalah mengikuti prosesnya. Mereka tahu kapan lebih baik mengubah sedikit agar tugas secara keseluruhan lebih mudah bagi semua orang. Contohnya adalah menghapus birokrasi dari proyek kecil dengan menyesuaikan proses yang sesuai.

Memperbarui Jadwal

Jadwal proyek tidak boleh dibiarkan begitu saja. Manajer proyek yang paling sukses akan membiasakan diri untuk secara teratur memeriksa jadwal mereka untuk akurasi dan memperbaruinya.

Ada banyak cara untuk melacak kemajuan proyek Anda. Yang paling penting adalah Anda melakukannya. Jika Anda berjuang untuk menjadikan kebiasaan ini sebagai kebiasaan Anda, maka pesanlah pertemuan singkat dalam buku harian Anda dengan diri sendiri dan jadwal Anda seminggu sekali. Gunakan waktu yang sama setiap minggu dan luangkan 30 menit untuk meninjau di mana Anda berada dan di mana Anda perlu berada. Buat amandemen yang diperlukan, beri tahu tim dan lanjutkan dengan proyek.

Jika perubahan jadwal Anda berdampak pada tanggal berakhirnya proyek atau pada tanggal pengiriman untuk tonggak utama, maka bicarakan dengan sponsor Anda. Anda tidak boleh mengubah dasar-dasar rencana dasar Anda tanpa melalui proses persetujuan formal.

Mengelola Risiko Proyek

Mengetahui apa yang harus dimasukkan dalam daftar risiko Anda adalah satu hal, tetapi biasanya meninjaunya dan bertindak berdasarkan risiko yang diangkat adalah sesuatu yang berbeda. Tidak cukup menggunakan awal proyek Anda untuk mengidentifikasi risiko dan kemudian tidak memikirkannya lagi. Manajemen risiko perlu menjadi bagian dari kebiasaan proyek Anda karena tanpa itu Anda akan menemukan bahwa risiko berubah menjadi masalah dan menciptakan masalah bagi Anda.

Ini adalah area lain di mana proses standar dan pemesanan slot reguler untuk melakukan tinjauan risiko dapat membantu. Anda dapat memasukkannya sebagai bagian dari rapat tim Anda. Jadikan kebiasaan untuk meninjau risiko Anda dengan tim, tutup semua yang tidak lagi menjadi ancaman dan rencanakan tindakan untuk orang-orang yang ingin Anda mitigasi.

Waktu pelacakan

Manajer proyek tahu banyak tentang manajemen waktu proyek, tetapi itu cenderung berada dalam domain penjadwalan dan perencanaan. Yang kita bicarakan adalah pelacakan waktu secara teratur, setiap hari. Kami berbicara tentang timesheets.

Tim proyek sering kali tidak berminat menggunakan lembar waktu jika mereka belum pernah melakukannya sebelumnya. Banyak perangkat lunak manajemen proyek memiliki pelacakan waktu yang melekat pada produk. Itu dapat membuatnya lebih mudah untuk memperkenalkan pengalihan ke pelacakan waktu sebagai sebuah tim.

Apakah Anda melacak waktu tim Anda (yang disarankan), penting bagi Anda untuk mengetahui kemana waktu Anda berjalan dalam sehari. Anda harus membiasakan diri untuk mencatat bagaimana Anda menghabiskan waktu. Ini akan membantu Anda memahami apakah Anda menghabiskan waktu untuk tugas-tugas proyek prioritas utama. Anda mungkin berpikir begitu, tetapi benarkah? Lembar waktu atau rekaman waktu dari beberapa formulir akan membantu, bahkan jika itu hanya catatan harian pada notepad.

Menyampaikan Perubahan Bisnis

Akhirnya, kebiasaan yang membuat manajer proyek paling sukses adalah kemampuan mereka untuk menyamakan output proyek dengan hasil bisnis. Jika pengguna tidak menggunakan produk Anda atau perangkat lunak dengan cepat jatuh tempo atau pelanggan tidak kagum seperti Anda maka proyek Anda telah membuang-buang waktu.

Tim proyek yang paling sukses memastikan bahwa mereka tahu hasil bisnis apa yang mereka tuju. Mereka membangun solusi yang memberikan perubahan bisnis itu secara berkelanjutan. Apa yang mereka berikan ketika proyek berakhir sepenuhnya digunakan dan benar-benar diadopsi oleh pelanggan. Ini sukses karena telah dibangun untuk menjadi sukses sejak awal.

Memahami tujuan bisnis adalah kriteria utama bagi setiap manajer proyek yang ingin membuat dampak pada pelanggan dan pemangku kepentingan. Jika Anda dapat menunjukkan bahwa Anda telah menyampaikan sesuatu yang bernilai, maka mudah untuk menunjukkan dampak yang Anda miliki dan nilai yang Anda bawa ke perusahaan.

Biasakan untuk bertanya kepada para pemangku kepentingan Anda nilai bisnis apa yang mereka harapkan dan bagaimana mereka ingin menggunakan apa pun yang diberikan proyek Anda untuk mereka. Bicaralah dengan mereka tentang bagaimana mereka mendefinisikan kesuksesan. Anda dapat membangun ini menjadi proses berulang di awal setiap proyek.