5 Elemen Kunci dari Proyek yang Sukses

01 Seorang Sponsor Proyek yang Berkomitmen

Sponsor proyek adalah orang berlevel tinggi dalam organisasi yang memiliki kepemilikan proyek. Sponsor proyek yang berkomitmen mengharapkan proyek untuk berhasil dan melakukan apa pun yang dia bisa lakukan untuk memastikan kesuksesan itu membuahkan hasil.

Sponsor proyek memiliki empat tanggung jawab utama terkait dengan proyek. Pertama, sponsor memenangkan proyek. Dia bersorak di tim proyek secara publik dan pribadi. Kedua, sponsor mendukung manajer proyek. Ketika seorang manajer proyek perlu menghilangkan rintangan, ia meminta sponsor untuk bantuan karena sponsor memiliki kekuatan organisasi untuk membuat sesuatu terjadi. Ketiga, sponsor menyelaraskan sumber daya dengan menyediakannya secara langsung atau bekerja dengan orang-orang tingkat tinggi lainnya untuk mendapatkan sumber daya. Ketika sponsor adalah juara yang kuat untuk suatu proyek, rekan-rekan sponsor lebih cenderung berkontribusi sumber daya yang signifikan. Keempat, sponsor memfasilitasi pengambilan keputusan. Ketika tim proyek rontok, sponsor dapat menengahi keputusan atau mengambil keputusan.

Sponsor tetap diinformasikan melalui komunikasi yang konstan dengan manajer proyek. Keduanya bekerja bersama untuk menentukan kapan sponsor perlu turun tangan dan lebih kuat menjalankan tanggung jawab sponsor dalam mendukung manajer proyek. Misalnya, seorang manajer proyek dapat mengalami kesulitan dalam memperoleh informasi dari departemen keuangan organisasi. Sponsor proyek dapat mendekati chief financial officer tentang situasi tersebut dan meminta agar tugas mendapatkan informasi diprioritaskan di atas tugas-tugas yang bersaing.

02 Bersihkan Tujuan dan Lingkup

Sebelum mengerjakan suatu proyek dilakukan atau bahkan direncanakan, sponsor proyek harus mengartikulasikan tujuan dan ruang lingkup proyek. Tujuannya adalah hal-hal besar yang harus dicapai oleh proyek. Ambil proyek peningkatan perangkat lunak, misalnya. Departemen sumber daya manusia menggunakan perangkat lunak bisnis yang dapat disesuaikan yang terkenal untuk mengelola penggajian. Rumah sakit ingin menambahkan modul untuk manajemen pembelajaran. Tujuan proyek adalah untuk menyesuaikan perangkat lunak manajemen pembelajaran dengan kebutuhan bisnis organisasi dan untuk mengintegrasikannya dengan sistem penggajian yang ada.

Lingkup mendefinisikan parameter proyek. Melanjutkan dengan contoh proyek perangkat lunak; ruang lingkup proyek ini terbatas pada membawa sistem manajemen pembelajaran dan mengintegrasikannya dengan sistem penggajian. Sering kali, akan sangat membantu untuk mengidentifikasi hal-hal yang berada di luar ruang lingkup untuk memahami apa yang ada dalam ruang lingkup. Untuk proyek ini, menambahkan modul lain di luar jangkauan. Departemen akuntansi tidak dapat datang ke manajer proyek dan meminta modul tagihan, piutang atau hutang dagang.

Menambahkan modul setelah proyek telah ditentukan memungkinkan creep lingkup. Sponsor proyek yang baik dan manajer proyek menjaga terhadap creep lingkup dan sangat enggan untuk menambah lingkup proyek. Meningkatkan cakupan proyek meningkatkan kebutuhan proyek akan sumber daya seperti waktu dan uang. Selain itu, bekerja pada ruang lingkup tambahan menempatkan kualitas produk kerja dalam risiko.

03 Seorang Manajer Proyek Yang Baik

Seorang manajer proyek merencanakan pekerjaan dan mengatur sumber daya untuk menyelesaikan suatu proyek. Orang ini adalah penghubung antara sponsor proyek yang menetapkan visi dan tim proyek yang mencapainya. Sebagai cara yang tepat dan tepat waktu, manajer proyek membawa pemangku kepentingan untuk menawarkan masukan.

Manajer proyek biasanya memiliki sifat-sifat berikut yang membantu mereka menggerakkan proyek:

• Manajer proyek adalah perencana. Mereka memikirkan urutan pekerjaan dan tahu apa yang perlu terjadi setelah tim menyelesaikan tugas yang ada. Mereka membuat rencana yang baik tetapi juga tahu kapan harus fleksibel dan untuk mengalihkan dari rencana.
• Manajer proyek dapat dipercaya. Dengan keberhasilan mereka tergantung pada pekerjaan orang lain, manajer proyek membutuhkan orang untuk mempercayai niat baik dan kompetensi mereka. Kepercayaan sangat penting dalam hubungan antara manajer proyek dan sponsor proyek.
• Manajer proyek cenderung ekstrovert karena sebagian besar pekerjaan mereka melibatkan komunikasi.

Mereka meminta pertanggungjawaban orang terhadap komitmen mereka. Berikut ini sebuah contoh. Seorang penyelia anggota tim proyek memberi tahu manajer proyek bahwa anggota tim dapat mendedikasikan empat jam seminggu untuk proyek tersebut. Anggota tim ini telah melewatkan dua pertemuan mingguan berturut-turut dan tidak membuat kemajuan dalam tugas yang diberikannya dalam struktur rincian pekerjaan. Setelah pertemuan pertama yang terlewatkan, manajer proyek bertemu dengan anggota tim untuk membahas tenggat waktu yang hilang dan tidak terjawab. Anggota tim mengatakan dia memiliki prioritas yang lebih mendesak. Manajer proyek mencurigai ini tidak benar, jadi setelah pertemuan kedua yang tidak terjawab, manajer proyek bertemu dengan penyelia anggota tim. Pengawas mengatakan kepada manajer proyek bahwa dia akan memastikan perilaku anggota tim akan berbalik.

04 Stakeholder yang Terlibat

Stakeholder pada suatu proyek adalah orang-orang yang memiliki kepentingan dalam kesuksesan proyek tetapi bukan anggota tim proyek. Mereka tidak memikirkan proyek setiap hari seperti yang dilakukan manajer proyek atau anggota tim proyek, tetapi mereka ingin berada dalam lingkaran pada keputusan kritis dan kemajuan keseluruhan menuju tujuan proyek.

Stakeholder memiliki motivasi mereka untuk tetap mengikuti kegiatan proyek, tetapi itu adalah tanggung jawab manajer proyek untuk membawa mereka ke dalam lipatan dengan cara yang memajukan pekerjaan menuju tujuan proyek. Dalam banyak kasus, melakukan ini melibatkan keseimbangan yang rapuh antara menerima terlalu banyak input dan mendapatkan terlalu sedikit input. Stakeholder tidak dapat mempertimbangkan setiap keputusan. Itu akan menghambat proyek dan membuat setiap keputusan menjadi pertarungan. Sebaliknya, pemangku kepentingan tidak dapat ditutup karena aspek signifikan dari hampir setiap proyek memuaskan para pemangku kepentingan.

05 Anggota Tim Proyek yang Berdedikasi

Anggota tim proyek menyelesaikan pekerjaan proyek. Sering kali, anggota tim proyek ditugaskan untuk proyek di atas tugas rutin mereka yang berarti tidak ada pengurangan dalam pekerjaan lain untuk mengimbangi pekerjaan tambahan yang dibawa oleh proyek. Manajer proyek dapat membantu anggota tim bernegosiasi dengan penyelia mereka tentang masalah ini, tetapi manajer proyek tidak memiliki kendali atas tanggung jawab yang dimiliki anggota tim proyek di luar proyek.

Dedikasi anggota tim untuk proyek ini sangat berharga. Tanpa dedikasi, tenggat waktu terpeleset, dan produk kerja tidak berkualitas baik. Anggota tim yang berdedikasi termotivasi untuk mencapai tujuan proyek tepat waktu, sesuai anggaran dan hingga harapan kualitas.