Cara untuk Mengganggu Stakeholder Proyek Anda

Sebagai manajer proyek, bagian dari pekerjaan Anda adalah memastikan bahwa pemangku kepentingan - yaitu tim proyek Anda, pelanggan utama dan pemasok - mendapatkan apa yang mereka butuhkan dari proyek. Stakeholder Anda harus menjadi juara utama Anda. Mereka harus mendukung Anda, membantu Anda mencapai tujuan proyek dan memastikan bahwa semua orang menuju ke arah yang sama.

Tetapi mudah untuk mengganggu mereka. Dan ketika itu terjadi, mereka dapat berubah menjadi orang-orang yang tidak ingin lagi berurusan dengan proyek Anda. Itu risiko besar bagi manajer proyek karena Anda membutuhkan bantuan dan dukungan mereka untuk menjadi sukses. Tanpa masukan mereka, Anda mungkin tidak dapat mengirimkan proyek Anda. Berikut adalah cara untuk mengganggu pemangku kepentingan proyek Anda dan apa yang seharusnya Anda lakukan.

Gagal Berkomunikasi

Komunikasi harus sekitar 80% dari apa yang Anda lakukan sebagai manajer proyek. Saat Anda tidak memberi tahu tim, pemasok, atau pelanggan Anda apa yang sedang terjadi, maka mereka akan cepat merasa terganggu. Lebih buruk lagi, mereka cenderung mengisi kekosongan dengan penjelasan mereka tentang apa yang terjadi, yang mungkin tidak akurat dan dapat benar-benar merusak reputasi proyek.

Sebagai gantinya, kumpulkan laporan proyek yang jelas. Temui mereka secara individu dan dalam kelompok dan terus beri tahu mereka di setiap langkah. Kumpulkan rencana komunikasi proyek dan lakukan analisis pemangku kepentingan sehingga Anda dapat mengetahui siapa yang perlu mendengar apa dan kapan mereka perlu mendengarnya.

Gagal Meminta Pendapat Mereka

Komunikasi adalah satu hal, tetapi itu cenderung tentang pembaruan status dan pelacakan proyek. Anda perlu melakukan lebih dari itu untuk melibatkan mereka dalam proyek. Ini dapat mengganggu orang-orang ketika mereka adalah ahli materi pelajaran di bidang tertentu, dan Anda tidak meminta masukan mereka pada sesuatu yang sangat memenuhi syarat untuk dikomentari. Manajer proyek dapat terperangkap dalam kepercayaan bahwa mereka perlu melakukan segalanya dan membuat semua keputusan sendiri, tetapi bukan itu masalahnya.

Alih-alih, tanyakan pendapat mereka tentang cara menangani masalah-masalah proyek saat masalah itu muncul. Mempertimbangkan pandangan mereka. Anda tidak harus melakukan apa yang mereka sarankan, tetapi itu membantu untuk membangun hubungan jika Anda mendengarkan. Anda dapat melakukan ini melalui pertemuan proyek dan siap mendengarkan ketika mereka mendatangi Anda dengan saran. Jika ini tim Anda, pastikan mereka memiliki kesempatan yang memadai untuk menyampaikan pandangan mereka.

Percaya Kualifikasi Anda Memberi Anda Kekuatan Super

Menjadi PMP® tidak menjadikan Anda manajer proyek terbaik di dunia (walaupun mungkin sedikit membantu). Memegang sertifikat PRINCE2® Praktisi, atau APMP atau sebutan manajemen proyek lainnya tidak membuat Anda melampaui celaan.

Berbicara tentang kualifikasi Anda sepanjang waktu dan bagaimana buku melakukan banyak hal adalah cara yang pasti untuk mengganggu pemangku kepentingan Anda. Mereka tidak ingin mendengar tentang nilai bagus Anda dalam ujian atau bagaimana Anda menerapkan metodologi pada proyek mereka. Padahal, yang mereka inginkan hanyalah proyek itu berjalan dengan baik. Mereka tidak terlalu peduli bagaimana Anda sampai di sana, sebagian besar waktu.

Jangan berasumsi bahwa karena Anda memiliki kualifikasi dan tahu bagaimana melakukan manajemen risiko, misalnya, Anda tidak akan terjebak oleh risiko proyek. Itu terjadi pada yang terbaik dari kita. Jadi, lebih baik bersikap rendah hati dan berdedikasi, menggunakan keterampilan Anda dengan baik secara praktis tanpa percaya bahwa itu membuat Anda lebih penting daripada rekan-rekan Anda.

Kualifikasi Anda sebaliknya harus memberi Anda kepercayaan diri untuk melakukan pekerjaan sebaik mungkin sesuai kemampuan Anda, tetapi Anda akan menemukan bahwa banyak orang yang bekerja sebagai manajer proyek memiliki sertifikat. Bahkan, banyak orang yang bekerja di industri spesialis memegang sertifikat dan bagi banyak perusahaan, kredensial di bidang keahlian Anda, apakah itu arsitektur, akuntansi atau manajemen proyek, hanyalah faktor kebersihan.

Jangan berharap para pemangku kepentingan Anda terkesan dan jangan membicarakannya sepanjang waktu. Tunjukkan keahlian Anda dengan memberikan proyek dengan baik dan tunjukkan bagaimana Anda menerapkan pengetahuan yang Anda pelajari di kelas.

Mengubah Batas Waktu

Ketika semua orang telah mendaftar ke tonggak proyek dan tahu apa yang terjadi ketika Anda semua dapat bekerja secara harmonis sebagai satu tim. Saat Anda mengubah tenggat waktu dan tidak memberi tahu siapa pun, saat itulah orang mulai merasa terganggu.

Mengubah tanggal memiliki dampak besar pada pekerjaan orang lain. Mereka mungkin telah memesan waktu liburan di sekitar pekerjaan kritis mereka pada proyek. Mereka mungkin harus mengisi ulang sumber daya di tim lain karena seseorang diperlukan pada proyek pada waktu tertentu. Jika Anda mengubah tanggal tanpa memahami semua latar belakang ini, maka Anda bisa membahayakan proyek.

Sponsor proyek Anda akan mengerti jika Anda tidak dapat mencapai tonggak yang disepakati. Banyak hal berubah. Ada item baru yang ditambahkan ke ruang lingkup proyek Anda atau barang yang diambil. Tetapi bukan tugas Anda untuk menyetujui perubahan tenggat waktu saja. Bekerja dengan tim proyek Anda untuk memahami dampak perubahan. Kemudian usulkan solusi kepada sponsor proyek Anda, dengan menjelaskan alasan di balik perubahan tanggal.

Pastikan bahwa semua pemangku kepentingan menyadari perubahan dan bagaimana hal itu dapat memengaruhi pekerjaan mereka. Kemudian, dengan persetujuan semua orang, buat perubahan dan perbarui dokumentasi proyek Anda. Anda tidak boleh hanya melakukan perubahan tanggal tanpa membiarkan anggota tim lainnya tahu terlebih dahulu.

Buang Waktu Mereka

Rapat harus efisien, dikelola dengan baik, dan penggunaan waktu semua orang sangat baik. Tapi itu tidak selalu terjadi. Sering kali para pemangku kepentingan mengeluh bahwa mereka membuang-buang waktu mereka dalam rapat. Belum ada agenda, atau keputusan yang mereka harapkan tidak dibuat karena orang yang salah ada di ruangan itu.

Anda juga memiliki peluang lain untuk membuang waktu mereka - ini bukan hanya pertemuan. Jangan mengacaukan kotak masuk mereka dengan memasukkannya ke dalam salinan email saat mereka tidak perlu melakukannya. Sebaliknya, para pemangku kepentingan pada proyek memiliki pekerjaan lain untuk dilakukan juga, sehingga mereka perlu menggunakan waktu mereka dengan bijak. Pastikan rapat Anda memiliki agenda. Rencanakan mereka, undang orang yang tepat dan pastikan Anda menindaklanjutinya sesudahnya.

Hanya kirim email ke orang yang relevan. Jika Anda perlu memberi cc seseorang, pastikan mereka memahami mengapa penting bagi mereka untuk menyadari, dan menghindari 'balas semua' yang ditakuti sejauh yang Anda bisa. Sadarilah kenyataan bahwa orang lain sibuk dan bahwa proyek Anda bukan prioritas utama mereka setiap saat (jika ada di setiap saat).