5 Perbedaan Antara Proyek dan Bisnis seperti Biasa

Apakah Anda sedang mengerjakan suatu proyek? Atau apa yang Anda lakukan sebagai bagian dari operasi harian bisnis Anda?

Ketika saya berbicara dengan orang-orang dalam tim, mereka sering memberi tahu saya bahwa mereka tidak yakin apakah mereka sedang mengerjakan proyek atau fungsi bisnis seperti biasa. Keduanya diperlukan dalam suatu organisasi dan sama-sama valid, tetapi membantu memahami apa yang sedang Anda kerjakan sehingga Anda bisa lebih baik melihat di mana itu cocok dalam organisasi.

Ada lima perbedaan utama antara pekerjaan proyek dan bisnis seperti biasa (sering disingkat BAU).

Mengubah vs. Mengidentifikasi Bisnis

Pertama, ada perbedaan dalam bagaimana perubahan ditangani.

Operasi bisnis seperti biasa menjalankan bisnis. Mereka menyalakan lampu, melayani pelanggan dan mencapai target. Tim BAU juga yang pertama tahu kapan proses yang ada tidak berfungsi dan tidak lagi berguna. Ketika itu terjadi, tim BAU mengidentifikasi kebutuhan akan perubahan.

Seorang manajer, sebagai bagian dari tinjauan strategis, dapat menyarankan perubahan apa yang perlu dilakukan agar sebuah unit mencapai tujuannya. Atau anggota tim dapat membuat saran untuk perubahan. Di ujung lain spektrum, Anda mungkin memiliki kasus bisnis penuh yang diproduksi oleh manajer senior untuk memberikan perubahan yang diperlukan untuk membantu divisi mereka mencapai target tahunannya.

Ini bukan hanya merampingkan proses bisnis. Mereka yang bekerja dalam peran BAU mungkin juga menyadari bahwa perubahan itu penting karena perubahan kerangka kerja peraturan atau sebagai bagian dari lanskap kompetitif bagi organisasi. Staf garis depan bekerja untuk memberikan strategi dan tahu apa yang ingin berbeda untuk sampai ke sana.

Proyek, di sisi lain, membantu mengimplementasikan semua perubahan ini. Proyek memberikan perubahan ke dan melalui fungsi BAU menggunakan manajemen proyek. Kami akan mengklarifikasi apa manajemen proyek lebih lanjut. Organisasi proyek bekerja untuk memberikan perubahan yang diidentifikasi oleh tim BAU. Ini terjadi setelah proyek telah melalui proses persetujuan, yang biasanya merupakan kasus bisnis dan persetujuan manajemen senior.

Itu tidak mengatakan bahwa orang dalam peran proyek tidak dapat menyarankan peningkatan praktik bisnis, tetapi mereka akan melakukannya di bawah peran mereka sebagai karyawan daripada sebagai bagian dari peran proyek mereka.

Perpecahan ini, yang juga akan Anda dengar diringkas sebagai "ubah bisnis, jalankan bisnis," juga terlihat di akhir proyek. Perubahan yang diimplementasikan oleh proyek adalah menghasilkan keluaran. Itu bisa berupa perangkat lunak baru, gedung, layanan baru atau yang lainnya. Tim BAU bertanggung jawab untuk mengambil dan memanfaatkannya untuk memberikan manfaat. Dengan kata lain, proyek memberikan kemampuan untuk mendapatkan manfaat, dan operasi BAU menggunakan kemampuan itu untuk mendapatkan manfaat.

Mengelola vs Mengurangi Risiko

Agar fungsi bisnis seperti biasa menjadi efektif, Anda akan menemukan tim BAU berupaya untuk mengurangi semua risiko pada operasi. Mengambil ketidakpastian dari bisnis untuk stabilitas organisasi yang lebih baik dan proses berulang adalah hal yang baik.

Karena sifatnya yang unik dan tidak pasti, proyek memerlukan elemen risiko. Perusahaan membuat sedikit lompatan ke hal yang tidak diketahui hanya dengan melakukan proyek karena memperkenalkan perubahan dan memberikan sesuatu yang tidak ada di sana sebelumnya.

Tim proyek, oleh karena itu, mendekati risiko dengan cara yang berbeda dari tim BAU. Manajer proyek berupaya mengelola risiko - baik positif maupun negatif - untuk mendapatkan hasil terbaik. Itu mungkin termasuk mengurangi risiko untuk mencoba membatasi kemungkinan itu akan terjadi, tetapi itu termasuk strategi manajemen risiko lainnya. Kecil kemungkinan Anda akan pernah memadamkan risiko pada suatu proyek, tetapi Anda mungkin dapat melakukannya untuk alasan operasional yang baik untuk pekerjaan BAU Anda.

Satu adalah Time-Bound, yang lain sedang berlangsung

Proyek memiliki tanggal mulai, tengah dan akhir, dan merupakan acara satu kali. Ini adalah siklus hidup proyek. Faktanya, karakteristik paling menentukan dari suatu proyek adalah bahwa proyek itu selesai. Manajer proyek dan tim mengerjakan proyek selama waktu ini. Pada akhirnya, tim dibubarkan.

BAU tidak berhenti dan sedang berlangsung. Anda dapat, tentu saja, menutup suatu fungsi atau menghentikan suatu proses jika tidak lagi diperlukan untuk bisnis - meskipun itu akan dikelola sebagai proyek! Fungsi BAU menghasilkan pekerjaan yang berkelanjutan tanpa tanggal akhir yang dapat diperkirakan.

Untuk Memanfaatkan atau Tidak Memanfaatkan

Proyek dapat dikapitalisasi dan seringkali BAU tidak dapat - Anda mengandalkan biaya operasional untuk pekerjaan yang sedang berjalan seperti biasa. Dengan kata lain, perlakuan akuntansi untuk proyek dan tugas lainnya berbeda.

Pendanaan proyek sering berkaitan dengan membawa aset ke dalam layanan - artinya biaya dapat dikapitalisasi. Dalam beberapa kasus, tergantung di mana Anda berada di dunia dan peraturan akuntansi lokal Anda, Anda bahkan dapat mengambil biaya proyek di bawah garis.

Biaya BAU biasanya dianggap opex (pengeluaran operasional) dan dilacak dalam akun laba rugi perusahaan.

Pendanaan proyek dan pendanaan bisnis, secara umum, adalah bidang yang sangat khusus sehingga selalu terbaik untuk mengambil nasihat dari pakar keuangan Anda sebelum membuat penilaian tentang apa yang harus dan tidak harus dikapitalisasi dalam organisasi Anda. Aturan akuntansi berbeda-beda di setiap negara, dan bahkan oleh organisasi di mana bisnis individu memiliki proses dan cara tertentu dalam melakukan sesuatu.

Jika ragu, selalu periksa!

Tim Lintas Fungsi vs Fungsional

Akhirnya, ada perbedaan besar dalam susunan tim proyek. Proyek cenderung melibatkan tim pakar multi-disiplin yang disatukan untuk memberikan hasil tertentu. Mengetahui bagaimana memotivasi tim proyek adalah penting karena tidak semua orang dapat mengetahui tujuan spesifik di awal. Jika orang tidak memiliki pemahaman yang jelas tentang apa yang sedang mereka kerjakan, maka mereka cenderung tidak melakukan pekerjaan terbaik mereka.

Tim proyek terdiri dari orang-orang yang mengisi peran tertentu. Judul pekerjaan ini bukan tetapi posisi dalam proyek dengan tanggung jawab yang berbeda. Peran utama dalam tim proyek adalah:

• Sponsor proyek
• Manajer proyek
• Pemasok senior (organisasi yang bertanggung jawab untuk melakukan pekerjaan, yang bisa berupa tim internal seperti TI atau kontraktor atau vendor eksternal)
• Pelanggan (ini bisa berupa pelanggan internal seperti manajer departemen yang berbeda, atau, dalam organisasi layanan klien, pelanggan yang Anda kirimi proyek)
• Pakar materi pelajaran (orang-orang dibawa ke tim baik selama proyek atau bagian dari itu yang menggunakan keahlian mereka untuk berkontribusi pada keberhasilan proyek).

Cari tahu lebih lanjut tentang peran dalam tim proyek.

Pekerjaan BAU, di sisi lain, dikelola oleh tim fungsional. Mereka ahli dalam hak mereka sendiri tetapi dikelompokkan bersama sebagai sebuah divisi. Biasanya ada tumpang tindih lintas fungsi yang lebih sedikit dengan departemen lain daripada tim proyek.

Biasanya sangat jelas tim BAU mana yang seharusnya bekerja dan tujuannya jelas. Mereka akan memiliki target dan visi yang jelas untuk peran yang dimainkan departemen dalam perusahaan. Contohnya adalah tim layanan pelanggan yang bekerja sebagai bagian dari divisi layanan pelanggan yang lebih besar yang menangani panggilan dan email dari pelanggan tentang produk Anda.

Ini rumit karena mungkin ada tumpang tindih. Misalnya, pemimpin tim di call center itu adalah spesialis di bidangnya. Mereka dapat diperbantukan ke tim proyek untuk mengelola paket kerja dan sumber daya yang terkait dengan pengiriman bagian dari proyek yang berhubungan dengan kontak pelanggan. Tetapi dalam pekerjaan proyek mereka, mereka mengambil peran sebagai ahli materi pelajaran, bukan pemimpin tim layanan pelanggan. Sebagai anggota tim proyek, mereka akan bertanggung jawab atas bagian mereka dalam anggaran proyek dan memiliki tingkat diskresi yang tinggi tentang bagaimana pekerjaan dilakukan untuk memenuhi tujuan akhir.

Mereka mungkin tidak memiliki ini dalam peran BAU mereka.

BAU dan Konflik Proyek

Pekerjaan proyek dan pekerjaan BAU dapat duduk berdampingan dengan baik, tetapi sering kali ada ketegangan. Itu terjadi karena proyek mencoba mengubah status quo. Status quo berfungsi cukup baik, dan, sebagian besar, orang tidak suka perubahan.

Kedua, ketika Anda meminta orang untuk bergabung dengan tim proyek Anda, mereka dapat menderita karena konflik loyalitas. Apakah tanggung jawab pertama mereka pada pekerjaan harian atau pada proyek? Tujuan yang jelas dan komitmen yang kuat untuk proyek dari manajemen dapat membantu di sini, serta menjaga jalur komunikasi tetap terbuka sehingga mereka tahu apa yang seharusnya menjadi prioritas.

Ketiga, menjaga agar bisnis berjalan selalu menjadi prioritas. Ini memiliki implikasi bagi tim proyek yang mungkin melihat pemotongan dana mereka, sumber daya utama ditarik kembali ke peran BAU dan jangka waktu tertunda karena menjaga operasi sehari-hari organisasi berjalan menarik fokus.

Manajer proyek bisa frustrasi dengan ini tetapi selalu akan seperti itu, dan memang seharusnya begitu. Tidak ada gunanya memberikan proyek yang fantastis jika perusahaan bangkrut sementara itu dan tidak ada yang tersisa untuk menggunakan apa yang telah Anda bangun!

Dengan memperhatikan pedoman ini, akan mudah untuk melihat apakah Anda sedang mengerjakan proyek atau BAU atau keduanya.