Mengelola Perubahan Proyek Kerja

Manajer proyek menghabiskan banyak waktu untuk menghasilkan rencana dan menetapkan tujuan tim. Sponsor, pemangku kepentingan, dan tim kemudian menghabiskan banyak waktu untuk melakukan perubahan pada lingkup pekerjaan dan proses peluncuran. Memiliki proses manajemen perubahan yang jelas dan mudah di tempatnya serta pandangan yang mantap pada gambaran yang lebih besar, bahkan ketika beberapa perinciannya bergeser, sangat membantu menjaga proyek tetap maju dan memungkinkan Anda tetap tenang.

Terima Perubahan Itu Terjadi

Perubahan terjadi di hampir setiap titik siklus hidup manajemen proyek. Mengakui bahwa perubahan tidak dapat dihindarkan - bahkan, seringkali menguntungkan - bagian dari proses memungkinkan manajer proyek terbaik untuk mengadopsi pendekatan yang lebih gesit dalam perencanaan dan pelaksanaan. Memiliki strategi untuk menangani perubahan yang terjadi secara efektif adalah cara tercepat untuk mengawasi setiap orang terhadap hadiah, bahkan dalam menghadapi apa yang kadang-kadang tampak selalu berubah arah.

Proses manajemen perubahan yang jelas dan terstruktur adalah buku pedoman pelaksanaan Anda; strategi Anda 'alkitab'. Ini akan menentukan, bagi Anda, cara terbaik untuk merespons sebagai pemimpin terhadap saran - bahkan tuntutan - untuk perubahan dalam proses pengembangan. Ini akan membantu Anda menavigasi, anggun dan dengan jaminan, terkadang lanskap kolaboratif yang kontroversial menuju pencapaian tujuan akhir semua pihak.

Proses Manajemen Perubahan

Proses manajemen perubahan terlihat seperti ini:

• Menerima permintaan / permintaan untuk perubahan proses pada proyek
• Menilai perubahan permintaan / permintaan dengan fokus pada anggaran proyek berkenaan dengan:
• bahan
• persyaratan izin yang relevan
• jam kerja
• waktu hilang / didapat
• Mempersiapkan dan menyajikan kepada pemegang saham proyek / penghubung rekomendasi Anda untuk bagaimana melanjutkan relatif terhadap permintaan
• Terima persetujuan atau deklinasi keputusan pemegang saham untuk diproses

Mari kita lihat masing-masing langkah itu secara bergantian:

Terima Permintaan / Permintaan untuk Perubahan Proses pada Proyek

Anda akan menerima permintaan untuk mengubah proyek dengan ratusan cara berbeda: dalam rapat, melalui email, di telepon, di koridor saat Anda bergegas keluar dari kantor di malam hari.Idealnya, Anda akan mendapatkan informasi pada formulir permintaan perubahan, tetapi Anda harus tahu bahwa dalam kehidupan nyata banyak pemangku kepentingan penting berpikir bahwa menyelesaikan dokumen semacam ini adalah pekerjaan manajer proyek - dan di perusahaan Anda, itu mungkin.

Templat permintaan perubahan proyek (lebih dari itu dalam satu menit) harus secara akurat dan ringkas menangkap semua detail permintaan, namun secara informal mereka tiba pada Anda. Setelah Anda merasa semua detail direkam secara akurat, jalankan formulir melewati inisiator untuk verifikasi bahwa semua poin telah ditangani sepenuhnya.

Ingatlah bahwa perubahan mungkin juga berkaitan dengan berolahraga. Jangan selalu berasumsi bahwa perubahan akan berhubungan dengan menempatkan pekerjaan. Prosesnya sama terlepas dari apakah Anda menambah atau mengurangi ruang lingkup proyek.

Lakukan Penilaian Perubahan

Lihatlah permintaan perubahan secara detail. Anda akan menilai dampak pada:

• Susunan acara
• Dokumentasi
• Pekerjaan dilakukan sampai saat ini dan pekerjaan masih harus dilakukan
• Anggaran
• Ukuran kualitas
• Cakupan
• Ketersediaan sumberdaya

Misalnya, perubahan perangkat lunak dapat diperkirakan 5 hari. Ini tidak akan hanya menambah 5 hari ke jadwal karena akan mendorong tugas lain dan memindahkannya dalam jangka waktu di mana sumber daya utama sedang berlibur. Tugas itu juga perlu dipindahkan, jadi secara keseluruhan perubahan ini akan menambah 8 hari ke jadwal. Akan memakan biaya $ 5k untuk dilakukan, dan 8 hari tambahan mendorong kita ke bulan lain dengan kontrak pemasok, jadi ada biaya untuk mempertimbangkan di sana juga. Kualitas tetap sama tetapi perubahan lingkup untuk memasukkan perubahan baru.

Semua dokumentasi yang relevan perlu diperbarui termasuk rencana proyek dan manual pelatihan, yang telah dimulai.

Jadi dalam gambaran besar, perubahan 5 hari yang sederhana memiliki efek gemilang. Penting untuk mempertimbangkan semua faktor yang relevan sebelum membuat keputusan implementasi, karena memiliki gambaran lengkap dapat mengubah hasilnya.

Siapkan dan Sajikan Rekomendasi

Dipersenjatai dengan pemahaman tentang dampak penuh dari perubahan yang diminta atau perubahan, sajikan rekomendasi Anda mengenai kelangsungan hidup perubahan tersebut.

Dalam beberapa kasus, perubahan tidak akan diterapkan karena manfaat yang dirasakan akan lebih kecil dari biaya. Dalam kasus lain, manfaat yang cukup dapat ditemukan untuk mengimbangi biaya melakukan pekerjaan tambahan. Kasus-kasus lain, masih, akan membuktikan perubahan tidak dapat dihindari dan di luar kendali Anda, terlepas dari efek negatifnya, yang dihasilkan dari masalah peraturan atau kepatuhan, atau masalah internal seperti restrukturisasi organisasi.

Keputusan

Untuk perubahan kecil yang termasuk dalam batas otorisasi Anda, keputusan apakah akan menerima atau menolak perubahan ada pada Anda (dengan input yang tepat dari tim). Apa pun yang lebih besar harus disetujui oleh sponsor proyek atau dewan proyek. Persyaratan untuk apa yang termasuk dalam kategori mana biasanya dijabarkan dengan jelas pada awal proyek apa pun.

Terlepas dari hasilnya, penting untuk membuat semua orang yang terlibat dalam proses ini diketahui. Mengasingkan anggota tim di setiap titik dalam pengembangan dapat merugikan integritas seluruh proyek, dan kolaborasi di masa depan juga.

Ubah Alat Manajemen

Sejumlah alat manajemen perubahan telah dikembangkan untuk membuat proses ini lebih mudah dan lebih ramping. Pusat dari setiap kotak alat manajemen perubahan harus:

• Daftar periksa atau proses memetakan pemangku kepentingan yang berjalan melalui langkah-langkah yang tepat untuk meningkatkan perubahan ke ruang lingkup proyek
• Formulir permintaan perubahan template (Catatan: Jika proyek Anda bekerja online dari alur kerja otomatis, ide bagus untuk memasukkan formulir ini ke daftar dokumen Anda)

Mengembangkan Formulir Permintaan Perubahan Proyek

Formulir permintaan perubahan proyek harus mencakup:

• Nama orang yang meminta perubahan (‘pemohon’).
• Pengidentifikasi unik, seperti nomor perubahan (Anda dapat menambahkan ini pada diri Anda nanti karena tidak mungkin orang yang mengajukan permintaan dan menggunakan formulir akan tahu apa yang harus dimasukkan di sini).
• Deskripsi perubahan yang diusulkan, dengan sedetail mungkin.
• Kategori perubahan. Idealnya, pemohon harus dapat memilih dari bagian yang sudah diisi ini sehingga mereka hanya perlu mencentang kotak. Ini adalah tempat yang baik untuk mencatat apakah permintaan perubahan relatif terhadap regulasi atau kepatuhan internal - jika memang (benar), Anda dapat melewati banyak langkah perencanaan dan penilaian dan terus melakukannya.
• ‘Apa’dari perubahan. Apa justifikasi untuk mengimplementasikannya? Mengapa pemohon menginginkannya?
• Dampak potensial dari perubahan yang diusulkan ke berbagai elemen proyek, termasuk waktu, biaya, kualitas, ruang lingkup. Pemohon mungkin tidak memiliki semua perincian sehingga mungkin memerlukan bantuan Anda mengisi kekosongan ini melalui langkah penilaian perubahan. Minimum yang Anda cari pada titik ini adalah untuk klarifikasi, apakah itu dapat meningkatkan, mengurangi atau mengubah parameter proyek yang ada.

Formulir permintaan perubahan harus dilengkapi dengan ruang untuk rincian agar Anda bisa mengisi karena perubahan dibahas lebih lanjut. Templat juga harus menyertakan ruang untuk:

• Ubah keputusan: Terima, Tolak atau Tunda
• Nama orang yang membuat keputusan (atau kelompok) ditambah tanggal pengambilan keputusan dan setiap komentar tambahan.

Perubahan dan Manajemen Lingkup Proyek

Manajemen lingkup proyek adalah proses yang menyaring dan memurnikan perbedaan antara apa yang diperlukan untuk melaksanakan proyek dengan sukses dan yang tidak. Ketika permintaan perubahan proyek diterima, penting untuk mempertimbangkan bagaimana perubahan itu dapat mempengaruhi proyek secara keseluruhan. Proses manajemen perubahan Anda membantu Anda memperbaiki, dan mendefinisikan dalam konteks, mengapa perubahan itu praktis atau tidak perlu.

Panduan untuk Badan Pengetahuan Manajemen Proyek (PMBOK Guide) - manajemen perubahan proyek cakupan Fifth Edition perlu disebutkan karena tidak intuitif seperti yang Anda kira. "Panduan PMBOK" termasuk panduan pemula yang sangat baik dalam bentuk proses yang disebut 'Lingkup Kontrol' di bagian Manajemen Lingkup Proyek. Namun, proses manajemen perubahan pada proyek perlu ditangani secara lebih terintegrasi, dan itu tercermin dalam teks. "Panduan PMBOK" pengguna juga harus merujuk pada proses Lakukan Kontrol Perubahan Terintegrasi karena ini menetapkan dengan jelas bagaimana semuanya terhubung bersama dalam lanskap yang lebih besar.

Untuk tujuan menjadi PMP, penting untuk memahami bagaimana "Panduan PMBOK" mencakup manajemen perubahan karena akan menjadi bagian dari pemeriksaan Anda. Namun perlu diingat bahwa proses manajemen perubahan yang sebenarnya akan Anda gunakan pada proyek perlu diintegrasikan, mudah diikuti dan praktis.

Memimpin Tim Anda Melalui Proses Perubahan

Tim proyek sangat penting untuk keberhasilan setiap proyek, sehingga membantu mereka terlibat secara aktif ketika mengelola perubahan proses.

Berikut adalah 5 cara yang dapat membantu tim Anda dengan cepat menerima proses manajemen perubahan proyek:

1. Terbuka tentang perubahan. Biarkan tim Anda tahu bahwa perubahan pada proyek diharapkan.

2. Terbuka tentang prosesnya. Proses manajemen perubahan yang dibahas di sini tidak berlaku secara alami untuk semua orang. Sebagian besar anggota tim tidak akan tahu apa yang diharapkan dari mereka sampai mereka diberitahukan. Siapkan pengarahan untuk menjalani proses bersama mereka, dan biarkan masing-masing tahu apa perannya dalam pelaksanaannya.

3. Buat itu mudah. Perubahan proyek seringkali, paling-paling, kekacauan yang dikendalikan. Langkah-langkah yang Anda ambil untuk menavigasi berhasil menentukan keberanian Anda sebagai manajer proyek. Tim Anda dapat menemukan perubahan yang meresahkan - terutama yang besar atau yang membalikkan keputusan yang lama dianggap telah diselesaikan dan rintangan yang dianggap sudah lama diselesaikan. Jadwalnya salah, anggarannya mungkin berbeda, persyaratannya tentu berbeda.

Tim Anda mencari Anda untuk panduan dan stabilisasi. Buat prosesnya semudah mungkin bagi mereka.

4. Berada di sana untuk membantu. Cara kerja baru membutuhkan waktu untuk berhasil diintegrasikan. Jika sebelumnya Anda telah mengelola perubahan proyek secara informal (atau tidak sama sekali), maka beralih ke proses formal mungkin memerlukan waktu untuk menjadi "cara kami melakukan berbagai hal di sekitar sini". Biarkan tim tahu bahwa Anda ada di sana untuk membantu mereka jika mereka perlu berlari melewati Anda.

5. Jangan takut untuk mengatakan tidak. Tidak semua perubahan adalah proposal yang masuk akal. Biarkan tim Anda tahu bahwa jika mereka merasa kuat tentang perubahan yang bukan merupakan hal yang tepat untuk proyek saat ini, Anda akan mendukung mereka dalam percakapan itu dengan pemohon perubahan.

Gagal mengelola perubahan secara efektif adalah yang utama di antara cara suatu proyek dapat sepenuhnya tergelincir, jadi waspadalah. Berbekal informasi dan proses yang tepat, perubahan proyek dapat ditangani dengan cara yang terkontrol, cerdas, dan bermanfaat bagi semua yang terlibat.