Bagaimana Anda Berhasil Mengelola Proyek?

Selamat! Anda baru saja ditugaskan proyek baru yang penting. Jelas, bos Anda menawarkan kesempatan ini sebagai mosi percaya dalam keterampilan Anda. Dan sementara Anda bersemangat, ini adalah pertama kalinya Anda bertanggung jawab untuk proyek secara keseluruhan dan itu agak menakutkan

Sejumlah pertanyaan muncul di benak Anda:

• Bagaimana saya memulai?
• Apa langkah-langkah yang diperlukan untuk memindahkan proyek dari inisiasi ke penutupan?
• Bagaimana cara membangun tim proyek berkinerja tinggi?
• Siapa yang saya minta bantuan dalam proses ini? Apakah ada sponsor eksekutif?

Kiat-kiat ini fokus pada membantu siapa pun yang baru memimpin proyek, komite, atau inisiatif tim untuk kegiatan yang unik bagi organisasi. Apakah Anda mengorganisir pesta liburan atau memimpin inisiatif pengembangan produk baru, alat dan proses manajemen proyek ada untuk membuat probabilitas kesuksesan Anda jauh lebih tinggi.

5 Tahapan Proses Proyek:

1. Inisiasi: memulai proyek.
2. Perencanaan: merencanakan semua pekerjaan proyek.
3. Eksekusi: sebenarnya melakukan pekerjaan.
4. Mengelola dan mengendalikan: semua pekerjaan yang Anda lakukan selama proyek untuk memantau kemajuan.
5. Penutupan: menyelesaikan dan mengirimkan proyek dan menunda tim.

Langkah-langkah ini identik untuk setiap proyek.

13 Langkah Dasar untuk Pemula Proyek:

1. Definisikan Lingkup:Langkah pertama, dan paling penting dalam proyek apa pun adalah mendefinisikan ruang lingkup proyek. Apa yang seharusnya Anda capai atau ciptakan? Apa tujuan proyek? Sama pentingnya adalah mendefinisikan apa yang tidak termasuk dalam ruang lingkup proyek Anda. Jika Anda tidak mendapatkan definisi yang cukup dari atasan Anda, perjelas ruang lingkupnya sendiri dan kirim kembali ke atas untuk konfirmasi. Sementara contohnya sedikit keluar dari topik bisnis, kita semua dapat berhubungan dengan resepsi pernikahan. Dalam merencanakan resepsi pernikahan, Anda mungkin memiliki ruang lingkup Anda: menyiapkan resepsi pernikahan untuk 100 tamu lengkap dengan makan malam, bar terbuka, kue pernikahan, dan band live untuk menari pada tanggal tertentu dengan biaya tidak melebihi $ 20.000.

1. Tentukan Sumber Daya yang Tersedia:Orang, peralatan, dan uang apa yang akan Anda miliki untuk mencapai tujuan proyek? Sebagai manajer proyek, Anda biasanya tidak akan memiliki kendali langsung atas sumber daya ini tetapi harus mengelolanya melalui manajemen matriks.
2. Pahami Timeline:Kapan proyek harus diselesaikan? Ketika Anda mengembangkan rencana proyek Anda, Anda mungkin memiliki fleksibilitas dalam bagaimana Anda menggunakan waktu selama proyek, tetapi tenggat waktu biasanya tetap, seperti dalam kasus resepsi pernikahan. Jika Anda memutuskan untuk menggunakan jam lembur untuk memenuhi jadwal, Anda harus mempertimbangkannya terhadap batasan anggaran Anda.

1. Kumpulkan Tim Proyek Anda:Kumpulkan orang-orang di tim Anda dan mulai dialog. Mereka adalah pakar teknis. Itu sebabnya penyelia fungsional mereka menugaskan mereka ke proyek. Tugas Anda adalah mengelola tim.
2. Detail Pekerjaan, Bagian 1:Apa bagian atau komponen utama yang harus dibuat untuk menyelesaikan proyek? Misalnya, resepsi pernikahan membutuhkan tingkat tinggi: ruang resepsi, makanan, minuman, kue, tamu, dan hiburan. Tentu saja, masing-masing item yang lebih besar dapat dipecah menjadi banyak item tambahan. Itu adalah langkah selanjutnya.

1. Detail Pekerjaan, Bagian 2: Dalam contoh resepsi pernikahan kami di atas, Anda mungkin memiliki tim atau orang yang bertanggung jawab atas berbagai komponen. Bekerja dengan anggota tim Anda untuk menjabarkan detail yang diperlukan untuk mencapai setiap item utama. Orang yang bertanggung jawab atas makanan harus memahami pilihan, batasan biaya, dan membuat pilihan yang mendukung pencapaian ruang lingkup. Tuliskan langkah-langkah yang lebih kecil di setiap langkah yang lebih besar. Berapa banyak level Anda melangkah ke langkah-langkah yang lebih rinci tergantung pada ukuran dan kompleksitas proyek Anda.

1. Kembangkan Rencana Pendahuluan:Kumpulkan semua langkah Anda menjadi sebuah rencana. Cara yang baik untuk melakukan ini adalah dengan menggunakan tabel diutamakan yang mengidentifikasi item apa yang harus mendahului item lainnya. Praktik manajemen proyek formal menyerukan untuk mengembangkan apa yang disebut diagram jaringan dan mengidentifikasi jalur kritis. Meskipun ini mungkin di luar kebutuhan atau tingkat pengetahuan Anda, masalah intinya adalah mengurutkan kegiatan dalam urutan yang benar dan kemudian mengalokasikan sumber daya untuk kegiatan tersebut. Pertanyaan yang diajukan meliputi: Apa yang terjadi pertama kali? Apa langkah selanjutnya? Langkah-langkah apa yang bisa berjalan bersamaan dengan sumber daya yang berbeda? Siapa yang akan melakukan setiap langkah? Itu akan makan waktu berapa lama? Ada banyak paket perangkat lunak luar biasa yang tersedia yang dapat mengotomatisasi banyak detail ini untuk Anda. Tanyakan kepada orang lain di posisi yang sama apa yang mereka gunakan.

1. Buat Rencana Dasar Anda:Dapatkan umpan balik tentang rencana awal Anda dari tim Anda dan dari pemangku kepentingan lainnya. Sesuaikan garis waktu dan jadwal kerja Anda agar sesuai dengan proyek dalam waktu yang tersedia. Buat penyesuaian yang diperlukan untuk rencana awal untuk menghasilkan rencana dasar.
2. Minta Penyesuaian Proyek:Hampir tidak pernah cukup waktu, uang, atau bakat yang ditugaskan untuk suatu proyek.Tugas Anda adalah berbuat lebih banyak dengan sumber daya yang terbatas dari yang orang harapkan. Namun, seringkali ada batasan yang ditempatkan pada proyek yang tidak realistis. Anda perlu membuat kasus Anda dan menyampaikannya kepada atasan Anda dan meminta agar batasan yang tidak realistis ini diubah. Mintalah perubahan di awal proyek. Jangan tunggu sampai ada masalah untuk meminta perubahan yang Anda butuhkan. Namun, jika proyek Anda melibatkan pernikahan, jangan berharap untuk berhasil meminta banyak perubahan signifikan!

1. Kerjakan Rencana Anda, tetapi Jangan Mati untuk Itu:Membuat rencana itu penting, tetapi rencana itu bisa diubah. Anda memiliki rencana untuk mengemudi ke tempat kerja setiap pagi. Jika satu persimpangan diblokir karena kecelakaan, Anda mengubah paket Anda dan pergi ke arah yang berbeda. Lakukan hal yang sama dengan rencana proyek Anda. Ubah sesuai kebutuhan, tetapi selalu ingat ruang lingkup dan sumber daya.
2. Pantau Kemajuan Tim Anda:Anda akan membuat sedikit kemajuan di awal proyek, tetapi mulailah kemudian memantau apa yang dilakukan semua orang. Itu akan membuatnya lebih mudah untuk menangkap masalah sebelum menjadi masalah.
3. Dokumen Semuanya:Simpan catatan. Setiap kali Anda mengubah rencana dasar Anda, tuliskan apa perubahan itu dan mengapa itu perlu. Setiap kali persyaratan baru ditambahkan ke proyek, tulis di mana persyaratan itu berasal dan bagaimana timeline atau anggaran disesuaikan karenanya. Anda tidak dapat mengingat semuanya, jadi tulislah sehingga Anda dapat melihatnya pada ulasan akhir proyek dan belajar darinya.
4. Informasikan Semua Orang:Selalu beri tahu semua pemangku kepentingan proyek tentang kemajuan selama ini. Biarkan mereka tahu kesuksesan Anda saat Anda menyelesaikan setiap tonggak sejarah, tetapi juga beri tahu mereka tentang masalah segera setelah mereka muncul. Juga, beri informasi kepada tim Anda. Jika perubahan sedang dipertimbangkan, beri tahu tim tentang hal itu sejauh yang Anda bisa. Pastikan semua orang di tim mengetahui apa yang dilakukan orang lain.

Garis bawah

Anda tidak harus menjadi manajer proyek formal untuk memimpin inisiatif proyek. Namun, Anda harus menerapkan alat dan logika manajemen proyek untuk pekerjaan memperjelas tujuan Anda, merinci pekerjaan, membangun tim, dan melaksanakan dan memantau pekerjaan. Sukses terbaik!