Cara bagi Manajer untuk Mempersiapkan Tinjauan Kinerja

Tinjauan kinerja karyawan tahunan adalah proses sumber daya manusia yang penting untuk mendokumentasikan kinerja karyawan sepanjang tahun, peluang untuk memberikan umpan balik kepada karyawan, dan berfungsi sebagai batu loncatan untuk menetapkan tujuan kinerja dan pengembangan untuk tahun mendatang.

Namun, ritual tempat kerja tahunan dibandingkan dengan perjalanan ke dokter gigi untuk mendapatkan saluran akar. Keduanya bisa menjadi deskripsi yang akurat. Sama seperti merawat gigi Anda, alasan penilaian kinerja tahunan akhirnya terasa seperti saluran akar adalah karena kurangnya pemeliharaan preventif.

Dengan perencanaan awal yang sehat dan pemeriksaan rutin, tinjauan kinerja tahunan bisa sama tidak menyakitkannya seperti membersihkan gigi tahunan. Berikut adalah tujuh cara yang dapat disiapkan manajer untuk peninjauan kinerja karyawan tahunan untuk menjadikannya diskusi yang produktif dan tidak menyakitkan:

1. Mulailah dengan Ekspektasi dan Tujuan Kinerja

Mempersiapkan tinjauan kinerja tahunan dimulai dengan proses perekrutan. Posting pekerjaan yang ditulis dengan baik dan uraian pekerjaan dengan jelas menjabarkan apa yang diharapkan dari karyawan dan seperti apa kinerja yang seharusnya.

Ekspektasi kinerja tidak harus berupa deskripsi pekerjaan formal. Lihat bagaimana menulis harapan kinerja nyata yang membuat perbedaan untuk cara yang lebih informal dan efektif untuk mengembangkan dan mengomunikasikan harapan kinerja. Pastikan untuk mendiskusikan harapan dan tujuan ini dengan karyawan dan kunjungi kembali secara teratur. Hal-hal dapat berubah, dan ketika hal itu terjadi, karyawan tidak boleh menjadi orang terakhir yang tahu.

2. Berikan Umpan Balik Biasa Sepanjang Tahun

Bagian besar dari membuat review tahunan tidak menyakitkan adalah penghapusan kejutan. Karyawan layak dan membutuhkan umpan balik positif dan kritis secara teratur. Agar umpan balik menjadi efektif, perlu tepat waktu, disampaikan sesegera mungkin setelah hasil kinerja atau perilaku. Tentu, umpan balik kritis bisa sedikit menyengat, tapi itu jauh lebih menyakitkan daripada mendapatkan semuanya sekaligus di akhir tahun.

3. Menangani Masalah Kinerja dengan Cepat dan Tegas

Ulasan tahunan BUKAN waktu untuk mengatasi masalah kinerja serius untuk pertama kalinya. Manajer perlu belajar bagaimana mengenali, mendiagnosis, dan mendiskusikan masalah kinerja sepanjang tahun.

4. Pertahankan Dokumentasi Sepanjang Tahun

Salah satu bagian tersulit dalam mempersiapkan ulasan adalah mencoba mengingat semua yang terjadi selama setahun. Ketika seorang manajer tidak menyimpan catatan kinerja dan perilaku karyawan sepanjang tahun, mereka cenderung mendasarkan ulasan mereka pada memori baru-baru ini.

Cara sederhana untuk mendokumentasikan sepanjang tahun adalah menyimpan folder untuk setiap karyawan untuk laporan kinerja, contoh perilaku baik dan buruk, ringkasan diskusi, umpan balik pelanggan, catatan kehadiran, dan apa pun yang berkaitan dengan harapan dan tujuan kinerja.

5. Dapatkan Umpan Balik dari Orang Lain

Sementara manajer adalah orang terbaik untuk mengevaluasi kinerja karyawan, juga membantu untuk meminta umpan balik dari pelanggan, rekan kerja, dan manajer lainnya. Ini dapat dilakukan secara reguler dan informal, atau dengan metodologi survei yang lebih formal. Umpan balik harus bersifat rahasia dan anonim dan digunakan secara agregat untuk memverifikasi dan mendukung penilaian manajer.

6. Minta Umpan Balik dari Karyawan

Sementara seorang manajer TIDAK PERNAH meminta karyawan untuk menulis ulasan mereka sendiri, itu praktik yang baik untuk meminta penilaian diri dari karyawan sebagai bagian dari proses persiapan. Karyawan tersebut mungkin memiliki informasi yang tidak disadari oleh manajer, dan paling tidak, manajer dapat memperoleh pemberitahuan sebelumnya tentang titik-titik buta yang mungkin dimiliki karyawan tersebut.

7. Disiapkan dengan Contoh

Untuk kinerja, berikan dokumentasi kinerja yang obyektif dan terukur jika memungkinkan. Untuk umpan balik perilaku, berikan 2-3 contoh spesifik untuk setiap kompetensi.

Ketika seorang manajer mengikuti kiat-kiat persiapan ini, diskusi tahunan semestinya hanyalah ringkasan dari semua yang telah dibahas sepanjang tahun. Fokus kemudian dapat berubah untuk menetapkan harapan dan tujuan untuk tahun berikutnya.