10 Tips untuk Tinjauan Kinerja Karyawan yang Efektif

Apakah Anda tertarik dengan kiat tentang cara membuat ulasan kinerja berhasil di organisasi Anda? Meskipun metode dan pendekatan peninjauan kinerja berbeda dari satu organisasi ke organisasi lain, ada prinsip-prinsip universal tentang cara berbicara dengan karyawan tentang kinerjanya.

Baik itu ulasan kinerja, rapat penyesuaian gaji, atau penerapan rencana peningkatan kinerja (PIP), tips ini akan membantu Anda lebih percaya diri memimpin rapat.

Kiat-kiat ini berlaku dalam percakapan harian Anda dengan karyawan. Mereka juga penting dalam pertemuan formal berkala Anda dengan karyawan untuk membahas tujuan dan kinerja pekerjaan. Sepuluh kiat ini akan membantu Anda menjadikan ulasan kinerja positif dan memotivasi. Mereka akan meningkatkan - bukan menurunkan - kemampuan Anda untuk berinteraksi dengan karyawan pelaporan Anda.

Kiat Tinjauan Kinerja

Karyawan tersebut seharusnya tidak pernah mendengar tentang kinerja positif atau kinerja yang membutuhkan peningkatan untuk pertama kalinya pada pertemuan diskusi kinerja formal Anda kecuali itu informasi atau wawasan baru. Manajer yang efektif mendiskusikan kinerja positif dan area untuk perbaikan secara teratur, bahkan harian atau mingguan. Bertujuan untuk menjadikan isi diskusi tinjauan kinerja sebagai penekanan kembali poin-poin penting.

Untuk memberikan umpan balik rutin, tinjauan kinerja bukan acara tahunan. Rapat triwulanan direkomendasikan dengan karyawan. Di satu perusahaan menengah, perencanaan kerja dan evaluasi dilakukan dua kali setahun. Perencanaan pengembangan karir untuk karyawan juga dijadwalkan dua kali setahun, sehingga karyawan mendiskusikan pekerjaan dan kariernya, secara formal, empat kali setahun.

Apa pun komponen proses peninjauan kinerja Anda, langkah pertama adalah menetapkan sasaran. Sangat penting bahwa karyawan tahu persis apa yang diharapkan dari kinerjanya. Diskusi berkala Anda tentang kinerja perlu fokus pada bagian-bagian penting dari pekerjaan karyawan ini.

Anda perlu mendokumentasikan rencana kerja ini: tujuan dan harapan dalam rencana kerja atau format harapan kerja, atau dalam format perusahaan Anda. Tanpa perjanjian tertulis dan gambaran bersama tentang tujuan karyawan, kesuksesan bagi karyawan tidak mungkin terjadi.

Selama persiapan dan penetapan tujuan, Anda perlu membuat bagaimana Anda akan mengevaluasi kinerja karyawan dengan jelas. Jelaskan dengan tepat apa yang Anda cari dari karyawan dan bagaimana Anda menilai kinerjanya. Diskusikan dengan karyawan perannya dalam proses evaluasi. Jika proses peninjauan kinerja organisasi Anda mencakup evaluasi diri karyawan, bagikan formulir dan bicarakan tentang apa yang memerlukan evaluasi diri.

Berbagi Format Tinjauan Kinerja

Pastikan Anda juga membagikan format peninjauan kinerja dengan karyawan, sehingga dia tidak terkejut pada akhir periode waktu peninjauan kinerja. Komponen penting dari diskusi evaluasi ini adalah membagikan kepada karyawan bagaimana organisasi Anda akan menilai kinerja.

Karyawan perlu memahami bahwa jika ia melakukan apa yang diharapkan, ia akan dianggap sebagai karyawan yang berprestasi. Dalam beberapa organisasi yang memeringkat karyawan, ini setara dengan tiga pada skala lima poin. Seorang karyawan harus melakukan lebih dari sekedar melakukan untuk dianggap sebagai karyawan yang berprestasi.

Hindari efek klakson dan halo di mana segala sesuatu yang dibahas dalam pertemuan melibatkan peristiwa baru positif dan negatif. Peristiwa terbaru mewarnai penilaian Anda terhadap kinerja karyawan. Alih-alih, Anda bertanggung jawab untuk mendokumentasikan kejadian positif seperti proyek yang selesai, dan kejadian negatif seperti tenggat waktu yang terlewat, selama seluruh periode waktu yang dicakup oleh tinjauan kinerja.

Di beberapa organisasi, ini disebut laporan insiden kritis. Minta karyawan untuk melakukan hal yang sama sehingga secara bersama-sama Anda mengembangkan pandangan komprehensif pada kinerja karyawan selama periode waktu yang dibahas dalam diskusi Anda.

Mintalah Tanggapan

Mintalah umpan balik dari kolega yang telah bekerja erat dengan karyawan. Terkadang disebut umpan balik 360 derajat karena Anda memperoleh umpan balik untuk karyawan dari bosnya, rekan kerja, dan staf pelaporan apa pun, Anda menggunakan umpan balik untuk memperluas informasi kinerja yang Anda berikan untuk karyawan.

Mulailah dengan diskusi informal untuk mendapatkan informasi umpan balik. Pertimbangkan mengembangkan format sehingga umpan baliknya mudah dicerna dan dibagikan dengan manajer. Jika perusahaan Anda menggunakan formulir yang Anda isi sebelum rapat, berikan ulasan kinerja kepada karyawan sebelum rapat. Ini memungkinkan karyawan untuk mencerna konten sebelum diskusi tentang detail dengan Anda. Gerakan sederhana ini dapat menghilangkan banyak emosi dan drama dari rapat tinjauan kinerja.

Bersiap untuk Diskusi

Persiapkan diskusi dengan karyawan. Jangan pernah melakukan tinjauan kinerja tanpa persiapan. Jika Anda setuju, ulasan kinerja gagal. Anda akan kehilangan peluang kunci untuk umpan balik dan peningkatan, dan karyawan tidak akan merasa terdorong tentang kesuksesannya. Dokumentasi yang Anda kelola selama periode tinjauan kinerja sangat membantu Anda saat Anda mempersiapkan tinjauan kinerja karyawan.

Jika perlu, praktikkan pendekatan dengan staf Sumber Daya Manusia Anda, kolega, atau manajer Anda. Menulis catatan dengan poin umpan balik utama. Sertakan poin-poin penting yang dengan jelas menggambarkan poin yang Anda rencanakan untuk dilakukan kepada karyawan. Semakin Anda dapat mengidentifikasi pola dan memberikan contoh, semakin baik karyawan akan memahami dan dapat bertindak berdasarkan umpan balik.

Bertemu Dengan Karyawan

Ketika Anda bertemu dengan karyawan, habiskan waktu pada aspek-aspek positif dari kinerjanya. Dalam kebanyakan kasus, diskusi tentang komponen positif dari kinerja karyawan harus memakan waktu lebih lama daripada komponen negatif.

Untuk karyawan berkinerja rata-rata Anda di atas dan karyawan berkinerja Anda, umpan balik positif dan diskusi tentang bagaimana karyawan dapat terus meningkatkan kinerjanya harus terdiri dari sebagian besar diskusi. Karyawan akan menemukan hal yang bermanfaat dan memotivasi ini.

Tidak ada kinerja karyawan yang sepenuhnya negatif - jika demikian, mengapa karyawan tersebut masih bekerja untuk organisasi Anda? Tapi, jangan abaikan area yang perlu diperbaiki juga. Khusus untuk karyawan yang berkinerja buruk, berbicara langsung dan jangan berbasa-basi. Jika Anda tidak langsung, karyawan tidak akan memahami keseriusan situasi kinerja. Gunakan contoh dari seluruh periode waktu yang dicakup oleh tinjauan kinerja.

Percakapan adalah Kunci untuk Pertemuan Kinerja Produktif

Semangat di mana Anda mendekati pembicaraan ini akan membuat perbedaan apakah itu efektif. Jika niat Anda tulus, untuk membantu karyawan meningkat, dan Anda memiliki hubungan positif dengan karyawan, percakapan menjadi lebih mudah dan lebih efektif.

Karyawan harus percaya bahwa Anda ingin membantunya meningkatkan kinerjanya. Dia perlu mendengar Anda mengatakan bahwa Anda memiliki keyakinan pada kemampuannya untuk meningkat. Ini membantunya percaya bahwa ia memiliki kemampuan dan dukungan yang diperlukan untuk meningkatkan.

Percakapan adalah kata kunci ketika Anda menentukan pertemuan tinjauan kinerja. Jika Anda melakukan semua pembicaraan atau rapat menjadi ceramah, ulasan kinerja menjadi kurang efektif. Karyawan itu akan merasa seolah-olah dimarahi dan diperlakukan tidak adil. Ini bukan yang Anda inginkan dari karyawan ketika mereka meninggalkan ulasan kinerja mereka.

Anda menginginkan karyawan yang termotivasi dan bersemangat akan kemampuannya untuk terus tumbuh, berkembang, dan berkontribusi. Bertujuan untuk rapat peninjauan kinerja di mana karyawan berbicara lebih dari separuh waktu. Anda dapat mendorong percakapan ini dengan mengajukan pertanyaan seperti ini.

• Apa yang Anda harapkan paling menantang dari tujuan Anda untuk kuartal ini?
• Dukungan apa yang dapat disediakan departemen untuk Anda yang akan membantu Anda mencapai tujuan-tujuan ini?
• Apa harapan Anda untuk prestasi Anda di perusahaan kami tahun ini?
• Bagaimana saya bisa menjadi manajer yang lebih baik untuk Anda?
• Seberapa sering Anda ingin menerima umpan balik?
• Jadwal seperti apa yang bisa kami atur sehingga Anda tidak merasa dikelola secara mikro, tetapi saya menerima umpan balik yang saya butuhkan mengenai kemajuan Anda pada tujuan Anda?
• Apa yang akan menjadi agenda yang bermanfaat untuk pertemuan satu-satu mingguan kami?

Jika Anda memperhatikan tips ulasan kinerja ini dan mempraktikkan rekomendasi ini dalam rapat ulasan kinerja Anda, Anda akan mengembangkan alat yang signifikan untuk tas alat manajemen Anda. Tinjauan kinerja dapat meningkatkan hubungan Anda dengan karyawan, meningkatkan kinerja untuk organisasi Anda, dan meningkatkan komunikasi karyawan-manajer secara signifikan - anugerah bagi pelanggan dan hubungan kerja.

Apakah Anda menikmati artikel ini? Anda ingin mendaftar untuk mendapatkan buletin HR gratis sekarang karena Anda ingin membaca semua artikel baru segera setelah tersedia.