Bagaimana Seorang Supervisor Dapat Mengelola Ketidakhadiran

Menurut Survei Ketidakhadiran Tidak Terjadwal CCH, pengusaha kehilangan tempat dalam hal mempertahankan pekerja di tempat kerja. Tingkat ketidakhadiran yang tidak terjadwal telah meningkat ke level tertinggi sejak 1999. Yang terus menjadi perhatian utama adalah bahwa hampir dua dari tiga karyawan yang tidak muncul untuk bekerja tidak sakit secara fisik.

Bagi sebagian besar perusahaan, tanggung jawab untuk mengelola ketidakhadiran telah jatuh terutama pada pengawas langsung. Para penyelia ini seringkali adalah satu-satunya orang yang sadar bahwa seorang karyawan tertentu tidak ada.

Mereka berada dalam posisi terbaik untuk memahami keadaan di sekitar ketidakhadiran seseorang dan untuk melihat masalah pada tahap awal. Oleh karena itu, keterlibatan aktif mereka dalam prosedur ketidakhadiran perusahaan sangat penting bagi efektivitas keseluruhan dan keberhasilan kebijakan atau program ketidakhadiran di masa depan.

Untuk memastikan bahwa pengawas merasa nyaman dan kompeten dalam peran mereka mengelola absensi, mereka perlu mendapat dukungan penuh dari manajemen senior. Semua pihak harus mengetahui tujuan dari tidak adanya kebijakan dan prosedur. Haruskah ada perbedaan di antara departemen; suatu kebijakan dapat kehilangan efektivitasnya.

Untuk memberikan konsistensi yang lebih, pengawas harus dilatih dalam tanggung jawab mereka tentang mengelola ketidakhadiran, menyarankan cara melakukan wawancara kembali bekerja yang efektif, dan dididik dalam penggunaan prosedur disiplin jika diperlukan.

Tanggung jawab Supervisor

Selain memastikan bahwa pekerjaan dicakup dengan tepat selama ketidakhadiran karyawan, ada sejumlah tindakan penting lain yang perlu diambil oleh pengawas untuk mengelola ketidakhadiran. Mereka harus:

• memastikan bahwa semua karyawan sepenuhnya menyadari kebijakan dan prosedur organisasi untuk menangani ketidakhadiran,
• jadilah titik kontak pertama ketika seorang karyawan telepon sakit
• memelihara catatan ketiadaan yang terperinci, akurat, dan terbaru untuk staf mereka, (mis., tanggal, sifat penyakit / alasan ketidakhadiran, tanggal kembali bekerja yang diharapkan, sertifikasi dokter jika perlu),
• mengidentifikasi pola atau tren ketidakhadiran yang menyebabkan kekhawatiran,
• melakukan wawancara kembali bekerja
• menerapkan prosedur disiplin jika perlu.

Wawancara Kembali ke Pekerjaan

Pelatihan pengawas tentang cara terbaik mengelola absensi harus mencakup instruksi tentang cara melakukan wawancara kembali kerja yang efektif dan adil. Survei nasional terbaru menunjukkan bahwa wawancara ini dianggap sebagai salah satu alat paling efektif untuk mengelola absensi jangka pendek.

Diskusi kembali bekerja akan memungkinkan penyelia untuk menyambut karyawan kembali bekerja, di samping menunjukkan komitmen kuat manajemen untuk mengendalikan dan mengelola ketidakhadiran di tempat kerja. Wawancara akan memungkinkan pemeriksaan untuk memastikan bahwa karyawan tersebut cukup sehat untuk kembali bekerja.

Dokumen yang diperlukan dapat diselesaikan sehingga ketidakhadiran dan kesimpulannya dicatat dengan benar. Fakta bahwa ada prosedur yang mapan untuk menyelidiki dan mendiskusikan ketidakhadiran dengan seorang karyawan dapat, dengan sendirinya, bertindak sebagai pencegah bagi yang tidak hadir karena alasan yang tidak jujur.

Wawancara perlu dilakukan sesegera mungkin setelah orang yang absen kembali bekerja (selambat-lambatnya satu hari setelah dia kembali). Karyawan harus diberi kesempatan yang cukup untuk menguraikan alasan ketidakhadirannya. Pengawas harus menggunakan wawancara sebagai waktu untuk mengeksplorasi masalah apa pun yang mungkin dimiliki karyawan yang mengarah pada ketidakhadiran.

Tujuannya adalah untuk menumbuhkan budaya yang terbuka dan suportif. Ada prosedur untuk memastikan bahwa bantuan dan saran ditawarkan ketika dibutuhkan dan untuk memastikan bahwa karyawan tersebut layak untuk kembali bekerja.

Karyawan biasanya akan menghargai kesempatan untuk menjelaskan alasan asli ketidakhadiran dalam struktur formal. Jika pengawas meragukan keaslian alasan yang diberikan karena ketidakhadiran, ia harus menggunakan kesempatan ini untuk menyatakan keraguan atau masalah.

Setiap saat, karyawan harus menyadari bahwa wawancara tersebut bukan hanya bagian dari prosedur perusahaan, tetapi pertemuan yang signifikan selama ketidakhadiran telah dicatat dan mungkin memiliki implikasi untuk pekerjaan di masa depan. Prosedur disipliner perusahaan, dalam hal tingkat ketidakhadiran yang tidak dapat diterima, harus dijelaskan kepada karyawan.

Tidak ada titik selama pertemuan harus wawancara menjadi bentuk hukuman, tetapi harus dilihat sebagai kesempatan untuk menyoroti dan menjelaskan dampak ketidakhadiran dalam departemen. Sebagian besar karyawan mendapatkan rasa bangga dan prestasi dari pekerjaan dan manajemen mereka harus didorong untuk memperlakukan individu-individu ini sebagai orang dewasa yang bertanggung jawab.

Prosedur Disiplin yang Direkomendasikan jika Absensi Berlanjut

Pedoman berikut menguraikan langkah-langkah yang direkomendasikan untuk diambil dalam kasus-kasus di mana absen jangka pendek dianggap di atas tingkat yang dapat diterima dalam periode waktu tertentu.

Tahap 1: Wawancara Konseling

• Atasan langsung harus memberi tahu karyawan tentang kekhawatirannya tentang absen, mencoba menetapkan alasan penyakit dan menentukan apa yang perlu dilakukan untuk meningkatkan kehadiran.
• Jika ada kondisi medis yang diidentifikasi pada tahap ini dan kemungkinan akan berdampak pada kesesuaian pekerjaan, penyelia harus mengatur janji temu dengan dokter yang disetujui perusahaan. Ini harus dikonfirmasi dengan karyawan secara tertulis dalam waktu lima hari kerja.
• Jika dari diskusi, masalahnya tampaknya bukan karena ketidakhadiran yang mendasari untuk bekerja, penyelia harus memberi tahu karyawan bahwa, sementara penyakit yang dicatat mungkin asli, peningkatan yang berkelanjutan dalam kehadiran diharapkan atau tahap selanjutnya dalam prosedur akan diambil.
• Tinjauan kehadiran akan secara otomatis dilakukan setiap bulan selama enam bulan ke depan.

Tahap 2: Tinjauan Formal Pertama (Tahap Peringatan Verbal)

• Jika absen karyawan terus memburuk setelah analisis dan pemantauan rutin, ia harus diundang untuk menghadiri pertemuan tinjauan formal dengan penyelia.
• Catatan absensi harus dirinci dalam surat yang mengundang karyawan untuk wawancara ini. Karyawan tersebut harus diberi tahu bahwa ia berhak diwakili oleh perwakilan serikat pekerja atau kolega jika perlu.
• Tujuan dari pertemuan ini adalah untuk:

  --Lanjutkan untuk membahas alasan yang mendasari absen, - menganjurkan karyawan tentang implikasi layanan dan biaya dari ketidakhadirannya, dan

  --warn karyawan (kecuali ketika memutuskan untuk mencari saran medis) bahwa jika tidak ada peningkatan yang substansial dan berkelanjutan, pekerjaannya dapat dihentikan karena ketidakmampuannya untuk mempertahankan tingkat kehadiran yang dapat diterima. Ini merupakan peringatan verbal.

• Jika perhatian medis diperlukan, tindakan harus segera diambil. Oleh karena itu rapat hanya ditunda untuk memungkinkan bagian dari proses ini diselesaikan. Dalam lima hari kerja, karyawan harus menerima saran medis. Pertemuan kemudian disusun kembali dengan SDM dan pendapat dokter dibahas.
• Jika dokter mengkonfirmasi kesesuaian untuk bekerja, karyawan tersebut harus diperingatkan tentang konsekuensi dari ketidakhadiran yang berkelanjutan.

Tahap 3: Tinjauan Formal Kedua (Tahap Peringatan Tertulis)

• Pemantauan berkala menunjukkan bahwa tidak ada perbaikan dalam pola ketidakhadiran telah terjadi, pertemuan formal kedua akan diatur dengan HR.
• Surat yang mengundang karyawan ke rapat akan mencakup catatan absen dan, sekali lagi, nasihat tentang perwakilan.
• Setiap informasi baru yang diberikan pada pertemuan tersebut mengenai kesehatan yang buruk atau perubahan sifat penyakit mungkin perlu dinilai oleh dokter yang disetujui perusahaan.
• Karyawan harus diberi kesempatan untuk menjelaskan catatan ketidakhadirannya. Jika sesuai, penyelia harus memberi tahu karyawan bahwa peringatan tertulis resmi dikeluarkan dan bahwa peringatan ini akan tetap ada dalam arsip karyawan untuk periode yang ditentukan. Salinan peringatan harus diberikan kepada karyawan dan perwakilannya.
• Karyawan harus diberitahu bahwa kegagalan untuk memenuhi harapan kehadiran perusahaan dan untuk memperbaiki catatan ketidakhadiran saat ini yang tidak dapat diterima, akan mengakibatkan pemutusan hubungan kerja dengan karyawan tersebut.
• Jika kebugaran untuk bekerja diragukan, lanjutkan dengan opsi pemulangan sesuai dengan panduan yang diterima oleh dokter. Berkonsultasilah dengan perwakilan serikat pekerja (jika ada) mengenai proses dan opsi penempatan kembali.

Tahap 4: Penangguhan Sementara Dari Pekerjaan

• Jika mengikuti implementasi tahap-tahap sebelumnya dari proses disipliner, tidak ada peningkatan dalam kehadiran, manajemen dapat melanjutkan dengan penangguhan sementara tanpa membayar. Niat untuk menunda harus dikonfirmasi secara tertulis dengan rincian tanggal mulai dan berakhir. Salinan surat penangguhan harus dikirim ke perwakilan karyawan (jika ada).

Tahap 5: Pemutusan Hubungan Kerja

• Ini adalah tahap terakhir dalam proses disiplin di mana karyawan diberhentikan karena tidak dapat memenuhi persyaratan perusahaan untuk hadir di tempat kerja. Pemberhentian hanya dapat dilakukan dengan otorisasi tertulis dari manajer senior dan SDM.
• Surat yang memanggil karyawan masuk lagi akan mencakup saran tentang perwakilan dan akan menguraikan catatan absen. Karyawan harus diberi tahu bahwa, sebagai akibat dari wawancara, ia mungkin diberhentikan karena tidak mampu melakukan tugas kerja.
• Sekali lagi, dokter perusahaan mungkin harus dikonsultasikan jika ada informasi baru mengenai kesehatan karyawan atau kapasitas untuk bekerja.
• Jika keputusan dibuat untuk diberhentikan berdasarkan kemampuan, salinan surat pemberhentian harus dikirim ke perwakilan karyawan (jika perlu).
• Karyawan mungkin memiliki hak untuk mengajukan banding terhadap pemecatan. Banding harus sejalan dengan prosedur disipliner perusahaan.

Tantangan dalam Mengelola Ketidakhadiran

Ketahuilah bahwa pengawas seringkali merasa tidak nyaman atau tidak mau melaporkan mereka yang telah melampaui tingkat absensi yang dapat diterima. Karena banyak tekanan yang sudah ada pada pengawas, implementasi kebijakan absensi yang konsisten tidak selalu menjadi prioritas utama mereka.

Penting untuk mencoba menghilangkan subjektivitas dari mengelola absensi dan memastikan bahwa semua karyawan diperlakukan sama. Sangat penting untuk konsisten, gigih, dan adil bagi semua. Ketika ketidakhadiran tidak ditangani atau ditangani dengan cara yang tidak konsisten, moral yang lebih rendah dapat terjadi.

Mayoritas karyawan akan menghargai kebijakan dan program yang fasilitatif, bukan hukuman. Langkah-langkah ketat atau hukuman yang memaksa karyawan untuk datang ke tempat kerja dapat mengakibatkan karyawan menjadi "absen saat bekerja."

Mereka melakukan sesedikit mungkin dan menolak segala upaya untuk membuat mereka melakukan lebih banyak. Program lain harus diterapkan yang membantu karyawan hadir di tempat kerja, seperti penjadwalan kerja yang fleksibel, pembagian kerja, penghargaan kehadiran dan program kesehatan.

-------------------------------------------------

Stefanie Yorges adalah Konsultan Kepemimpinan di Leading Higher dan berspesialisasi dalam membantu para pemimpin yang kewalahan menang di tempat kerja dan berhasil dalam hidup.