Keterampilan Manajemen Dasar untuk Pemula

Level 1 dari Piramida Keterampilan Manajemen menunjukkan keterampilan dasar yang harus dikuasai oleh manajer pemula. Ini adalah dasar dari piramida keterampilan manajemen, yang menunjukkan keterampilan yang harus dikuasai manajer untuk menjadi sukses dan menunjukkan bagaimana keterampilan manajemen ini saling membangun menuju kesuksesan.

Keterampilan Manajemen Dasar

Ada empat keterampilan manajemen dasar yang harus dikuasai siapa pun untuk berhasil dalam pekerjaan manajemen. Keempat keterampilan dasar ini adalah untukmerencanakan, mengatur, mengarahkan, dan mengendalikan dan dibahas secara terpisah di bawah ini.

Rencana

Perencanaan adalah langkah pertama dan paling penting dalam tugas manajemen apa pun. Ini juga merupakan langkah yang paling sering diabaikan atau sengaja dilewati. Sementara jumlah perencanaan dan detail yang diperlukan akan bervariasi dari satu tugas ke tugas lainnya, untuk melewati tugas ini adalah untuk mengundang bencana kecuali dengan keberuntungan. Itulah yang memberi kita pepatah 6 P tentang perencanaan (atau 7 P tergantung pada bagaimana Anda menghitung).

Walaupun kebanyakan orang mengaitkan istilah perencanaan dengan perencanaan bisnis umum, ada juga tingkatan perencanaan yang berbeda:

• Perencanaan strategis
• Perencanaan Taktis
• Perencanaan Operasional

Dan ada berbagai jenis perencanaan:

• Perencanaan Bencana
• Perencanaan Suksesi
• Perencanaan Krisis
• Perencanaan Kompensasi

Mengatur

Seorang manajer harus dapat mengatur tim, tugas, dan proyek untuk menyelesaikan pekerjaan tim dengan cara yang paling efisien dan efektif. Sebagai manajer pemula, Anda mungkin mengorganisir tim kerja kecil atau tim proyek. Keterampilan yang sama ini akan dibutuhkan di kemudian hari dalam karier Anda ketika Anda harus mengatur departemen atau divisi baru perusahaan.

Jelas, ada banyak tumpang tindih antara perencanaan pekerjaan dan dalam mengorganisirnya. Ketika perencanaan berfokus pada apa yang perlu dilakukan, organisasi lebih operasional dan lebih terfokus pada bagaimana menyelesaikan pekerjaan dengan baik.

Saat Anda mengatur pekerjaan, Anda perlu:

• menentukan peran yang dibutuhkan
• menetapkan tugas ke peran
• tentukan sumber daya terbaik (orang atau peralatan) untuk peran tersebut
• mendapatkan sumber daya dan mengalokasikannya ke peran
• menetapkan sumber daya untuk peran dan mendelegasikan wewenang dan tanggung jawab kepada mereka.

Apakah Anda telah ditugaskan tim kecil atau proyek untuk dikelola, manajer pemula juga harus dapat mengatur kantor dan sistem data.

Anda mungkin tidak dapat memindahkan orang secara fisik untuk mendapatkan tim Anda bersama, tetapi Anda harus mempertimbangkannya. Di sisi lain, Anda mungkin perlu memindahkan beberapa orang ke ruang kecil dan Anda harus mengatur hal-hal sehingga tim dapat bekerja secara efektif dalam ruang itu. Kemudian dalam karir Anda, Anda mungkin perlu mengatur kantor untuk mengakomodasi tim dari beberapa departemen berbeda dan kebutuhan spesifik mereka.

Anda juga harus dapat mengatur semua sistem yang akan menangani data yang perlu dikumpulkan atau didistribusikan oleh tim Anda. Saat ini, mungkin itu adalah sistem komputer. Anda harus memutuskan apakah, misalnya, Anda perlu mengatur halaman web bersama di intranet perusahaan atau hanya folder bersama di server file. Bagaimana Anda akan mengatur sistem sehingga setiap orang yang membutuhkan informasi memiliki akses ke sana (dan bahwa itu tidak tersedia bagi mereka yang seharusnya tidak melihatnya, seperti pesaing Anda)? Jika tim Anda membutuhkan atau menghasilkan sesuatu selain informasi, Anda harus mengatur sehingga tim Anda mendapatkan apa yang mereka butuhkan, ketika mereka membutuhkannya, dan dapat menyampaikan kepada orang lain apa yang dihasilkan tim Anda pada waktu yang tepat.

Jangan lupa mengatur diri sendiri. Kami akan membahas hal ini pada level yang lebih tinggi di Level 3 Piramida Keterampilan Manajemen, tetapi bahkan sebagai manajer pemula Anda harus dapat mengatur diri sendiri, waktu Anda, dan ruang Anda sehingga Anda dapat menjadi yang paling efektif.

Akhirnya, ingat, bahwa jarang sekali mengatur sesuatu sekali saja. Dengan perubahan sumber daya, tujuan, dan faktor eksternal yang konstan, Anda biasanya perlu mengatur ulang untuk menyesuaikannya.

Langsung

Mengarahkan adalah langkah tindakan. Anda telah merencanakan dan mengatur pekerjaan. Sekarang Anda harus mengarahkan tim Anda untuk menyelesaikan pekerjaan. Mulailah dengan memastikan bahwa tujuannya jelas bagi semua orang di tim. Apakah mereka semua tahu apa tujuannya? Apakah mereka semua tahu apa peran mereka dalam membawa tim ke tujuan? Apakah mereka memiliki semua yang mereka butuhkan (sumber daya, wewenang, waktu, dll.) Untuk melakukan bagian mereka?

Tarik, Jangan Dorong

Anda akan lebih efektif mengarahkan tim ke arah tujuan Anda jika Anda menarik (memimpin mereka) daripada mendorong (duduk dan memberi perintah). Anda ingin memotivasi orang-orang di tim Anda dan membantu dan menginspirasi mereka menuju tujuan tim.

Kontrol

Beberapa penulis mencoba untuk "melunakkan" keterampilan ini dengan menyebutnya "berkoordinasi" atau istilah serupa.Saya lebih suka istilah yang lebih kuat, kontrol karena sangat penting bahwa manajer dapat mengendalikan kegiatan tim.

Pada langkah-langkah di atas, Anda telah merencanakan pekerjaan, mengatur sumber daya untuk mewujudkannya dengan paling efisien, dan mengarahkan tim untuk mulai bekerja. Pada langkah kontrol, Anda memantau pekerjaan yang sedang dilakukan. Anda membandingkan kemajuan aktual dengan rencana. Anda memverifikasi bahwa organisasi berfungsi saat Anda mendesainnya.

Jika semuanya berjalan dengan baik, Anda tidak perlu melakukan apa pun selain memantau. Namun, itu jarang terjadi. Seseorang sakit, pengurutan basis data akan lebih lama setiap iterasi daripada yang diproyeksikan, pesaing utama menurunkan harganya, api menghancurkan bangunan di sebelahnya dan Anda harus mengungsi selama beberapa hari, atau beberapa faktor lain memengaruhi rencana Anda. Langkah kontrol sekarang menentukan bahwa Anda harus mengambil tindakan untuk meminimalkan dampak dan membawa semuanya kembali ke tujuan yang diinginkan secepat mungkin.

Seringkali ini berarti kembali ke tahap perencanaan dan menyesuaikan rencana. Terkadang mungkin membutuhkan perubahan dalam organisasi. dan Anda harus mengarahkan kembali semua orang ke arah tujuan baru dan menginspirasi mereka. Kemudian, tentu saja, Anda mengendalikan rencana baru dan menyesuaikan jika perlu. Siklus ini berlanjut hingga Anda menyelesaikan tugas.

Alat Kontrol Manajer

Pada langkah kontrol, Anda menetapkan standar untuk kinerja dan kualitas dan kemudian Anda memantau untuk memastikan mereka terpenuhi. Ada banyak alat yang tersedia bagi Anda karena ada hal-hal yang perlu Anda pantau.

• Alat penjadwalan - sejumlah alat perangkat lunak memungkinkan Anda untuk memasukkan jadwal Anda dan kemudian memperbarui kemajuan secara teratur. Program ini akan menyoroti perubahan dalam jadwal sehingga Anda dapat mengidentifikasi tindakan korektif yang harus diambil.
• Kontrol keuangan - sebagai manajer, Anda biasanya memiliki anggaran. Laporan dari Departemen Keuangan akan memberi tahu Anda bagaimana pengeluaran Anda (untuk orang dan sumber daya lainnya) sesuai dengan rencana.
• Kontrol orang - Anda harus memastikan semua orang di tim Anda berkinerja sesuai rencana. Jika tidak, Anda harus mencari dan memperbaiki penyebabnya. Apakah mereka tidak mengerti tujuannya? Apakah mereka tidak memiliki sumber daya atau keterampilan yang mereka butuhkan? Apakah tugas itu terlalu besar untuk mereka dan perlu dimodifikasi atau ditugaskan ke sumber daya yang berbeda? Pekerjaan Anda sebagai manajer berarti memberikan umpan balik kepada anggota tim Anda tentang bagaimana kinerja mereka memenuhi rencana. Ketika tidak, Anda perlu mengambil tindakan korektif.