Cara Menulis Surat Banding

Surat banding adalah sesuatu yang Anda tulis jika Anda merasa diperlakukan tidak adil dengan cara tertentu, dan Anda ingin seseorang mempertimbangkan kembali keputusan yang mereka buat tentang Anda. Ada beberapa kali Anda mungkin perlu menulis surat banding. Mungkin Anda yakin telah diperingatkan, diturunkan pangkat, diberhentikan, atau dipecat secara tidak adil. Mungkin Anda telah ditolak kenaikan gaji saat Anda yakin layak mendapatkannya.

Apa yang Harus Dimasukkan dalam Surat Banding

Dalam surat banding, Anda menyatakan situasi atau peristiwa, menjelaskan mengapa Anda berpikir itu salah atau tidak adil, dan nyatakan apa yang Anda harapkan dari hasil yang baru. Surat itu adalah kesempatan Anda untuk berbagi sisi situasi Anda.

Tujuan dari surat banding adalah untuk membuat keputusan dipertimbangkan kembali, dan semoga dibatalkan. Jika surat Anda sopan dan jelas, ini mungkin. Baca di bawah untuk tips tentang cara menulis surat banding yang efektif. Baca juga di bawah ini untuk template surat banding dan contoh surat banding.

Kiat untuk Menulis Surat Banding

Ketahui Tempat Mengirim Surat Anda

Pikirkan baik-baik siapa yang harus Anda kirimi surat. Jika Anda mencoba mengajukan banding atas pemberhentian yang salah, kirimkan surat itu langsung ke majikan Anda. Anda tidak ingin surat Anda harus melewati sejumlah tangan - ini hanya akan menunda resolusi untuk masalah Anda.

Gunakan Format Surat Bisnis

Ini adalah surat resmi, jadi pastikan untuk menggunakan format surat bisnis yang tepat. Jika Anda mengirim banding melalui email, formatnya sedikit berbeda.

Gunakan Nada Sopan

Cobalah untuk menghindari kemarahan atau penilaian apa pun dalam tulisan Anda. Meskipun Anda mungkin sangat marah tentang masalah ini, Anda tidak ingin menyampaikan perasaan ini dalam surat Anda. Percaya diri dan persuasif, tetapi tidak agresif. Pertimbangkan untuk meminta teman membaca surat itu untuk memastikan nada suaranya sesuai.

Akui Kesalahan Apa Saja

Jika Anda melakukan sesuatu yang salah, akui itu. Sebutkan secara spesifik apa yang Anda lakukan salah, dan apa yang telah Anda pelajari dari pengalaman itu.

Nyatakan Apa yang Anda Ingin Terjadi

Dalam surat Anda, nyatakan secara eksplisit apa yang Anda harapkan akan terjadi. Apakah Anda ingin pembaca membalikkan keputusan yang dibuatnya? Apakah Anda ingin perusahaan Anda meninjau masalah tertentu sebelum mengambil keputusan? Perjelas tentang apa yang Anda inginkan.

Tetap berpegang pada Fakta

Masukkan semua fakta yang membantu mendukung kasus Anda. Jika ada kebijakan yang diabaikan, nyatakan kebijakan itu. Jika Anda memiliki dokumen yang akan membantu kasus Anda, sertakanlah. Hindari permohonan emosional, dan tetaplah pada kenyataan.

Jaga agar Singkat

Simpan surat Anda singkat. Fokuskan pada fakta, nyatakan apa situasinya, mengapa menurut Anda itu salah, dan apa langkah selanjutnya yang Anda minta.

Edit Surat Anda dengan Hati-hati

Karena ini adalah surat profesional, periksa ulang surat Anda sebelum mengirimkannya.

Mengikuti

​Jika Anda tidak mendengar apa-apa dalam seminggu atau lebih, tindak lanjuti dengan penerima surat dengan email atau surat kedua. Jika waktu sangat penting, tindak lanjuti lebih cepat.

Format Surat Banding

Informasi Kontak Anda

Namamu

Alamat Anda

Kota Anda, Kode Pos Negara

Nomor telepon Anda

Alamat email anda

Tanggal

Informasi Kontak Majikan

Nama

Judul

Perusahaan

Alamat

Kota (*): Negara (*): Kode pos

Salam

Bapak / Ibu yang terhormat. Nama keluarga, Paragraf pertama

Perkenalkan diri Anda, dan jelaskan bahwa Anda sedang menulis surat banding. Nyatakan keputusan atau situasi tertentu yang Anda minati.

Paragraf 2

Nyatakan sisi cerita Anda. Apakah fakta diabaikan? Jika demikian, berikan fakta-fakta itu. Nyatakan apakah Anda telah melampirkan dokumen yang relevan atau tidak.

Paragraf 3

Nyatakan hasil yang Anda inginkan (Apakah Anda ingin atasan Anda membatalkan keputusan? Apakah Anda ingin sesuatu ditambahkan pada keputusan?). Juga sebutkan kapan Anda memerlukan jawaban, jika ada tenggat waktu.

Paragraf Terakhir

Akhiri dengan “terima kasih” dengan sopan untuk waktu orang tersebut. Sertakan informasi kontak yang diperlukan sehingga mereka dapat menindaklanjuti dengan Anda. Jika Anda akan menindaklanjuti, nyatakan bagaimana Anda akan melakukannya, dan kapan.

Tutup gratis

Hormat kami, Tanda tangan

Tulisan Tangan (untuk surat cetakan)

Diketik tanda tangan

Templat untuk Surat Banding

Di bawah ini adalah templat untuk surat banding. Unduh templat surat banding (kompatibel dengan Google Documents dan Word Online) atau lihat di bawah untuk contoh lebih lanjut.

Unduh Templat Word

Contoh Surat Banding (Tidak Ditingkatkan) (Versi Teks)

Di bawah ini adalah contoh surat banding yang mengikuti format di atas. Ini untuk karyawan yang ditolak kenaikan gaji. Gunakan contoh ini untuk membantu Anda menulis surat banding Anda. Pastikan untuk merevisi sampel agar sesuai dengan situasi khusus Anda.

Contoh Surat Banding (Versi Teks)

Franklin Rodriguez

123 Main Street

Anytown, CA 12345

555-555-5555

[email protected]

1 September 2018

Leslie Lee

Manajer

Acme Retail

123 Business Rd.

Business City, NY 54321

Ms. Lee yang terhormat, Saya harap Anda baik-baik saja. Saya menulis untuk mengajukan banding atas keputusan Anda untuk tidak mengabulkan kenaikan gaji tahunan saya, yang kami bahas Selasa lalu di pertemuan tinjauan tahunan kami.

Seperti yang Anda nyatakan dalam pertemuan kami, Anda yakin saya terlambat bekerja terlalu banyak tahun ini untuk menjamin kenaikan gaji. Menurut catatan saya (yang saya terima dari Sumber Daya Manusia), saya belum terlambat lebih dari dua kali tahun ini. Saya telah melampirkan dokumen Sumber Daya Manusia yang menandai keterlambatan saya.

Mengingat fakta-fakta ini, saya meminta Anda mempertimbangkan kembali keputusan Anda tentang kenaikan gaji saya.

Saya sangat menghargai Anda meluangkan waktu untuk membaca ini dan dokumen terlampir. Saya senang bertemu dengan Anda kapan saja untuk membahas ini lebih lanjut.

Dengan hormat, Franklin Rodriguez (tanda tangan berupa salinan)

Franklin Rodriguez