Menggunakan Bagan Organisasi sebagai Alat Manajemen

Bagan Organisasi, atau Bagan Org, singkatnya, digunakan untuk menunjukkan kepada orang-orang struktur yang dimaksudkan dari suatu organisasi. Organisasi "formal" ini seharusnya mencerminkan struktur kekuasaan perusahaan. Terkadang Org Charts hanya berfungsi untuk membingungkan orang tentang apa sebenarnya struktur itu. Ini biasanya tidak disengaja, melainkan MENCERMINKAN kebingungan orang-orang yang terlibat.

Namun, dimungkinkan juga untuk menggunakan Bagan Organisasi sebagai alat manajemen, untuk memajukan pencapaian tujuan organisasi Anda. Kami akan memeriksa contoh-contoh khas dari Bagan Organisasi "standar". Kami akan melihat Org Charts yang membingungkan. Akhirnya, kita akan membahas penggunaan Org Chart sebagai alat manajemen.

Bagan Organisasi "Standar"

Bagan Organisasi Standar biasanya digunakan untuk menunjukkan kepada orang-orang struktur yang dimaksudkan dari organisasi. Organisasi "formal" ini seharusnya mencerminkan struktur kekuasaan perusahaan. Seringkali, itu hanya mencerminkan struktur tanggung jawab. Kekuatan nyata dalam organisasi sering mengikuti jalur komunikasi, bukan jalur dalam Org Chart.

Grafik biasanya berbentuk piramidal. Mereka menunjukkan orang yang bertanggung jawab di atas. Di bawah ini adalah bawahan yang dikelompokkan, biasanya dalam kotak yang semakin kecil. Biasanya, individu yang ditampilkan pada tingkat horizontal yang sama dalam Bagan Organisasi dianggap "rekan" dalam organisasi.

Bagan Org ini dari Departemen Komputasi Imperial College (DOC) adalah tipikal bagan piramida. Kepala Departemen memiliki lima direktur yang melapor kepadanya secara langsung, ditambah seorang Wakil Kepala dan sebuah komite pencarian. Masing-masing Direktur memiliki laporan langsung mereka yang ditunjukkan di oval hijau di bawah komite mereka.

Bagan Organisasi yang Membingungkan

Terkadang Org Charts dapat membingungkan orang tentang apa sebenarnya struktur itu. Ini biasanya tidak disengaja, melainkan mencerminkan kebingungan orang-orang yang terlibat. Jika Anda tidak yakin dengan hubungan fungsional grup, atau jika mereka sering berubah, maka hampir mustahil untuk membuat diagram secara akurat.

Mungkin tempat paling umum untuk menemukan Org Charts yang membingungkan adalah di pemerintah federal AS. Bagan Organisasi untuk Divisi Ilmu Komputer & Matematika Laboratorium Nasional Oak Ridge tidak dengan cepat menyampaikan pemahaman tentang struktur Organisasi. Tampaknya menyarankan bahwa sebelas fungsi melapor langsung kepada Direktur.

Meskipun rentang kendali (jumlah laporan langsung yang dapat diawasi secara efektif oleh manajer) sangat bervariasi, kami merasa sulit untuk percaya bahwa ini adalah organisasi yang berfungsi secara optimal. Beberapa pemimpin fungsi cenderung "lebih setara." Jika kita memetakan arus komunikasi dalam organisasi ini, dan jumlah waktu yang dihabiskan setiap bawahan dengan direktur, beberapa laporan langsung mungkin perlu direklasifikasi sebagai bawahan dari fungsi lain.

Bagan Organisasi sebagai Alat Manajemen

Org Charts biasanya merupakan perangkat reaktif, bukan proaktif. Kami telah membuat organisasi atau membiarkannya berkembang, dan itu telah berkembang. Tidak lagi jelas bagi orang-orang di dalam organisasi, atau orang-orang dengan siapa mereka berinteraksi, siapa yang bertanggung jawab untuk apa. Jadi kami membuat banyak kotak dan garis untuk menunjukkan kepada semua orang yang melakukan apa. Lalu kami menambahkan garis putus-putus dan perangkat buatan serupa untuk menunjukkan bahwa apa yang kami gambar pertama kali tidak selalu benar.

Namun, pilihan yang lebih baik adalah membuat Org Chart yang mencerminkan ke mana Anda ingin organisasi pergi, daripada sekadar mencerminkan bagaimana sekarang. Jika Anda menginginkan organisasi yang datar dan horizontal, gambarkan Org Chart seperti itu. Tunjukkan bahwa enam atau delapan (atau bahkan sebelas seperti yang kita lihat di atas) manajer melapor kepada Wakil Presiden. Tunjukkan bahwa semua sepuluh programmer melaporkan langsung ke Manajer Proyek.

Jika organisasi Anda mengandalkan lingkaran kualitas atau tim produksi untuk menyelesaikan misinya, Anda harus menunjukkannya di Bagan Organisasi Anda. Jangan merasa tertahan untuk tetap pada pengelompokan horizontal dan garis vertikal. Jika karyawan Anda akan lebih jelas memahami peran mereka dengan melakukan itu, Anda dapat menggunakan lingkaran, segitiga terbalik, atau apa pun yang Anda butuhkan.

Ada banyak produk perangkat lunak di pasaran untuk membantu Anda menunjukkan bagaimana Anda ingin organisasi Anda berfungsi. OrgPlus adalah contoh dari jenis alat yang dapat digunakan untuk mengklarifikasi banyak aspek bisnis, termasuk Org Charts.

Cara Itu Harus Dilakukan

Contoh di bawah ini adalah representasi dari Bagan Organisasi, yang sangat mengesankan saya. Ini dirilis untuk mengantarkan era baru bagi perusahaan yang membutuhkan tindakan kreatif dan baru dari semua karyawannya.

Ini jelas menunjukkan struktur datar dan horizontal yang dimaksudkan untuk menumbuhkan komunikasi dan inovasi. Ini jelas menunjukkan tim yang dibentuk oleh dua perwira top, yang mengindikasikan apa yang diharapkan dari karyawan. Namun tetap mempertahankan garis tanggung jawab akhir tegas. Presiden jelas memimpin perusahaan, tetapi semua orang tahu mereka harus melakukan bagian mereka untuk berhasil.

Cara Bagan Organisasi Seharusnya

Masih terlalu dini untuk mengatakan apakah Bagan Organisasi ini akan memiliki efek yang diinginkan. Itu telah di tempat hanya beberapa minggu. Namun, para pejabat perusahaan telah dengan jelas menggunakannya sebagai alat manajemen yang efektif untuk membantu mengarahkan organisasi mereka menuju tujuan baru.