Cara Menjalankan Rapat Efektif Yang Menghasilkan Hasil

Orang-orang menghabiskan begitu banyak waktu dalam pertemuan bisnis sehingga mengubah waktu pertemuan menjadi hasil yang berkelanjutan adalah prioritas bagi organisasi yang sukses. Tindakan yang membuat pertemuan bisnis berhasil memerlukan manajemen oleh pemimpin rapat sebelum, selama, dan setelah pertemuan.

Jika Anda memanfaatkan dua belas tip manajemen rapat bisnis ini, rapat dan tim Anda akan berfungsi lebih baik dan menghasilkan hasil yang lebih baik.

Tindakan yang Harus Dilakukan Sebelum Pertemuan Bisnis

Tindakan sebelum pertemuan bisnis menjadi dasar untuk mencapai hasil pertemuan. Anda dapat melakukan semua tindak lanjut yang diperlukan, tetapi tanpa pekerjaan awal, Anda tidak akan berhasil.

Rencanakan Rapat Bisnis

Pertemuan bisnis yang efektif yang menghasilkan hasil dimulai dengan perencanaan yang cerdas. Pertama, identifikasi apakah Anda memerlukan karyawan lain untuk membantu Anda merencanakan pertemuan (mis., Menarik orang dari beberapa departemen). Kemudian putuskan apa yang ingin Anda capai dengan mengadakan pertemuan dan menetapkan tujuan yang bisa dilakukan untuk pertemuan Anda.

Tujuan yang Anda tetapkan untuk pertemuan bisnis Anda akan membentuk kerangka kerja untuk rencana pertemuan yang efektif. Seperti yang dikatakan Stephen Covey dalam "Tujuh Kebiasaan Orang yang Sangat Efektif," "Mulailah dengan akhir dalam pikiran." Tujuan rapat Anda akan menentukan fokus rapat, agenda rapat, dan peserta yang akan Anda perlukan untuk menghadiri rapat.

Pastikan Anda Membutuhkan Pertemuan

Mungkin kedengarannya terbelakang, tetapi, setelah Anda mengembangkan rencana pertemuan bisnis Anda, pastikan bahwa rapat adalah kendaraan yang tepat untuk mencapai tujuan yang Anda buat. Mengadakan rapat adalah usaha mahal ketika Anda mempertimbangkan biaya peserta yang dapat ditagih. Berusaha keras untuk menentukan bahwa rapat adalah peluang terbaik untuk menyelesaikan masalah, meningkatkan proses, atau membuat strategi jangka panjang atau pendek untuk tim atau departemen Anda.

Pastikan Partisipasi yang Tepat pada Pertemuan

Jika pertemuan bisnis adalah cara yang tepat untuk mencapai tujuan Anda, tanyakan kepada peserta yang kehadirannya diperlukan agar pertemuan berhasil. Ini mungkin kedengarannya seperti orang yang tidak punya otak, tetapi itu naik ke pemimpin yang paling cerdas - hadirin kunci harus ada untuk menghadiri pertemuan.

Kadang-kadang orang mengirim delegasi tanpa kehadiran mereka. Jika seorang delegasi hadir sebagai pengganti pembuat keputusan penting, pastikan anggota staf yang ditunjuk memiliki wewenang untuk membuat keputusan akhir yang dapat ditandatangani. Jika tidak, tunda rapat.

Bagikan dan Tinjau Sebelum Bekerja Sebelum Pertemuan

Berapa banyak pertemuan yang Anda hadiri yang dimulai dengan fasilitator pertemuan membagikan rim kertas atau melakukan presentasi PowerPoint untuk memulai diskusi? Ini membuat frustrasi karena turun ke taktik kuningan; rapat menjadi pembacaan grup - hampir tidak produktif untuk bisnis Anda.

Anda dapat menjadikan rapat bisnis paling produktif dan memastikan hasil dengan memberikan pra-kerja yang diperlukan sebelum pertemuan. Menyediakan pra-kerja, bagan, grafik, dan bahan bacaan 48 jam sebelum rapat dimulai berarti bahwa semua orang datang siap untuk terjun langsung.

Dokumentasi yang akan membantu Anda mencapai tujuan rapat dapat mencakup yang berikut:

• laporan dan data
• bagan dan tautan ke informasi persaingan
• penjualan bulan-ke-tanggal
• rencana produksi
• Microsoft PowerPoint slide yang menggambarkan poin diskusi utama
• risalah rapat, catatan, dan tindak lanjut dari pertemuan sebelumnya atau pertemuan dan proyek terkait

Tindakan yang Harus Dilakukan Selama Pertemuan Bisnis

Selama pertemuan bisnis, jika Anda menggunakan waktu secara efektif, Anda akan membangun antusiasme untuk topik dan menghasilkan komitmen dari para peserta. Orang akan merasakan bagian dari sesuatu yang lebih besar daripada tantangan mereka sehari-hari. Oleh karena itu, pertemuan aktif yang difasilitasi dengan baik yang menetapkan tahapan untuk tindak lanjut akan menghasilkan hasil pertemuan.

Fasilitasi Pertemuan Bisnis yang Efektif

Pemimpin rapat menetapkan nada positif dan produktif untuk interaksi di antara para peserta rapat. Fasilitasi pertemuan yang efektif dimulai dengan peninjauan tujuan, atau hasil yang diantisipasi dari pertemuan, dan agenda. Fasilitator membantu anggota kelompok tetap fokus dan produktif.

Desain rapat dan agenda menetapkan kerangka kerja untuk rapat tersebut. Fasilitator yang efektif, yang menjaga para peserta tetap pada jalurnya, memastikan pencapaian hasil yang diharapkan dan diinginkan sebagai hasil dari pertemuan tersebut.

Libatkan Setiap Peserta dalam Tindakan yang Dapat Dilakukan

Setiap kelompok kerja memiliki kepribadian berbeda yang muncul untuk rapat. Anda memiliki rekan kerja yang pendiam dan juga orang yang mencoba mendominasi setiap poin diskusi. Baik memfasilitasi atau menghadiri rapat, Anda harus melibatkan setiap peserta dalam proses tujuan pertemuan.

Ini memastikan bahwa setiap peserta diinvestasikan dalam topik pertemuan dan akan menindaklanjuti. Anda tidak akan memiliki satu anggota - atau diri Anda sendiri - yang mencoba memikul seluruh muatan.

Buat Rencana Tindak Lanjut Rapat Bisnis yang Efektif

Selama pertemuan bisnis, buat rencana tindak lanjut dengan item tindakan. Rencana yang efektif meliputi yang berikut:

• Item tindakan spesifik
• Nama orang yang memiliki kepemilikan untuk menyelesaikan item tindakan
• Tanggal jatuh tempo item tindakan
• Konsensus tentang apa yang merupakan penyelesaian item tindakan

Diskusikan skenario kehidupan nyata dan hambatan untuk sukses yang mungkin dialami oleh anggota tim ketika mereka berusaha menyelesaikan hal-hal yang diperlukan untuk menghasilkan hasil. Jika Anda membutuhkan pertemuan tindak lanjut, atur waktu sebelum peserta pergi sehingga ada di kalender semua orang.

Tindakan yang Harus Dilakukan Setelah Pertemuan Bisnis

Tindakan dan perencanaan sebelum dan selama pertemuan memainkan peran besar dalam membantu Anda mencapai hasil yang diharapkan, positif, dan konstruktif. Tindakan Anda setelah rapat sama pentingnya. Tindak lanjut pada pertemuan terjadwal berikutnya tidak pernah cukup dengan investasi untuk memastikan hasil.

Publikasikan Risalah Rapat

Publikasikan menit dan rencana tindakan Anda dalam 24 jam. Orang akan paling efektif berkontribusi pada hasil jika mereka memulai item tindakan segera. Mereka masih memiliki ingatan baru tentang pertemuan, berbagai poin diskusi, dan alasan untuk setiap item pertemuan.

Juga, keterlambatan dalam distribusi menit akan mempengaruhi hasil Anda karena kebanyakan orang menunggu sampai menit tiba sebelum menangani komitmen mereka.

Tindak Lanjut Rapat Bisnis yang Efektif

Menghargai dan mematuhi tenggat waktu dan tindak lanjut akan membantu Anda mencapai hasil dari rapat Anda. Setelah pertemuan, setiap orang dengan item tindakan harus membuat rencana aksi untuk mencapai setiap komitmen mereka.

Apakah mereka menulis langkah-langkah dalam perencana mereka, mendelegasikan tugas kepada staf lain, atau menyelesaikan tugas dengan segera, individu tersebut bertanggung jawab untuk tindak lanjut.

Dan, Anda dapat meningkatkan hasil rapat dengan menindaklanjuti dengan setiap orang di tengah jalan di antara rapat. Tujuan Anda adalah untuk memeriksa kemajuan dan memastikan bahwa tugas sedang dilakukan.

Akuntabilitas untuk Tindak Lanjut Selama Pertemuan Berikutnya

Pernahkah Anda duduk dalam pertemuan lanjutan yang terdiri dari masing-masing peserta mengatakan kepada kelompok mengapa mereka tidak dapat mencapai komitmen mereka? Menetapkan norma atau kebiasaan akuntabilitas untuk hasil dimulai sejak awal siklus pertemuan Anda.

Tindak lanjut oleh fasilitator di tengah jalan antar pertemuan membantu, tetapi kelompok harus membuat kegagalan untuk menjaga komitmen tidak dapat diterima. Mintalah peserta melaporkan kemajuan dan hasil pada pertemuan berikutnya dengan harapan bahwa semua peserta akan mencapai tujuan yang ditentukan. Jika tugas terhenti, pada pertemuan berikutnya lihat apakah ada hambatan yang sah untuk maju dan tentukan bagaimana melanjutkan.

Tanya Jawab Proses Pertemuan Bisnis untuk Peningkatan Berkesinambungan

Praktik pembekalan setiap pertemuan bisnis adalah alat yang ampuh untuk perbaikan terus-menerus. Peserta bergiliran mendiskusikan apa yang efektif, atau tidak efektif, tentang proses pertemuan bisnis saat ini. Mereka juga mendiskusikan kemajuan yang mereka rasakan kelompok sedang membuat pada topik yang dihadapi.