Apa yang Dimiliki dalam File Personil Karyawan?

File personalia karyawan adalah file karyawan utama yang berisi riwayat hubungan kerja dari lamaran kerja melalui wawancara keluar dan dokumentasi pemutusan hubungan kerja. Hanya staf Sumber Daya Manusia dan penyelia dan manajer langsung karyawan yang dapat memiliki akses ke informasi dalam file personalia karyawan, dan tidak pernah meninggalkan kantor Sumber Daya Manusia.

File personalia karyawan umumnya disimpan dalam lemari arsip yang terkunci dan tahan api di lokasi terkunci yang dapat diakses oleh staf Sumber Daya Manusia. Kerahasiaan informasi karyawan dalam file personalia sangat penting.

Dari semua file karyawan yang disimpan perusahaan, file personel karyawan paling sering diakses setiap hari untuk mendapatkan informasi oleh majikan, penyelia, atau staf Sumber Daya Manusia.

Pertimbangan Tentang Konten File Personil Karyawan

Prinsip-prinsip dan pertanyaan mendasar yang perlu dipertimbangkan saat mengajukan dokumen dalam file personalia karyawan adalah berikut ini.

• Apakah majikan akan memerlukan dokumen tertentu untuk membenarkan keputusan jika majikan dituntut? Apakah majikan akan memerlukan dokumen di pengadilan?
• Apakah karyawan tahu dan mengerti bahwa dokumen akan diajukan dalam file personelnya? Dalam kebanyakan kasus, pengusaha harus meminta karyawan menandatangani dokumen, bukan untuk menandakan persetujuan dengan isi dokumen, tetapi untuk mengakui bahwa mereka mengetahui dan telah membaca dokumen tersebut.
• Tidak boleh ada kejutan, pendapat, atau catatan pribadi tentang karyawan yang harus ditempatkan dalam file pegawai. Faktanya, tidak ada pemikiran spekulatif, termasuk dalam arsip personalia karyawan.

Isi dari File Personil Pegawai

Berikut ini adalah rekomendasi tentang dokumentasi yang harus disimpan oleh pemberi kerja dalam file karyawan.

Riwayat pekerjaan

• Lamaran pekerjaan
• Lanjut
• Lanjutkan surat pengantar
• Verifikasi pendidikan
• Verifikasi pekerjaan
• Surat penolakan
• Deskripsi pekerjaan posisi
• Catatan analisis pekerjaan
• Surat penawaran kerja atau kontrak kerja
• Agen tenaga kerja atau perjanjian agen temporer, jika digunakan
• Informasi Kontak Darurat
• Formulir pengakuan buku pegangan karyawan yang ditandatangani menunjukkan tanda terima dari buku pegangan karyawan
• Daftar periksa dari orientasi karyawan baru yang menunjukkan topik yang dibahas dan oleh siapa
• Perjanjian dan dokumentasi relokasi
• Setiap kontrak, perjanjian tertulis, tanda terima, atau pengakuan antara karyawan dan pemberi kerja (seperti perjanjian tidak bersaing, kontrak kerja, atau perjanjian yang berkaitan dengan mobil yang disediakan perusahaan)

• Formulir resmi kehidupan ketenagakerjaan termasuk permintaan untuk pemindahan, promosi, lamaran kerja internal, dan sebagainya
• Dokumentasi lain yang terkait dengan pekerjaan

Pengembangan Kinerja Karyawan, Rencana Pengembangan, dan Peningkatan

• Salinan penilaian kinerja apa pun yang digunakan atau rencana pengembangan karyawan
• Penilaian mandiri karyawan
• Rekaman dari setiap sesi konseling formal
• Catatan kehadiran atau keterlambatan
• Dokumentasi rencana peningkatan kinerja
• Laporan tindakan disipliner
• Pengakuan karyawan disajikan seperti sertifikat, surat pengakuan, dan sebagainya
• Saran dan rekomendasi formal karyawan, respons organisasi
• Catatan pelatihan
• Permintaan pelatihan
• Penilaian kompetensi
• Pemberitahuan atau jadwal kelas atau sesi pelatihan

• Kebutuhan penilaian ditandatangani
• Laporan biaya pelatihan
• Keluhan dari pelanggan atau rekan kerja

Catatan Pemutusan Hubungan Kerja

• Surat pengunduran diri karyawan
• Keluar dari dokumentasi wawancara
• Pemberitahuan Cobra
• Daftar periksa akhir pekerjaan
• Akuntansi akhir untuk semua aspek pekerjaan karyawan seperti gaji terakhir, gaji liburan, pengembalian properti perusahaan, dan sebagainya