Kebijakan Akses File Personil dan Tautan ke Sampel

Semua departemen Sumber Daya Manusia menyimpan catatan yang luas. Undang-undang mengharuskan SDM untuk menyimpan banyak dari mereka untuk periode waktu tertentu. Karyawan sangat menyadari bahwa catatan-catatan ini ada (dan beberapa di bawah kesan bahwa file mengikuti mereka dari perusahaan ke perusahaan, yang tidak benar).

Karena karyawan tahu catatan ini ada, mereka akan ingin melihatnya dari waktu ke waktu untuk melihat apa yang terkandung di dalamnya.

Saat memutuskan bagaimana memberikan karyawan (dan mantan karyawan akses), perhatikan hukum apa pun yang berlaku untuk bisnis Anda. Banyak negara bagian memiliki undang-undang yang mengharuskan perusahaan untuk membuat bagian-bagian tertentu dari file tersedia untuk karyawan saat ini dan mantan. Periksa dengan pengacara ketenagakerjaan Anda untuk memastikan bahwa kebijakan Anda mematuhi semua undang-undang.

Undang-undang federal, misalnya, mensyaratkan bahwa catatan terkait dengan Undang-Undang Penyandang Disabilitas Amerika dipisahkan dari catatan personel. Jika perusahaan Anda tunduk pada HIPAA, pastikan penyimpanan rekam medis Anda juga sesuai dengan itu.

Anda mungkin memiliki banyak kelonggaran dalam hal yang Anda izinkan karyawan lihat dalam arsip mereka. Tetapi, ingatlah bahwa meskipun Anda menentukan bahwa seorang karyawan tidak dapat memiliki akses ke informasi tertentu, seperti cek referensi, bahwa dalam kasus perkara hukum, informasi tersebut dapat ditemukan.

Karena itu, instruksikan staf Anda untuk mencatat segala sesuatu dengan akurat dan mematuhi hukum setiap saat. Catatan karyawan bukanlah tempat untuk lelucon dalam atau komentar sinis. Ini tidak berjalan dengan baik di pengadilan.

Sebagai aturan umum, memiliki satu penjaga gerbang ke catatan memastikan bahwa prosedur diikuti dan konsisten. Anda tidak ingin satu manajer SDM memungkinkan orang untuk mengambil catatan mereka kembali ke meja mereka sementara yang lain menolak akses sama sekali.

Meminta setiap orang untuk melalui satu sumber membantu menjaga hal-hal tetap konsisten dan legal. Hukum mengenai catatan dan penyimpanan dan akses catatan rumit. Pastikan Anda tetap up to date.

Kebijakan di bawah ini adalah awal yang baik untuk bisnis Anda, tetapi perlu diingat bahwa undang-undang negara bagian dan lokal Anda mungkin berbeda.

Contoh Kebijakan Akses Catatan Karyawan

Semua karyawan, mantan karyawan, dan perwakilan karyawan dapat melihat konten tertentu dari file personel mereka dengan pemberitahuan terlebih dahulu kepada staf Sumber Daya Manusia. Dokumen yang berhubungan dengan kualifikasi karyawan untuk dipekerjakan seperti aplikasi, promosi, tindakan disipliner, dan transfer dapat dilihat. Selain itu, karyawan dapat meninjau formulir keluar kebijakan dan catatan pelatihan.

Dokumen yang tidak boleh ditinjau oleh karyawan termasuk referensi atau pemeriksaan referensi, catatan investigasi yang dilakukan oleh manajemen, catatan medis, dokumen yang berkaitan dengan proses peradilan, dokumen apa pun yang akan melanggar kerahasiaan karyawan lain, dan dokumen yang digunakan untuk perencanaan karyawan.

Prosedur

Seorang karyawan yang ingin meninjau konten yang diizinkan dari file personel mereka harus menghubungi Sumber Daya Manusia dengan pemberitahuan 24 jam (tidak termasuk akhir pekan). Mantan karyawan, atau orang yang tidak dikenal oleh staf Sumber Daya Manusia, harus menunjukkan identifikasi dan / atau bukti izin untuk mengakses file personel.

Karyawan harus meninjau file personel mereka di hadapan staf Sumber Daya Manusia.

Karyawan tidak boleh menghapus dari kantor bagian mana pun dari file personel.

Karyawan dapat meminta fotokopi file atau bagian dari file tersebut. Dengan alasan tertentu, staf Sumber Daya Manusia akan memberikan fotokopi. Untuk penyalinan ekstensif, karyawan harus membayar fotokopi.

Jika karyawan tidak senang dengan dokumen dalam file personelnya, di hadapan staf Sumber Daya Manusia, karyawan dapat menulis penjelasan atau klarifikasi dan melampirkannya pada dokumen yang dipersengketakan. Dalam situasi apa pun staf SDM atau karyawan tidak akan mengubah dokumen yang sebenarnya.

Karyawan juga dapat meminta dokumen dihapus dari file personel. Jika staf Sumber Daya Manusia setuju, dokumen tersebut dapat dihapus. Jika staf Sumber Daya Manusia tidak setuju, masalah tersebut dapat diajukan banding dengan cara yang ditentukan dalam Kebijakan Pintu Terbuka perusahaan.

Mudah-mudahan, Anda telah menemukan kebijakan ini berguna ketika Anda mengembangkan kebijakan akses file personel Anda sendiri untuk organisasi Anda. Silakan sesuaikan kebijakan agar sesuai dengan kebutuhan dan budaya organisasi Anda.