Langkah-Langkah Yang Harus Anda Sertakan dalam Rencana Proyek Anda

01 Tujuan Proyek

Tujuan proyek didefinisikan dalam piagam proyek, tetapi harus dimasukkan dalam rencana proyek juga. Ada beberapa cara untuk melakukan ini. Rencana proyek selanjutnya dapat menjelaskan tujuan-tujuan proyek, atau bisa juga memasukkan piagam sebagai lampiran. Tidak peduli bagaimana manajer proyek memilih untuk memasukkan tujuan ke dalam rencana proyek, yang penting adalah menjaga hubungan yang jelas antara piagam proyek - dokumen kunci pertama proyek - dan dokumen kunci kedua proyek, rencana proyeknya.

02 Lingkup Proyek

Seperti tujuan proyek, ruang lingkup didefinisikan dalam piagam. Namun, seorang manajer proyek harus lebih menyempurnakan ruang lingkup dalam rencana proyek. Sebagai contoh, sebuah proyek untuk mengotomatiskan proses manual perlu mendefinisikan ruang lingkup dengan mendefinisikan di mana proses itu dimulai dan berakhir.

Dengan mendefinisikan ruang lingkup, manajer proyek dapat mulai menunjukkan seperti apa tujuan proyek atau produk jadi pada akhir. Jika ruang lingkup tidak ditentukan, hal itu dapat diperluas di seluruh proyek dan menyebabkan kelebihan biaya dan tenggat waktu yang terlewatkan.

Misalnya, jika Anda memimpin tim pemasaran untuk membuat brosur untuk lini produk perusahaan, berapa halamannya? Apa saja contoh bagaimana produk jadi terlihat? Untuk beberapa anggota tim, brosur mungkin berarti dua halaman sementara untuk yang lain, itu mungkin berarti sepuluh halaman. Menentukan ruang lingkup dapat membuat seluruh tim pada halaman yang sama di awal.

03 Tonggak Sejarah dan Hasil Kerja Utama

Pencapaian utama untuk suatu proyek disebut tonggak sejarah. Produk-produk pekerjaan utama disebut deliverables utama. Mereka mewakili komponen besar pekerjaan pada suatu proyek. Rencana proyek harus mengidentifikasi item-item ini, menentukannya, dan menetapkan tenggat waktu untuk penyelesaiannya.

Jika suatu organisasi melakukan proyek untuk mengembangkan perangkat lunak baru, hasil utama dapat menjadi daftar akhir dari persyaratan bisnis dan bagaimana menerapkannya. Setelah itu, proyek dapat memiliki tonggak untuk penyelesaian desain, pengujian sistem, pengujian penerimaan pengguna, dan tanggal peluncuran perangkat lunak. Tonggak ini memiliki produk kerja yang terkait dengan mereka, tetapi mereka lebih tentang proses daripada produk itu sendiri.

Tonggak sejarah dan tenggat waktu pengiriman utama tidak harus tanggal yang tepat, tetapi semakin tepat, semakin baik. Tanggal yang tepat membantu manajer proyek memecah struktur kerja lebih akurat.

Dalam tahap rencana ini, Anda akan menciptakan tonggak sehingga Anda dapat mengambil kiriman besar atau besar dan memecahnya menjadi kiriman kecil, yang dapat diuraikan pada langkah berikutnya.

04 Struktur Perincian Kerja

Struktur rincian pekerjaan, atau WBS, mendekonstruksi tonggak dan hasil utama dalam suatu proyek menjadi potongan-potongan yang lebih kecil sehingga satu orang dapat diberi tanggung jawab untuk setiap potongan. Dalam mengembangkan struktur rincian kerja, manajer proyek mempertimbangkan banyak faktor seperti kekuatan dan kelemahan anggota tim proyek, saling ketergantungan di antara tugas-tugas, sumber daya yang tersedia, dan batas waktu proyek secara keseluruhan.

Manajer proyek pada akhirnya bertanggung jawab atas keberhasilan proyek, tetapi mereka tidak dapat melakukan pekerjaan sendiri. WBS adalah alat yang digunakan manajer proyek untuk memastikan pertanggungjawaban atas proyek karena itu memberi tahu sponsor proyek, anggota tim proyek, dan pemangku kepentingan yang bertanggung jawab atas apa. Jika manajer proyek memperhatikan suatu tugas, ia tahu persis siapa yang harus ditemui terkait masalah itu.

05 Anggaran

Anggaran proyek menunjukkan berapa banyak uang yang dialokasikan untuk menyelesaikan proyek. Manajer proyek bertanggung jawab untuk menyebarkan sumber daya ini secara tepat. Untuk proyek yang memiliki vendor, manajer proyek memastikan bahwa kiriman diselesaikan sesuai dengan persyaratan kontrak, dengan memperhatikan kualitas. Beberapa anggaran proyek terkait dengan rencana sumber daya manusia.

Sangat penting untuk menetapkan biaya untuk setiap tonggak dan pengiriman dengan melihat berapa banyak waktu dan biaya tenaga kerja yang akan terlibat untuk menyelesaikan tugas. Biaya proyek akan terkait dengan berapa lama proyek berlangsung, yang kembali ke ruang lingkup proyek. Lingkup, tonggak, tugas, dan anggaran harus selaras dan realistis.

06 Rencana Sumber Daya Manusia

Rencana sumber daya manusia menunjukkan bagaimana proyek akan dikelola. Kadang-kadang dikenal sebagai rencana kepegawaian. Rencana ini menentukan siapa yang akan berada dalam tim proyek dan berapa banyak komitmen waktu yang diharapkan dari setiap orang. Dalam mengembangkan rencana ini, manajer proyek bernegosiasi dengan anggota tim dan penyelia mereka tentang berapa banyak waktu yang dapat dicurahkan oleh setiap anggota tim untuk proyek tersebut. Jika staf tambahan diperlukan untuk berkonsultasi tentang proyek tetapi merupakan bagian dari tim proyek, itu juga didokumentasikan dalam rencana kepegawaian. Sekali lagi, pengawas yang tepat dikonsultasikan.

07 Rencana Manajemen Risiko

Banyak hal bisa salah pada suatu proyek. Meskipun setiap kemungkinan bencana atau cegukan kecil tidak dapat diperkirakan, banyak yang dapat diprediksi. Dalam rencana manajemen risiko, manajer proyek mengidentifikasi risiko pada proyek, kemungkinan risiko itu akan terjadi, dan strategi untuk memitigasi risiko tersebut. Manajer proyek mencari masukan dari sponsor proyek, tim proyek, pemangku kepentingan, dan pakar internal.

Strategi mitigasi diterapkan untuk risiko yang mungkin terjadi atau memiliki biaya tinggi yang terkait dengannya. Risiko yang tidak mungkin terjadi dan risiko yang rendah dicatat dalam rencana; namun, mereka mungkin tidak memiliki strategi mitigasi.

08 Rencana Komunikasi

Rencana komunikasi menguraikan bagaimana suatu proyek akan dikomunikasikan ke berbagai audiens. Sama seperti struktur rincian kerja, rencana komunikasi memberikan tanggung jawab untuk menyelesaikan setiap komponen kepada anggota tim proyek.

Dalam langkah ini, penting untuk menguraikan bagaimana masalah akan dikomunikasikan dan diselesaikan dalam tim dan seberapa sering komunikasi akan dilakukan kepada tim dan pemangku kepentingan atau bos.

Setiap pesan memiliki audiens yang dituju. Rencana komunikasi membantu manajer proyek memastikan informasi yang tepat sampai ke orang yang tepat pada waktu yang tepat.

09 Rencana Manajemen Pemangku Kepentingan

Rencana pengelolaan pemangku kepentingan mengidentifikasi bagaimana pemangku kepentingan akan digunakan dalam proyek. Terkadang pemangku kepentingan hanya perlu menerima informasi. Itu bisa diurus dalam rencana komunikasi. Jika dibutuhkan lebih banyak dari pemangku kepentingan, rencana manajemen pemangku kepentingan menguraikan bagaimana hal itu akan diperoleh.

10 Ubah Rencana Manajemen

Rencana manajemen perubahan menjabarkan kerangka kerja untuk membuat perubahan pada proyek. Manajer proyek cenderung ingin menghindari perubahan pada proyek, tetapi kadang-kadang mereka tidak dapat dihindarkan. Rencana manajemen perubahan menyediakan protokol dan proses untuk membuat perubahan. Sangat penting untuk akuntabilitas dan transparansi bahwa sponsor proyek, manajer proyek, dan anggota tim proyek mengikuti rencana manajemen perubahan.