10 Hal yang Harus Ingat untuk Implementasi Proyek Anda

Anda telah menghabiskan seluruh waktu itu bekerja dengan tim Anda dan memberikan produk yang fantastis. Sekarang saatnya untuk menyiarkan langsung dan membuat pengguna mengambil kepemilikan atas hasil akhirnya. Apakah kamu siap? Anda akan setelah Anda membaca ini.

1. Implementasi Proyek Mulai Dengan Rencana

Apa pun yang Anda laksanakan, Anda memerlukan rencana untuk mengalihkan proyek dari 'proyek' ke 'bisnis seperti biasa'. Semoga ini sudah didokumentasikan, atau setidaknya dibuat sketsa. Itu adalah bagian dari proyek yang jatuh di antara Pengiriman Proyek dan Penutupan Proyek pada siklus hidup proyek.

Jika Anda tidak memiliki rencana terperinci, sekaranglah saatnya untuk mengetahui dengan tepat bagaimana bagian proyek ini akan turun. Sisa dari artikel ini akan membantu Anda.

2. Libatkan Tim Operasi

Jika Anda belum melibatkan sepenuhnya bisnis atau tim operasional, mulailah pertunangan itu sekarang. Mereka akan memiliki output ke depan. Jika Anda membangun kantor, mereka akan bekerja di dalamnya. Jika Anda merancang aplikasi ponsel cerdas, mereka akan menjualnya dan menangani keluhan pelanggan.

Mereka harus siap menerima apa pun yang diberikan proyek Anda kepada mereka.

Tip Bonus: Bangun kepercayaan dengan orang yang tepat sejak awal dalam proyek dan itu akan terbayar pada saat ini.

3. Persiapkan Materi Pelatihan Anda

Akan sangat bagus jika proyek Anda menghasilkan sesuatu yang sangat intuitif sehingga tidak ada yang perlu pelatihan tentang cara menggunakannya, tetapi itu jarang terjadi dengan proyek kompleks yang kami kerjakan hari ini.

Jika ini merupakan peningkatan kecil pada sistem yang ada, Anda bisa lolos dengan email singkat kepada pengguna dan tangkapan layar apa yang akan terlihat berbeda ketika mereka masuk besok.

Apa pun lebih dari itu dan Anda harus mengumpulkan beberapa materi pelatihan serius untuk membantu mereka mengatasinya.

Tip Bonus: Pastikan Anda memiliki orang-orang yang mengantri untuk memberikan pelatihan. Jika Anda akan melalui jalur pelatihan 'langsung' (atau bahkan pelatihan mandiri online - Anda masih membutuhkan seseorang untuk merekam materi) Anda harus memeriksa ketersediaannya. Idealnya, Anda tidak harus memberikan pelatihan sendiri sebagai manajer proyek.

4. Jadwalkan Cukup Waktu untuk Pelatihan

Latihan, itu sore, kan? Kita bisa mengikuti pelatihan kesehatan dan keselamatan bagi staf baru di istirahat makan siang, oke?

Tidak! Bicaralah dengan beberapa orang di tim SDM Anda dan cari tahu berapa lama waktu yang dibutuhkan untuk memberikan pelatihan yang berkualitas. Tambahkan ke fakta bahwa Anda mungkin harus menjalankan kursus tatap muka beberapa kali untuk memungkinkan orang berada di shift yang berbeda atau tidak bekerja atau terlibat dalam sesuatu yang sangat penting sehingga mereka tidak dapat menghadiri pelatihan pada hari itu, dan Anda dapat lihat seberapa cepat waktu pelatihan bertambah.

Anda perlu betapapun lama Anda butuhkan. Minim pelatihan dan Anda tidak akan mendapatkan pengembalian investasi dari penggunaan dalam hasil akhir Anda. Sederhana.

5. Berkomunikasi, Berkomunikasi, Berkomunikasi

Apakah semua orang tahu apa yang akan terjadi pada hari live go? Jika perlu, siapkan rencana hitung mundur yang mendokumentasikan siapa yang melakukan apa untuk setiap jam. Kami telah menggunakan ini dengan sukses pada implementasi perangkat lunak besar di mana ada beberapa langkah dan tim yang terlibat dalam menjalankan dan menjalankan teknologi baru. Sebagai contoh, tim infrastruktur perlu memastikan perangkat keras siap dan telah melalui pemeriksaan akhir. Kemudian tim platform mempersiapkan lingkungan dan mengambil cadangan yang diperlukan.

Tim aplikasi melakukan penginstalan dan kemudian ada migrasi data yang mengharuskan pengguna keluar. Anda dapat melihat berapa banyak bagian yang bergerak dapat menyebabkan masalah jika tidak ada pendekatan langkah demi langkah yang jelas untuk menjalankan hari besar.

6. Rapikan Dokumentasi Anda

Dokumen proyek Anda akan menjadi dasar dari apa yang orang lihat di masa depan untuk mencari tahu apa yang perlu mereka ketahui tentang apa yang terjadi.

Pastikan Anda mengarsipkan dan merapikan dokumentasi terkait proyek termasuk log proyek Anda, dan laporan proyek apa pun yang menunjukkan riwayat dan keputusan kunci. Orang mungkin perlu merujuk ini di masa depan.

7. Lakukan Manajemen Perubahan

Atau bekerja dengan seseorang yang akan melakukannya, jika Anda memiliki pemimpin departemen yang terampil atau manajer perubahan bisnis pada staf.

Mengelola perubahan pada proyek adalah faktor kunci dalam memastikan bahwa Anda mendapatkan manfaat bisnis yang Anda harapkan. Ini dapat membantu menanamkan proses atau produk baru dan menghentikan orang dari kembali ke cara kerja lama.

8. Periksa Transfer Pengetahuan

OK, jadi Anda tidak akan membuat IT Service Desk mengikuti ujian pada proyek Anda atau apa pun, tetapi sisihkan waktu dan usaha untuk memastikan bahwa mereka benar-benar telah mengambil pengetahuan yang telah Anda transfer kepada mereka.

Anda dapat melakukan ini dengan bertahan selama minggu pertama ditayangkan, atau melibatkan mereka dalam berurusan dengan proyek, atau bahkan membiarkan mereka menjalankan seluruh implementasi.

Hadir di sana jika mereka membutuhkan Anda, dan berbicaralah dengan manajemen tim-tim itu untuk memeriksa apakah semua orang merasa percaya diri sebelum Anda pindah.

9. Jangan Lupa Data

Apakah Anda menerapkan sesuatu yang baru atau meningkatkan sesuatu, akan ada entah bagaimana data organisasi yang terlibat. Jika Anda harus memindahkan data dari satu tempat atau sistem ke tempat lain, rencanakan untuk itu (dan bagaimana Anda akan memeriksa bahwa semuanya membuatnya OK). Jika Anda membuat sumber data baru - baik itu lokasi kantor atau produk perangkat lunak baru - pastikan itu dapat memasukkan data kembali ke sistem utama perusahaan seperti yang direncanakan.

Dalam banyak kasus, ujian terakhir adalah di lingkungan hidup. Minta tim teknis dan analis data siaga jika hal-hal tidak berjalan seperti yang Anda harapkan.

10. Rencanakan Keluar Anda

Anda tidak ingin menjadi bagian dari proyek ini selamanya, jadi Anda perlu tahu bahwa Anda dapat keluar dengan anggun. Idenya adalah untuk membuat Anda dapat ditiadakan sehingga Anda dapat dengan mudah beralih ke proyek baru. Setelah tim bisnis seperti biasa dapat berdiri sendiri, Anda seharusnya tidak diperlukan lagi. Rencanakan untuk mewujudkannya secepat mungkin!