Cara Membuat Daftar Risiko Proyek

01 Desain Daftar Risiko Baik

Salah satu cara untuk mendorong partisipasi dalam manajemen risiko adalah dengan desain daftar risiko yang baik. Format yang tepat akan dengan cepat mengomunikasikan keseluruhan tingkat risiko dalam proyek kepada Anda dan anggota tim proyek lainnya.

Ini harus memungkinkan pengguna untuk dengan mudah mengakses lebih detail tentang risiko individu saat dibutuhkan. Ini, pada gilirannya, merangsang semua orang untuk berpikir dalam hal risiko - menemukan risiko baru saat risiko muncul dan memantau serta mengambil tindakan untuk mengurangi risiko yang ada.

02 Sertakan Bidang Kanan

Minimal, daftar risiko Anda harus mencakup pengidentifikasi unik untuk setiap risiko, deskripsi risiko, tindakan yang harus diambil sebagai respons, dan pemilik tugas.

Deskripsi harus singkat dan to the point. Misalnya, risiko yang diidentifikasi sebagai "Kerusakan Hujan" mungkin termasuk deskripsi ini: "Hujan deras dapat membanjiri ladang dan menyebabkan pembusukan tanaman."

03 Tindakan Tambahan

Anda mungkin ingin memasukkan ukuran kuantitatif dari probabilitas, dampak, dan risiko keseluruhan, dan nilai residu setelah mitigasi untuk proyek yang lebih berisiko.

Bidang numerik yang dihitung secara otomatis dapat membantu jika Anda menggunakan teknik evaluasi risiko seperti metode Monte Carlo. Bidang bermanfaat lainnya termasuk tanggal-tanggal penting, kategori risiko, kategori respons risiko, kedekatan, biaya mitigasi, dan status.

Tidak ada batasan untuk jumlah bidang yang dapat Anda sertakan, tetapi hanya bidang kunci yang harus ditampilkan di tingkat tampilan daftar. Hindari pengguna yang berlebihan dengan menempatkan detail yang tidak perlu di level tampilan daftar. Idealnya, pemirsa yang membutuhkan informasi lebih lengkap klik ke detail.

04 Opsi Lain

Anda mungkin ingin membuat database daftar risiko untuk setiap proyek sehingga Anda tidak terbatas pada seperangkat bidang standar. Meskipun spreadsheet dapat membantu Anda melacak proyek Anda, terutama proyek yang lebih kecil, database yang dibuat dengan perangkat lunak seperti Kahootz atau Podio bisa lebih baik. Mereka memudahkan untuk menambahkan dokumen dan teks dalam jumlah besar bila perlu.

05 Lampu Lalu Lintas

Sulit untuk mengalahkan sistem lampu lalu lintas untuk dampak visual. Pengguna tahu bahwa merah berarti risiko tinggi, kuning berarti risiko sedang, dan hijau berisiko rendah. Isyarat visual cepat ini membantu pembaca memindai informasi dengan lebih cepat.

06 Fitur Keamanan

Anda mungkin ingin mendorong partisipasi dengan mengizinkan semua anggota tim proyek dan mungkin beberapa pemangku kepentingan untuk melihat daftar risiko. Namun, Anda harus menetapkan hak akses pengguna sehingga hanya dapat diedit oleh pemilik dan manajer risiko utama. Anda perlu jejak audit tentang siapa yang mengubah apa dan kapan.

07 Ringkasan Profil Risiko

Anggota tim proyek senior dan pemangku kepentingan mungkin tidak punya waktu untuk mencerna tampilan daftar setiap risiko. Bagi mereka, profil risiko ringkasan memberikan gambaran singkat tentang risiko keseluruhan pada proyek. Ini menggambarkan jumlah risiko pada setiap tingkat probabilitas dan dampak.

08 Ini Semua Tentang Komunikasi

Ingat bahwa daftar risiko proyek tidak hanya mendaftar risiko dan tindakan mitigasi. Ini adalah alat komunikasi yang melibatkan kolega Anda dalam manajemen risiko. Desain Anda harus mencerminkan tujuan ini dengan tampilan berbeda untuk audiens yang berbeda.