Keterampilan Menulis - Berkomunikasi Dengan Kata-kata

Menulis prosa dan puisi yang indah adalah bakat. Namun, menulis secara efektif adalah keterampilan yang dapat dipelajari.

Atur Penulisan Anda

Apakah Anda menulis memo kepada rekan kerja Anda atau laporan untuk bos Anda, Anda harus memutuskan informasi apa yang ingin Anda sampaikan. Inilah cara melakukannya:

1. Sebutkan setiap item yang perlu Anda diskusikan dalam memo atau laporan Anda.
2. Atur semuanya - dari yang paling penting sampai yang paling tidak penting.
3. Tulis ringkasan singkat seluruh memo Anda - ini akan menjadi paragraf pertama Anda.
4. Perluas pada setiap item yang tercantum di langkah 1.
5. Jika ada tindakan yang perlu dilakukan oleh penerima, sebutkan itu dalam paragraf penutup Anda.

Beberapa Tips

Tulis untuk audiens Anda. Gunakan bahasa yang sederhana. Anda tidak ingin pembaca membutuhkan kamus untuk menguraikan apa yang ingin Anda katakan. Anda seharusnya tidak mencoba mengesankan pembaca Anda dengan kosakata Anda yang besar. Kemungkinan Anda malah akan membuat pembaca Anda frustrasi. Kebanyakan orang menyulap beberapa tugas secara bersamaan, dan tertarik untuk hanya menerima informasi yang diperlukan. Anda bertanggung jawab untuk mewujudkan hal ini. Alih-alih mengatakan, "Sifat suka bertemannya mempercayainya sebagai kandidat superlatif untuk pekerjaan itu," katakan "Keramahannya menjadikannya kandidat terbaik untuk pekerjaan itu."

Jauhi jargon yang mungkin tidak dimengerti oleh pembaca Anda. Jika pekerjaan Anda sangat teknis, tetapi orang yang Anda tulis tidak berpengalaman dalam bidang itu, tetap berpegang pada kata-kata yang akan dimengerti orang itu. Misalnya, jika Anda seorang desainer situs Web, kalimat ini dalam memo untuk klien Anda, seorang psikolog, tidak masuk akal: "Apa yang ingin Anda gunakan sebagai BGCOLOR untuk situs Anda: # ADD8E6 atau #FFFFFF?" Siapa pun yang mahir dalam desain halaman Web tahu bahwa pertanyaan ini dapat diterjemahkan menjadi "Apa yang Anda inginkan dari warna latar belakang situs Anda: Light Blue or White?" Namun, jangan berharap klien Anda menjadi lebih akrab dengan jargon teknis ini daripada Anda akan dengan diskusi tentang istilah psikologis seperti trikotilomania.

Klise setiap hari membuat pembaca menjauh - atau setidaknya itu tidak membuatnya mengingat apa yang Anda katakan. Anda ingin tulisan Anda mudah diingat. Karena kita sering mendengar klise, kita menjadi peka terhadapnya. Jadi, kata-kata itu tidak secara unik dikaitkan dengan tulisan Anda. Daripada mengatakan "Jangan menunda sampai besok apa yang dapat Anda lakukan hari ini" dalam memo kepada bawahan yang Anda coba untuk memotivasi. Katakan saja, "Hentikan menunda-nunda. Selesaikan pekerjaan sekarang."

Jika memungkinkan, gunakan suara aktif. Suara aktif membuat kalimat Anda lebih kuat dan biasanya lebih pendek. Mari kita coba contoh-contoh ini. Suara pasif: "Penjualan meningkat karena jaringan yang saya lakukan." Suara aktif: "Jaringan saya meningkatkan penjualan."

Jangan berlebihan. Tidak perlu mengatakan "jam 2 sore" atau "wanita hamil yang hamil". Mengatakan "2 hal" atau "2 siang" atau "wanita hamil" atau "wanita hamil" semua menyampaikan apa yang ingin Anda katakan dan kurang bertele-tele.

Tentu saja memperhatikan tata bahasa. Gunakan Strunk and White's Elemen Gaya, tersedia di Web. Kamus yang baik harus berada di dekatnya, bersama dengan tesaurus. Tesaurus akan membuat Anda tetap segar menulis dengan membantu Anda menemukan berbagai kata untuk digunakan. Banyak dari sumber daya ini tersedia online.

Proofreading adalah salah satu hal paling penting yang dapat Anda lakukan. Karena Anda mungkin melakukan sebagian besar tulisan Anda di komputer, Anda memiliki akses ke pemeriksa ejaan dan tata bahasa otomatis. Berhati-hatilah - beberapa kata, yang digunakan dalam konteks yang salah mungkin terlewatkan oleh pemeriksa ejaan terkomputerisasi. Misalnya, kalimat "Kepada karyawan yang menghadiri rapat, dua orang belajar tentang perangkat lunak gnu," akan melewati pemeriksaan ejaan tanpa ada kesalahan eja yang terdeteksi. Mintalah orang lain mengoreksi dokumen Anda, jika mungkin.

Jika waktu memungkinkan, singkirkan komposisi Anda, dan koreksi lagi nanti, atau bahkan lebih baik, pada hari berikutnya.