Deskripsi Pekerjaan Asisten Eksekutif: Gaji, Keterampilan, & Lainnya

Asisten eksekutif mirip dengan asisten administrasi atau sekretaris karena mereka semua mendukung pekerjaan orang lain - biasanya seorang eksekutif - dengan menangani atau mengawasi tugas-tugas kantor. Perbedaannya adalah bahwa asisten eksekutif secara khusus adalah anggota staf kantor senior yang ditugaskan untuk eksekutif puncak. Ini melibatkan pengawasan dan pelatihan staf kantor lainnya, serta menangani tugas-tugas yang dapat memiliki efek dramatis pada keberhasilan suatu perusahaan.

Tugas & Tanggung Jawab Asisten Eksekutif

Pekerjaan ini umumnya membutuhkan kemampuan untuk melakukan pekerjaan berikut:

• Akuntansi / pembukuan
• Manajemen kalender
• Hubungan klien
• Merancang dan memelihara sistem pengarsipan
• Atur pertemuan
• Simpan catatan
• Atur rencana perjalanan
• Mengetik
• Perencanaan acara
• Siapkan laporan
• Memproses laporan pengeluaran
• Luangkan waktu rapat

Tugas asisten eksekutif mencakup tugas yang sama yang dilakukan oleh asisten administrasi: membuat dan menerima panggilan telepon; mengirim memo, email, dan surat atas nama eksekutif; menerima pengunjung; menangani penjadwalan; dan lainnya. Mereka juga bertindak sebagai penjaga gerbang, membuat keputusan tentang siapa yang mendapatkan akses ke eksekutif dan informasi apa yang diterima eksekutif.

Mereka sering melakukan penelitian dan menyiapkan laporan yang memengaruhi kebijakan perusahaan. Tanggung jawab ini berarti bahwa asisten eksekutif harus benar-benar memahami pekerjaan majikan mereka. Sebagai akibatnya, para pekerja ini juga dapat bertindak sebagai penghubung antara eksekutif dan staf administrasi lainnya.

Gaji Asisten Eksekutif

Asisten eksekutif memperoleh gaji tahunan rata-rata $ 59.340 pada tahun 2018, yang menempatkan mereka di luar 10% penerima teratas di antara semua sekretaris dan asisten administrasi:

• Gaji Tahunan Median: $ 38.880 ($ 18,69 / jam)
• Gaji Tahunan 10% Teratas: $ 64.230 ($ 30,88 / jam)
• Gaji Tahunan 10% Bawah: $ 24.690 ($ 11,87 / jam)

Sumber: Biro Statistik Tenaga Kerja A.S., 2018

Pendidikan, Pelatihan, & Sertifikasi

Ada beberapa persyaratan pendidikan untuk memulai sebagai sekretaris, tetapi mencapai posisi sebagai asisten eksekutif biasanya datang hanya setelah beberapa tahun pengalaman.

• Pendidikan: Ijazah sekolah menengah sudah cukup untuk sebagian besar pekerjaan entry-level, tetapi mereka yang memiliki gelar associate atau sarjana di bidang yang terkait dengan bisnis akan lebih mudah dipasarkan.
• Sertifikasi: Tidak ada yang perlu disertifikasi untuk menjadi asisten eksekutif, tetapi ada sertifikasi yang tersedia melalui kursus online untuk sebagian besar program perangkat lunak yang membutuhkan kecakapan. Sertifikasi semacam itu dapat membuat kandidat pekerjaan lebih menarik.
• Latihan: Pengalaman dan kepercayaan diperoleh dengan melakukan pekerjaan itu, adalah asisten eksekutif umumnya telah membuktikan diri selama periode waktu yang panjang.

Keterampilan & Kompetensi Asisten Eksekutif

Mengetik, mengarsipkan, dan keterampilan klerikal lainnya penting, tetapi asisten eksekutif terbaik sering kali memiliki kepribadian kuat yang ditunjukkan melalui beberapa keterampilan lunak yang bermanfaat:

• Kemampuan berkomunikasi: Asisten eksekutif sering bertindak sebagai penjaga gerbang, memutuskan pesan mana dan pengunjung atau penelepon mana yang perlu pergi langsung ke majikan mereka dan yang perlu diarahkan atau ditangani dengan cara lain. Ini melibatkan kemampuan untuk dengan cepat mendapatkan informasi dari mereka yang menuntut waktu dari bos mereka.
• Manajemen waktu: Siapa pun yang mengelola waktu orang lain, seperti yang sering dilakukan asisten eksekutif untuk bos mereka, juga harus pandai mengatur waktu mereka sendiri.
• Kepercayaan Asisten eksekutif sering memiliki akses ke informasi sensitif, dan eksekutif tempat mereka bekerja harus memercayai mereka sepenuhnya agar seefisien mungkin di pekerjaan mereka.

• Multitasking: Asisten eksekutif secara teratur menangani lebih dari satu tugas sekaligus sambil mengawasi jadwal bos mereka dan menjaga mereka di jalurnya.

Prospek pekerjaan

Peluang kerja untuk sekretaris eksekutif dan asisten administrasi diharapkan menurun sekitar 17% untuk dekade yang berakhir pada 2026, menurut Biro Statistik Tenaga Kerja A.S. Ini jauh lebih buruk daripada pertumbuhan 7% yang diproyeksikan untuk semua pekerjaan dan secara signifikan lebih buruk daripada penurunan 5% yang diproyeksikan untuk semua sekretaris dan asisten.

Penurunan ini disebabkan oleh peningkatan jumlah manajer dalam suatu organisasi yang memiliki satu asisten. Ini lebih mungkin karena komunikasi seluler dan elektronik lainnya telah membuatnya sehingga eksekutif lebih mungkin untuk menangani korespondensi dan penjadwalan mereka sendiri.

Lingkungan kerja

Asisten eksekutif biasanya bekerja di kantor dan berinteraksi dengan pengunjung, penelepon, dan eksekutif lainnya selain bos mereka sendiri. Pekerjaan dapat berjalan cepat dan menuntut, dan peran penjaga gerbang kadang-kadang membutuhkan asisten eksekutif untuk mengatakan tidak kepada orang-orang yang tidak ingin menerima jawaban tidak.

Jadwal kerja

Jam kerja biasanya mengikuti jam kerja biasa dari minggu kerja bisnis. Namun, eksekutif yang bekerja lembur terkadang berharap asisten eksekutif mereka juga akan tersedia setelah jam kerja.

Cara Mendapatkan Pekerjaan

MENERAPKAN

Daftar langsung dengan perusahaan atau lihat bukaan di situs-situs seperti Memang, Monster, dan Glassdoor.

REFERENSI

Bersiaplah dengan orang-orang yang bisa membuktikan kepercayaan dan keandalan Anda - sifat penting bagi asisten.

Membandingkan Pekerjaan Serupa

Orang-orang yang tertarik untuk bekerja sebagai asisten eksekutif juga dapat mempertimbangkan salah satu jalur karier berikut, yang dicantumkan dengan gaji tahunan rata-rata:

• Petugas akuntansi: $40,240
• Reporter pengadilan: $57,150
• Petugas keuangan: $39,570

Sumber: Biro Statistik Tenaga Kerja A.S., 2018