Apa Proses Tinjauan Dokumen Hukum?

Tinjauan dokumen seringkali merupakan tahap paling padat karya dan mahal dari proses litigasi, proses e-discovery, dan Electronic Reference Reference Model (EDRM). Selama fase ini, setiap halaman data dalam koleksi ditinjau dan dianalisis untuk menentukan dokumen apa yang harus ditahan dari produksi menjadi penasihat yang berlawanan.

Siapa yang Melakukan Tinjauan Dokumen

Seringkali, peninjau dokumen adalah pengacara yang memahami masalah hukum dan faktual dalam litigasi dan dapat membuat putusan yang diperlukan menyerukan keistimewaan dan daya tanggap. Untuk meminimalkan biaya, tim pengacara atau paralegal kontrak sering kali dipekerjakan.

Proses peninjauan sering terdiri dari beberapa tahap. Tim hukum dapat melakukan tinjauan langsung pertama untuk menganalisis dokumen untuk relevansi dan kode atau menandainya untuk masalah yang relevan. Personel pendukung litigasi kemudian memuat data yang dikodekan ke dalam basis data yang dapat dicari yang memungkinkan tim litigasi untuk dengan mudah menemukan dokumen-dokumen utama pada setiap fase proses litigasi.

Alasan Dokumen Mungkin Dipotong

Setelah informasi diproses, tim hukum melakukan peninjauan kedua yang lebih rinci untuk menentukan dokumen apa yang harus ditahan dari produksi. Dokumen dapat ditahan karena beberapa alasan, termasuk:

• Relevansi - Apakah informasi tersebut relevan dengan masalah dalam kasus ini? Jika tidak relevan dengan fakta dan masalah klaim, tuntutan hukum, atau investigasi, itu tidak perlu dibuat untuk pihak-pihak yang berseberangan.
• Responsif - Apakah informasi responsif terhadap permintaan penemuan dari pihak lawan atau permintaan investigasi dari badan pengawas? Jika ya, untuk permintaan produksi manakah informasi itu responsif? Peninjau dokumen juga dapat menandai dokumen “panas” - yang berisi informasi penting untuk kasus ini dan sangat responsif - selama tahap peninjauan dokumen.

• Hak istimewa - Apakah informasi tunduk pada hak istimewa pengacara-klien, doktrin produk kerja pengacara dan / atau aturan kerahasiaan dan hukum privasi? Jika demikian, itu juga ditahan dari produksi.
• Kerahasiaan - Jika dokumen itu rahasia, harus dikeluarkan dari produksi. Misalnya, jika dokumen membahas rahasia dagang, seperti resep untuk cokelat batangan tanda tangan produsen permen, tim hukum tidak berkewajiban untuk menyerahkannya kepada pihak-pihak yang berseberangan. Peninjau dokumen akan menganalisis dokumen untuk menentukan apakah itu berisi informasi rahasia. Jika ya, peninjau akan menentukan apakah bagian-bagian tertentu dari dokumen itu harus dihapus untuk melindungi produk kerja rahasia klien atau apakah dokumen tersebut harus dikeluarkan dari produksi sama sekali.

Sebagai bagian dari proses peninjauan dokumen, tim peninjau dapat mengidentifikasi dokumen yang harus sepenuhnya atau sebagian dihapus atau ditandai sebagai rahasia untuk melindungi isi dokumen-dokumen tersebut dari pengungkapan. Tim juga dapat menyiapkan hak istimewa dan / atau log redaksi untuk melacak informasi tersebut.

Selain meninjau relevansi, daya tanggap, hak istimewa, dan kerahasiaan, tim peninjau juga dapat menganalisis informasi untuk mengaitkan dokumen utama dengan fakta yang diduga atau masalah hukum utama dalam kasus tersebut. Peninjau dokumen juga dapat mencoba untuk menghubungkan dokumen kunci dengan pemain kunci yang dapat memberikan kesaksian tentang dokumen atau mengidentifikasi informasi subjektif lainnya.

Tujuan Tinjauan Dokumen

Berdasarkan tinjauan dan analisis dokumen dalam koleksi, tim hukum dapat mulai mendapatkan pemahaman yang lebih besar tentang masalah faktual dalam suatu kasus, merumuskan teori hukum dan mengidentifikasi saksi kunci untuk digulingkan atau dipanggil ke pengadilan.

Melalui pemusnahan, pencarian kata kunci, tinjauan masa lalu pertama dan teknik lain untuk mempersempit volume dataset, dokumen akhirnya ditinjau oleh tim hukum biasanya hanya mewakili sebagian kecil dari koleksi asli. Untuk lebih mengurangi biaya, semakin banyak teknologi yang mengotomatiskan proses peninjauan mengalir ke pasar.