Peran Dewan Proyek

Papan proyek dapat menggunakan banyak nama lain, seperti kelompok pengarah atau komite pengarah. Jika Anda seorang manajer proyek, Anda akan menemukannya dapat memberikan dukungan manajemen untuk menyelesaikan pekerjaan.

Siapa Di Papan

Dewan proyek diketuai oleh sponsor proyek dan biasanya mencakup sejumlah pemangku kepentingan senior lainnya serta manajer proyek. Ini adalah orang-orang kunci yang memiliki kemampuan untuk menyelesaikan sesuatu dalam proyek. Tugas mereka adalah mengawasi proyek dan terus bergerak ke arah yang benar.

Papan proyek diatur pada awal siklus hidup proyek dan beroperasi sampai selesai. Ia memiliki empat peran utama.

Pemerintahan

Dewan proyek memiliki tanggung jawab pengawasan untuk pekerjaan yang dilakukan oleh tim proyek. Ini memastikan bahwa kebijakan dipatuhi di tingkat perusahaan dan tingkat program.

Anggota dewan bertanggung jawab atas keberhasilan pelaksanaan proyek. Peran tata kelola ini memastikan bahwa tim proyek bertindak dengan cara yang etis dan dapat diterima oleh perusahaan.

Arah

Sering ada keputusan yang harus dibuat pada proyek yang berada di luar kewenangan manajer proyek. Keputusan itu perlu didiskusikan dengan sejumlah pemangku kepentingan. Masalahnya akan masuk ke papan proyek.

Peran dewan secara keseluruhan di sini adalah menjaga proyek tetap pada jalurnya dengan memberikan arahan yang sesuai untuk tim. Mereka berkontribusi untuk menetapkan visi pada awal proyek dan menjaga proyek tetap pada jalurnya.

Manajer proyek adalah orang kunci yang menyediakan informasi yang dibutuhkan. Sisa dewan ada untuk memberikan bantuan dan dukungan.

Pengambilan Keputusan

Dewan proyek terutama merupakan badan pembuat keputusan. Peran mereka adalah menjaga proyek tetap maju dengan memecahkan masalah yang dapat menghambat kemajuannya dan membantu manajer proyek melihat rute yang jelas menuju penyelesaian yang berhasil.

Sepanjang proyek, manajer proyek dapat memberikan rekomendasi kepada dewan. Ini bisa termasuk memintanya untuk menjawab:

• Risiko dan tantangan potensial
• Masalah sumber daya, seperti tidak memiliki anggota tim yang tepat tersedia
• Jadwal penundaan
• Pembengkakan anggaran

Dewan dapat menerima rekomendasi manajer proyek. Atau mungkin muncul dengan saran lain untuk jalan ke depan. Nilai dewan adalah bahwa para anggotanya secara kolektif memiliki gambaran besar.

Menyetujui Pengeluaran

Dewan proyek menyetujui anggaran keseluruhan. Biasanya tidak menuntut untuk melihat setiap faktur tetapi memantau pengeluaran yang sedang berlangsung untuk memastikannya tetap pada jalurnya.

Manajer proyek pergi ke papan ketika sepertinya saatnya untuk mencelupkan ke dalam dana darurat atau cadangan manajemen. Dewan dapat mengotorisasi pengeluaran berlebih dan mengakses dana tambahan saat itu dapat dibenarkan.

Secara keseluruhan, dewan proyek menyediakan tata kelola penting dan fungsi kemudi untuk tim proyek. Arahan dan sarannya membantu manajer proyek agar proyek tetap bergerak ke arah yang benar, dan ia ditempatkan dengan sempurna untuk melangkah dan membantu jika ada yang salah.