Peran dan Tujuan Piagam Proyek

Proyek ada secara formal dalam suatu organisasi karena piagam proyek. Ini adalah dokumen yang mengesahkan pekerjaan untuk dilakukan dan menunjuk manajer proyek. Ini memberi Anda, sebagai manajer proyek, mandat untuk melakukan pekerjaan yang dijelaskan di dalamnya.

Peran paling penting dari piagam proyek adalah menetapkan dengan tepat apa yang akan dicapai proyek. Mari kita lihat apa yang ada di dokumen proyek penting ini.

Apa yang Terjadi dalam Piagam Proyek?

Bagian pertama dari piagam proyek akan menguraikan nama proyek, nama sponsor dan manajer proyek, dan tanggal dokumen disiapkan. Kemudian Anda masuk ke dalam daging dokumen.

Bagian utama dari piagam proyek adalah sebagai berikut.

• Tujuan Proyek: Ini menjelaskan mengapa proyek itu diinginkan. Anda dapat merujuk pada kasus bisnis atau kontrak yang menggerakkan proyek ini atau hanya menjelaskan mengapa penting untuk melakukan pekerjaan ini.
• Deskripsi Proyek: Jelaskan di bagian ini apa yang akan dicapai proyek. Anda harus memasukkan perincian tentang barang-barang yang akan dibangun atau layanan yang akan dikirim.
• Anggaran: Pada titik ini Anda mungkin tidak memiliki semua detail tentang tugas-tugas proyek, sehingga Anda tidak dapat menyatukan anggaran proyek secara lengkap dan terperinci. Catat kendala anggaran atau kisaran awal pengeluaran tingkat tinggi yang Anda harapkan.

• Risiko: Semua proyek memiliki risiko. Bagian dari piagam proyek ini merupakan versi awal dari log risiko proyek Anda. Dokumentasikan segala risiko yang Anda ketahui tentang hal ini sehingga tim manajemen dapat melihat apa yang mungkin memengaruhi proyek ke depan.
• Tonggak Sejarah: Jika Anda mengetahui tonggak tingkat tinggi, sertakan mereka dalam piagam proyek di bagian ini. Anda bisa mentransfernya ke bagan Gantt Anda nanti ketika Anda datang untuk menyusun rencana yang lebih rinci. Saat ini Anda hanya mencari tanggal kematian atau apa pun yang ditentukan dalam kontrak yang sedang Anda kerjakan.

• Tujuan Proyek: Ini adalah bagian yang sangat penting, tetapi mungkin sulit untuk disatukan. Anda mencoba menjawab pertanyaan: "Bagaimana kita akan tahu kapan kita selesai?" Tuliskan apa yang Anda harapkan akan disampaikan oleh proyek dan bagaimana Anda akan tahu jika Anda sudah sampai di sana. Misalnya, dalam proyek untuk meluncurkan sistem pencatatan waktu untuk semua departemen, tujuannya dapat: “Semua tim akan menggunakan sistem lembar waktu pada akhir tahun.” Juga, buat catatan tentang siapa yang akan menjadi bertanggung jawab untuk menyetujui bahwa Anda telah mencapai tujuan ini. Ini menghindari masalah di akhir proyek di mana tiba-tiba tidak ada yang siap untuk menandatangani pekerjaan sebagai selesai.

• Tingkat Otoritas Manajer Proyek: Kecuali jika hal itu jelas dan didokumentasikan di tempat lain, ada baiknya menyertakan bagian dalam piagam tentang apa yang dapat Anda lakukan tanpa mendapatkan sign-off lebih lanjut dari seseorang yang lebih senior. Secara umum terkait dengan tingkat toleransi apa yang telah ditetapkan pada anggaran dan rentang waktu dan akan dinyatakan seperti ini: “Manajer proyek memiliki toleransi 10 persen pada anggaran dan toleransi 5 persen pada jadwal. Setiap penyimpangan di atas batas yang disetujui ini harus ditandatangani oleh sponsor proyek. ”Anda dapat memperluas bagian ini untuk menentukan apa, jika ada, wewenang yang dimiliki manajer proyek tentang mempekerjakan dan memecat staf dari tim proyek.

Menyetujui Piagam Proyek

Bagian terakhir dari piagam proyek adalah bagian persetujuan. Manajer proyek dan sponsor proyek (atau orang yang memulai pekerjaan, jika sponsor jangka panjang belum ditunjuk) harus menandatangani dan memberi tanggal dokumen. Hari ini, itu kemungkinan melalui email, jadi simpan salinan otorisasi email dalam file proyek Anda jika Anda perlu merujuk kembali ke sana.