Struktur Tata Kelola Proyek

Apakah Anda tahu apa itu tata kelola proyek dan seperti apa tampilannya? Atau apa yang harus dilakukan jika Anda bekerja di lingkungan yang tidak ada? Mari kita mulai dengan definisi.

Tata Kelola Proyek: Definisi

'Tata kelola' dalam istilah manajemen proyek mengacu pada kebijakan, proses, standar, prosedur, dan pedoman yang menentukan bagaimana proyek dipimpin, dijalankan, dan dikendalikan oleh organisasi Anda.

Tata pemerintahan bisa luas dan 'berat' dengan banyak birokrasi, atau samar dan 'ringan' (dalam hal ini mungkin tidak efisien). Manajer harus bertujuan untuk tingkat tata kelola yang tepat untuk lingkungan dan budaya mereka. Memastikan kebijakan tata kelola Anda sesuai dengan tujuan adalah faktor kunci dalam memastikan bahwa kebijakan itu efektif.

Pemerintahan dimulai dari atas. Dewan perusahaan harus berkomitmen pada gagasan tata kelola yang baik dan fakta bahwa proyek harus dikelola dengan baik, dalam pedoman yang ditentukan. Sikap dan standar-standar yang diharapkan ini akan disaring ke Dewan Proyek dan pemimpin proyek (dan tim program, jika ada).

Mengapa Tata Kelola Proyek Penting

Sponsor proyek Anda dan pemangku kepentingan utama lainnya ingin tahu bahwa Anda membelanjakan anggaran proyek dengan cara yang benar. Mereka ingin melihat bahwa Anda melacak kemajuan proyek Anda secara efektif dan melangkah untuk mengelola risiko proyek sebagaimana diperlukan.

Tetapi alasan untuk tata kelola yang baik pada proyek lebih jauh dari itu.

Tata kelola dituntut oleh klien, terutama yang berada di sektor publik. Pemerintah dan regulator meminta (dan dalam beberapa kasus, menegakkan) standar tertentu untuk proyek tertentu. Tata kelola bukan hanya masalah internal: banyak perusahaan yang beroperasi di pasar yang diatur harus mengikuti panduan dari undang-undang eksternal, seperti Sarbanes-Oxley. Tata kelola proyek merupakan bagian kecil dari kemampuan untuk membuktikan bahwa perusahaan Anda beroperasi secara efektif dan dalam pedoman dan peraturan yang ditentukan untuk industri Anda.

Tata kelola proyek juga membantu Anda:

• Tingkatkan laba atas investasi Anda dan lacak investasi itu secara efektif
• Dapatkan dukungan untuk proyek-proyek
• Hindari alasan umum mengapa proyek gagal
• Berkomunikasi lebih efektif
• Memperkenalkan standardisasi di seluruh proyek, membuatnya lebih mudah untuk membandingkan kinerja
• Minimalkan risiko
• Mengembangkan dan memotivasi staf dalam lingkungan yang terstruktur

Seperti Apa Tata Kelola Proyek

Jadi sekarang kita tahu apa itu tata kelola proyek, apa yang terlihat seperti pada proyek? Berikut adalah jenis kegiatan yang menunjukkan tata kelola dalam lingkungan proyek:

• Ada siklus hidup manajemen proyek yang disiplin yang mencakup poin yang ditetapkan untuk persetujuan. Ini adalah poin di mana kelayakan proyek dibahas dan keputusan dibuat, apakah akan melanjutkan pekerjaan atau tidak.
• Proyek memiliki kasus bisnis yang jelas, dan kasus bisnis memiliki informasi yang cukup untuk memungkinkan tim manajemen membuat keputusan yang tepat.
• Keputusan-keputusan tersebut didokumentasikan dan dikomunikasikan secara memadai.
• Orang yang mengerjakan proyek memiliki peran dan tanggung jawab yang jelas.
• Ada budaya pembelajaran berkelanjutan yang memungkinkan tim proyek untuk terus meningkatkan dan mendiskusikan pelajaran yang dipetik dalam lingkungan yang bebas dari kesalahan.

• Ada proses dan prosedur yang memungkinkan tim proyek untuk meninjau proyek mereka dan meminta dukungan independen jika diperlukan.
• Stakeholder dilibatkan dan mereka memercayai prosesnya.
• Tim proyek terdiri dari individu yang berpengalaman dan memenuhi syarat dalam peran yang relevan.

Tata kelola proyek terkait dengan struktur tata kelola dalam organisasi secara keseluruhan. Jika Anda berpikir bahwa tujuan utama tata kelola proyek adalah untuk memastikan bahwa proyek dilaksanakan dengan cara yang benar, Anda dapat melihat bagaimana itu terkait dengan tata kelola keuangan di tingkat perusahaan, manajemen risiko perusahaan dan banyak lagi.

Tata kelola proyek harus sesuai dengan mulus dalam proses organisasi Anda saat ini. Dengan kata lain, jangan membuat proses manajemen keuangan yang benar-benar baru ketika Anda sudah memiliki yang berfungsi di area lain! Gunakan apa yang ada saat ini dan atur proses perusahaan untuk membuatnya cocok untuk digunakan dalam lingkungan proyek.

5 Area Fokus untuk Tata Kelola Proyek

Ketika Anda mulai mencari ke dalamnya, Anda akan menyadari bahwa tata kelola proyek meresap melalui semua elemen manajemen proyek. Namun, ada beberapa area fokus utama di mana tata kelola sangat relevan.

1. Metodologi dan Proses: Ini membantu Anda memberikan pekerjaan yang andal dan berkelanjutan.
2. Manajemen Pengetahuan: Ini sangat penting untuk pembelajaran dan memastikan bahwa organisasi belajar dari pengalaman proyek. Manajemen pengetahuan sangat penting jika Anda ingin berhenti membuat kesalahan yang sama beberapa kali.
3. Kematangan Manajemen Proyek: Seiring dengan bertambahnya kematangan manajemen proyek organisasi Anda, kemampuan Anda juga akan berhasil.
4. Dukungan Tingkat Senior: Komitmen terhadap tata kelola proyek dimulai dari atas. Jika Anda memiliki dukungan manajemen, ini akan mengalir melalui semua tingkatan bisnis dan pendekatan tata kelola akan lebih berkelanjutan.

1. Budaya Pendukung: Budaya dukungan, bukan menyalahkan, akan memastikan manajer proyek memiliki lingkungan yang tepat untuk berkembang. Budaya yang mendukung, dipimpin oleh Kantor Manajemen Proyek atau Direktur Proyek, akan membantu manajer proyek mencapai tujuan mereka dan orang-orang dari proyek.

Apa yang Harus Dilakukan Jika Tidak Ada Standar Korporat

Banyak manajer proyek di organisasi yang lebih kecil mendapati diri mereka menjalankan proyek dalam lingkungan yang mendukung, dan di mana ada dukungan untuk konsep manajemen proyek, tetapi tanpa struktur organisasi formal yang dapat digunakan untuk memberi makan.

Dalam situasi itu - dan itu tidak eksklusif untuk organisasi kecil - Anda akan merancang model tata kelola proyek Anda dari awal. Jika tidak ada pendekatan tata kelola proyek yang bisa Anda lakukan dan cocok dengan proyek Anda, Anda harus membangun sendiri.

Itu tidak sesulit kelihatannya!

Mulailah dengan mengatur dasar-dasar:

• Buat dokumen peran dan tanggung jawab
• Pastikan Anda memiliki sponsor proyek
• Pastikan Anda memiliki Dewan Proyek atau kelompok pengarah dan mengatur pertemuan rutin yang Anda ikuti dan bagikan menit
• Atur proses manajemen risiko
• Atur proses manajemen perubahan
• Bangun poin ke dalam jadwal proyek Anda di mana Anda memeriksa kelayakan proyek terhadap tujuan asli kasus bisnis (akhir setiap tahap fase adalah titik alami untuk melakukan pemeriksaan ini).

Pada akhirnya itu adalah tanggung jawab sponsor proyek untuk memastikan bahwa ada tata kelola yang memadai, tetapi manajer proyek juga dapat mengambil peran aktif dalam hal ini.

Tata kelola mungkin menjadi salah satu mata pelajaran yang lebih kering dalam manajemen proyek tetapi merupakan salah satu yang paling penting. Dengan cara itulah tim manajemen senior tahu bahwa Anda melakukan pekerjaan dengan baik dan meyakinkan mereka bahwa proyek berjalan sebagaimana mestinya. Ini juga menyediakan pemeriksaan dan saldo yang diperlukan bagi manajer untuk mengetahui bahwa uang dibelanjakan dengan cara yang sesuai dan selaras dengan kasus bisnis.