Dokumen Pendukung untuk Aplikasi Pekerjaan

Ketika Anda melamar pekerjaan, majikan mungkin menginginkan informasi lebih dari sekadar salinan resume dan surat lamaran Anda. Perusahaan dapat meminta apa yang dikenal sebagai "dokumentasi pendukung" untuk melengkapi aplikasi Anda. Mengetahui apa yang harus dimasukkan dan bagaimana memasukkannya akan membantu Anda tetap dalam menjalankan peran.

Apa Dokumen Pendukung?

Dokumentasi pendukung untuk lamaran pekerjaan dapat mencakup resume, surat lamaran, transkrip pendidikan, sampel tulisan, dokumen Preferensi Veteran, portofolio, sertifikasi, daftar referensi, surat rekomendasi, dan dokumentasi lain sebagaimana ditentukan dalam posting pekerjaan. Informasi yang diperlukan bervariasi tergantung pada pekerjaan dan persyaratan perekrutan majikan.

Umumnya, pengusaha akan menentukan dokumen mana yang ingin mereka sertakan yang disertakan dengan aplikasi Anda. Jika tidak, jangan ragu untuk bertanya kepada manajer perekrutan atau perwakilan SDM seperti apa dokumen pendukung yang akan dikirim. Pastikan untuk mengikuti semua instruksi mereka tentang apa yang harus dikirim dan bagaimana cara mengirimnya. (Misalnya, transkrip resmi biasanya harus dikirim langsung dari sekolah atau lembaga.)

Mengapa Pengusaha Meminta Dokumentasi Pendukung?

Mendapatkan dokumentasi pendukung dari para kandidat membantu perusahaan mengevaluasi aplikasi. Bagi banyak pengusaha, resume (atau resume dan surat lamaran) memberikan semua informasi yang diperlukan. Pengusaha lain membutuhkan lebih banyak informasi untuk menentukan pelamar mana yang akan mereka wawancarai dan akhirnya mempekerjakan.

Alasan untuk meminta informasi adalah untuk mendapatkan gambaran lengkap tentang Anda sebagai kandidat, atau untuk memberikan konfirmasi rincian yang tercantum pada resume Anda atau lamaran pekerjaan. Misalnya, memerlukan transkrip sebagai dokumentasi pendukung memungkinkan pengusaha untuk mengonfirmasi bahwa Anda lulus, serta IPK Anda.

Meminta dokumentasi juga bisa menjadi ujian apakah pelamar dapat mengikuti instruksi atau tidak. Jika posting pekerjaan menyebutkan bahwa kandidat harus menyerahkan daftar referensi dengan aplikasi mereka, manajer perekrutan dapat mengurutkan semua pelamar yang tidak mengirimkan referensi ke tumpukan "tidak".

Daftar Dokumen Pendukung

Berikut ini adalah daftar dokumen pendukung yang mungkin harus diajukan dengan aplikasi pekerjaan.

• Lanjut
• Sampul surat
• Daftar referensi
• Surat rekomendasi
• Transkrip
• Portofolio
• Menulis Contoh (esai, artikel, atau sampel tulisan lain)
• Sertifikat Ketenagakerjaan
• Sertifikasi (sertifikasi mengajar atau komputer, misalnya)

Cara Menyerahkan Dokumentasi Pendukung

Untuk pengusaha, mengumpulkan semua informasi ini sekaligus, apakah itu selama proses aplikasi atau setelah wawancara awal, adalah kenyamanan yang luar biasa. Hal ini memungkinkan manajer perekrutan untuk memiliki semua informasi terkait tentang kandidat, dan mengurangi email dan panggilan telepon tindak lanjut untuk meminta lebih banyak dokumen.

Pelamar mungkin merasa mengumpulkan dan menyerahkan dokumen menjadi kurang nyaman, dan lebih merepotkan. Beberapa dokumen mungkin memerlukan sedikit penggalian untuk menemukannya. Misalnya, di mana Sertifikasi Profesional Manajemen Proyek Anda, dan siapa yang dapat Anda hubungi untuk mendapatkan salinan jika Anda tidak dapat menemukannya sendiri?

Dokumentasi lain mungkin membutuhkan sedikit pekerjaan untuk dirakit. Misalnya, jika Anda mengirimkan daftar referensi, Anda harus meminta izin untuk menggunakannya sebagai referensi, dan memberi tahu mereka bahwa seseorang dari perusahaan mungkin akan segera menghubungi Anda. Anda juga harus memberi penjelasan singkat kepada mereka tentang uraian pekerjaan dan mengingatkan mereka tentang keterampilan dan kualifikasi Anda yang relevan untuk peran tersebut, sehingga mereka dapat memberikan alasan yang kuat bagi Anda.

Labeli Dokumen Anda dengan Nama Anda

Dengan hati-hati beri label dan beri nama semua file, termasuk nama dan detail Anda tentang apa yang ada dalam dokumen. Referensi Anda, misalnya, dapat dinamai "Sarah-Wong - Referensi" atau "Referensi Sarah Wong." Jangan hanya menyebut mereka "referensi" karena mempekerjakan manajer cenderung memiliki banyak file, dan tidak akan dapat dengan mudah mengidentifikasi dokumentasi Anda.

Ikuti pola penamaan yang konsisten di semua dokumen. Ini akan membuat lebih mudah bagi perekrut dan mempekerjakan manajer dan memberikan kesan pertama yang lebih profesional.

Ikuti Petunjuk dalam Posting Pekerjaan

Setelah Anda mengumpulkan semua dokumentasi pendukung, ikuti instruksi majikan tentang cara mengirimkannya. Pengusaha dapat meminta Anda untuk mengunggah file atau melampirkannya dalam email. Jika pengusaha meminta format file tertentu (PDF, misalnya), pastikan untuk mengikuti instruksi tersebut.

Kirim semua dokumen Anda sekaligus, dengan resume atau aplikasi Anda. Jika Anda kehilangan sesuatu, cobalah untuk mendapatkan salinannya sebelum mengirimkan aplikasi Anda. Simpan diri Anda selangkah dan miliki salinan semua yang mungkin Anda perlukan untuk mencari pekerjaan di komputer Anda, siap untuk dikompilasi dan dikirim.

Membawa Dokumentasi ke Wawancara Kerja

Jika perusahaan meminta agar dokumen pendukung dibawa ke wawancara, bawalah fotokopi dari masing-masing dokumen yang diminta bersama Anda untuk pergi bersama manajer perekrutan. Juga pastikan bahwa Anda memiliki semua yang perlu Anda bawa agar siap berangkat.

Majikan dapat meminta dokumen asli dari beberapa dokumen, seperti transkrip. Jika itu masalahnya, minta mereka sebelumnya dari institusi tempat Anda menerimanya.

Untuk meminta salinan transkrip dari lembaga pendidikan, kirim permintaan tertulis ke registrar atau kantor bimbingan, dan minta transkrip Anda dikirim langsung ke majikan. Beberapa sekolah mungkin mengizinkan Anda untuk meminta transkrip secara elektronik, sementara yang lain mungkin memerlukan surat resmi.

Sekolah umumnya membebankan biaya nominal untuk transkrip, sering dalam kisaran $ 5 hingga $ 30. Untuk informasi tentang biaya dan persyaratan lainnya, lihat situs web sekolah Anda atau hubungi kantor langsung untuk menanyakan.