Membela Meja Berantakan

Setiap hari semakin banyak informasi yang diberikan kepada Anda. Surat baru, laporan dari berbagai komite, faktur, proposal, dan banyak lagi semuanya masuk ke meja Anda beberapa kali sehari. Anda terlalu sibuk untuk segera menanganinya sehingga mulai menumpuk. Desktop Anda mulai terlihat seperti zona perang.

Masalahnya di sini bukanlah bahwa meja Anda berantakan; masalahnya adalah hal-hal penting hilang. Entah itu dimakamkan oleh materi baru yang masuk, atau itu dalam materi baru tetapi tidak diperhatikan. Akibatnya, Anda menghabiskan terlalu banyak waktu untuk hal-hal yang hanya penting daripada yang penting.

Ketika bos Anda ingin tahu seberapa cepat dia dapat memiliki laporan itu untuk Wakil Presiden, Anda tidak ingin mengatakan kepadanya bahwa Anda tidak melihat memo yang dia kirimkan kepada Anda meminta laporan itu. Bos Anda juga tidak akan senang mendengar bahwa tata letak untuk lini produk baru terlambat karena Anda mengesampingkannya dan ditutup-tutupi dan Anda lupa tentangnya.

Beberapa orang akan memberi tahu Anda cara terbaik untuk mengatasi masalah ini adalah meja yang bersih. Yang lain mengatakan kekacauan itu baik-baik saja. Siapa yang benar

Meja yang berantakan, Pikiran yang berantakan

Belum lama ini, ada ungkapan populer 'meja yang berantakan adalah pertanda pikiran yang berantakan.' Ekspresi itu memunculkan seluruh industri yang dirancang untuk membantu eksekutif bisnis membersihkan desktop mereka sebagai tanda ketajaman mental mereka.

Tidak diragukan Anda telah melihat film-film tempat bos duduk di kantornya di atas gedung pencakar langit di pusat kota. Dia duduk di belakang meja kaca tanpa laci. Satu-satunya perhiasan adalah set pena mengesankan untuk menandatangani dokumen penting dan telepon atau interkom sehingga ia dapat memberi perintah.

Di samping itu…

Banyak orang melihat ada yang salah dengan tumpukan kertas yang menutupi desktop, bahkan tumpah ke kursi kursi dan lantai kantor. Mereka mengutip pepatah seperti 'meja yang berantakan adalah tanda jenius' dan 'meja yang berantakan hanya merupakan tanda dari meja yang berantakan.'

Kita semua mengenal seseorang yang mejanya seperti itu. Anda tidak melihat bagaimana mereka bahkan dapat mengetahui apakah desktop itu dari logam atau kayu. Namun, ketika Anda meminta sesuatu dari mereka, mereka langsung menuju tumpukan, membuka 2 atau 3 lembar, dan menarik keluar apa yang Anda minta.

Apa yang Bekerja Untuk Anda?

Kedua belah pihak benar. Masalahnya bukan mana yang benar. Masalahnya adalah yang akan membuat Anda lebih efektif. Ada beberapa pedoman mendasar yang berlaku untuk kedua pendekatan, tetapi kuncinya adalah bekerja dengan cara yang memungkinkan Anda untuk menjadi yang paling efektif. Hampir semua orang perlu menyingkirkan beberapa kekacauan di atas meja mereka, tetapi tidak memiliki lebih dari satu item di meja Anda pada satu waktu tidak akan bekerja untuk banyak dari kita.

Banyak orang mengerjakan beberapa proyek pada saat bersamaan (atau hampir bersamaan). Tipe kreatif merasa perlu memiliki inspirasi di sekitarnya. Individu yang berorientasi pada detail membutuhkan volume bahan referensi yang dekat. Beberapa orang merasa tumpukan pekerjaan membuat mereka terlihat sibuk dan, dengan demikian, membuat mereka lebih aman di saat PHK. Yang lain merasakan meja yang bersih menunjukkan betapa efisiennya mereka dalam menyelesaikan pekerjaan. Yang penting adalah melakukan apa yang berhasil untuk Anda.

Cara Menjinakkan Monster

Apakah Anda ingin desktop kaca steril, atau hanya ingin membawa sedikit lebih banyak kekacauan desktop Anda, ada beberapa pedoman mendasar:

• Sangat Ingin Meningkatkan: Kami tidak merekomendasikan pendekatan parah yang dilakukan beberapa orang. Sayangnya, alasan itu terlalu mudah bagi diri Anda sendiri. Upaya untuk membuat meja Anda lebih berantakan dan lebih efisien tergantung pada upaya serius Anda.
• Simpan, Lempar, atau Pindahkan: Temukan tiga kontainer. Beri label "simpan" terkecil. Beri label "undian" terbesar. Minta wadah lain berlabel "pindah." Hal-hal yang sangat vital akan dimasukkan ke dalam wadah penyimpanan Anda untuk disortir nanti. Apa pun yang ingin Anda bawa pulang atau diberikan masuk ke dalam wadah "pindahkan". Segala sesuatu yang lain masuk ke dalam wadah lemparan.

• Mulai dengan yang tertua: Anda bisa tahu dengan melihat mereka tumpukan mana yang tertua. Biasanya, itu terjauh dari kursi Anda. Akan lebih mudah membuang barang-barang dari tumpukan ini.
• Evaluasi Setiap Bagian Hanya Sekali: Lihatlah setiap item di tumpukan. Tentukan wadah yang akan dituju. Anda tidak dapat mengaturnya kembali di meja Anda untuk nanti, Anda harus memutuskan sekarang. Masukkan semuanya ke dalam satu dari tiga wadah. Tidak ada pilihan lain.
• Tanyakan pada diri sendiri ini: Pertanyaan pertama adalah "apakah saya punya ini di tempat lain, atau bisakah saya mendapatkannya dari seseorang?" Jika Anda memiliki salinan di email Anda, atau dalam laporan, atau di meja orang yang menyiapkan analisis pasar, dll., Anda tidak perlu menyimpan salinan lain. Aduk itu. Kemudian tanyakan "mengapa saya membutuhkan ini?" Jika jawabannya adalah a) untuk mengambil tindakan terhadapnya, b) untuk melakukan sesuatu dengannya ketika saya mendapatkan lebih banyak informasi dari seseorang, atau c) untuk merujuk ketika saya melakukan pekerjaan lain, memasukkannya ke dalam tumpukan tetap. (Setelah Anda menyingkirkan kekacauan, Anda akan mengurutkan kembali tumpukan tetap Anda berdasarkan tiga kategori tersebut, jadi silakan memisahkannya sekarang. Ini akan menghemat waktu kemudian.) Jika jawaban Anda adalah sesuatu yang lain, lempar item itu.

• Bersikaplah Kejam dan Berani: Ketika Anda maju melalui setiap tumpukan, semakin dekat dan dekat dengan hal-hal yang baru saja tiba, menjadi kejam dalam keputusan Anda. Jangan ambil tahanan. Jika Anda benar-benar tidak membutuhkannya, lemparkan. Dan berani. Jangan bertahan pada sesuatu hanya karena seseorang mungkin menanyakan sesuatu tentang hal itu suatu hari nanti. Jangan membangun benteng kertas untuk melindungi diri Anda sendiri.

Kelola Masalah

Desktop Anda tidak harus steril dan sama sekali tidak memiliki kertas, meskipun bisa jika itu membantu. Tujuan Anda adalah mengatur desktop Anda sehingga memaksimalkan efisiensi Anda. Jika itu berarti lebih banyak tumpukan di meja Anda daripada orang di sebelah, tidak apa-apa - asalkan semua yang Anda simpan membantu Anda memenuhi tujuan Anda untuk meningkatkan efisiensi.