Cara Menulis Surat Teguran untuk Kinerja Karyawan

Surat teguran ditulis oleh penyelia untuk memberikan pernyataan resmi tentang masalah kinerja yang harus diperbaiki karyawan. Surat teguran seringkali merupakan langkah dalam proses tindakan disipliner formal yang dapat menghasilkan tindakan disipliner tambahan bagi karyawan hingga dan termasuk pemutusan hubungan kerja jika karyawan tersebut gagal untuk meningkat.

Surat teguran adalah komponen penting dalam dokumentasi masalah kinerja karyawan untuk karyawan dan majikan. Surat teguran tertulis dengan jelas dan spesifik menyatakan kinerja yang harus diperbaiki dan konsekuensinya jika kinerja tidak membaik.

Surat teguran umumnya mengikuti pembinaan verbal oleh seorang penyelia. Mereka sering didahului oleh koreksi verbal kepada karyawan, yang disebut peringatan verbal atau peringatan verbal formal, tentang masalah kinerja atau masalah kinerja terkait.

Tergantung pada kedekatan dan tingkat keparahan masalah kinerja, surat teguran mungkin memulai diskusi kinerja, tetapi ini tidak biasa.

Komponen Surat Teguran

Surat-surat teguran yang efektif memiliki komponen-komponen ini.

• Pernyataan masalah atau masalah kinerja yang harus diperbaiki oleh karyawan.
• Surat teguran dapat menyebutkan beberapa contoh cara di mana karyawan dapat mengubah kinerjanya untuk memenuhi harapan kinerja. (Ini memberikan karyawan dengan gambar bersama atau makna bersama di sekitar harapan atasan.)
• Dampak dari non-kinerja pada keberhasilan karyawan dan organisasi. (Bagaimana kegagalan untuk melakukan memiliki dampak negatif di tempat kerja.)

• Jika relevan, garis waktu di mana kinerja karyawan harus ditingkatkan.
• Jika relevan, tanggal jatuh tempo atau tanggal berakhir pada saat itu, penyelia akan mengevaluasi kembali kinerja karyawan.
• Pernyataan yang jelas tentang konsekuensi yang dapat diharapkan karyawan jika kinerjanya gagal meningkat seperti yang dijelaskan dalam surat teguran.
• Tanda tangan penyelia atau manajer karyawan.
• Tanda tangan karyawan yang kinerjanya menjadi fokus surat teguran. Surat itu umumnya berisi pernyataan bahwa tanda tangan karyawan menyatakan bahwa mereka telah menerima surat itu, tidak harus bahwa mereka setuju dengan isinya.

• Kesempatan bagi karyawan untuk menolak, secara tertulis, isi surat teguran. Karyawan dapat setuju, tidak setuju, menyatakan penyesalan, dan sebagainya. Sanggahan yang ditulis oleh karyawan dilampirkan pada surat teguran asli.

Berikut ini adalah dua contoh surat teguran resmi. Gunakan saat Anda mengembangkan surat teguran Anda sendiri.

Contoh Surat Teguran

Ini adalah contoh surat teguran. Unduh surat templat teguran (kompatibel dengan Google Documents dan Word Online) atau lihat di bawah untuk contoh lebih lanjut.

Contoh Surat Teguran # 1 (Versi Teks)

Kepada: Jeffery Jones

Dari: George Peterson

Tanggal: 1 September 2018

Perihal: Surat Teguran

Ini adalah surat resmi teguran untuk memberi tahu Anda bahwa kinerja Anda tidak memenuhi tingkat kontribusi yang diharapkan. Dalam pekerjaan Anda sebagai pakar teknis untuk dukungan pelanggan, harapan pekerjaan dikembangkan oleh seluruh kelompok pakar dukungan teknis dan manajer mereka. Ini berarti bahwa mereka adalah standar yang diterima untuk kinerja setiap ahli dukungan teknis.

Anda gagal melakukan dengan cara berikut.

• Jumlah pelanggan yang Anda layani dalam seminggu adalah 30% di bawah standar yang dipenuhi oleh para pakar dukungan teknis lainnya.
• Tingkat kesulitan dari masalah yang Anda pilih untuk ditanggapi adalah 40% di bawah standar yang dicapai oleh staf lainnya.
• Lamanya waktu yang dihabiskan pelanggan untuk telepon dengan Anda melebihi sisa staf sebesar 25%.

Seperti yang Anda lihat, dalam tiga pengukuran kinerja paling penting untuk pekerjaan Anda, Anda tidak berhasil. Atasan Anda telah berbicara dengan Anda beberapa kali dan Anda menerima pelatihan tambahan. Karenanya, kami percaya bahwa Anda tidak bersedia melakukan. Ini berdampak buruk pada beban kerja staf teknis lainnya.

Kita perlu melihat peningkatan segera dalam ketiga bidang kinerja atau tindakan disipliner tambahan hingga dan termasuk pemutusan hubungan kerja akan terjadi. Kami memiliki keyakinan bahwa Anda memiliki kemampuan untuk meningkat. Kita perlu melihat peningkatan segera.

George Peterson, Supervisor

Marian Demark, Manajer Sumber Daya Manusia

Contoh Surat Teguran # 2 (Versi Teks)

Kepada: Linda Rodriguez

Dari: Mary Wilmont

Tanggal: 1 September 2018

Perihal: Surat Teguran

Tujuan dari surat teguran ini adalah untuk memberi Anda pemberitahuan secara resmi bahwa kehadiran Anda berdampak buruk pada kemampuan Anda untuk menyelesaikan pekerjaan Anda. Saat digaji, karyawan yang dibebaskan tidak diharuskan untuk bekerja pada jam-jam tertentu, empat puluh jam seminggu adalah standar dan diharapkan.

Anda gagal muncul untuk bekerja setidaknya satu hari seminggu sejak memulai pekerjaan baru Anda dan bekerja hanya tiga puluh dua jam seminggu. Manajer Anda telah memberi tahu Anda tentang ketersediaan waktu cuti FMLA untuk masalah medis pribadi atau keluarga. Dia juga bertanya kepada Anda apakah Anda membutuhkan akomodasi sehingga Anda dapat melakukan pekerjaan Anda secara efektif.

Dia telah menyarankan Anda mengunjungi departemen Sumber Daya Manusia untuk membahas masalah ini dan kehadiran Anda. Anda telah menolak ketiga peluang yang kami tawarkan untuk membantu Anda meningkatkan kinerja yang buruk ini.

Kenyataannya adalah bahwa Anda tidak dapat melakukan pekerjaan Anda dalam waktu kurang dari empat puluh jam. Anda kehilangan tenggat waktu untuk tugas pekerjaan Anda dan keterlambatan Anda memengaruhi pekerjaan rekan kerja departemen pemasaran Anda. Mereka kehilangan tenggat waktu sebagai akibat dari kegagalan Anda untuk melakukan.

Selain itu, pekerjaan Anda yang belum selesai saat ditugaskan ke rekan kerja Anda membuat beban kerja mereka menjadi berlebih karena mereka sudah memiliki pekerjaan yang membutuhkan empat puluh jam kerja seminggu. Ini tidak adil dan kami tidak akan mentolerir dampak negatif ini di tempat kerja mulai sekarang.

Kami perlu segera melihat peningkatan kehadiran Anda atau kami akan menghentikan pekerjaan Anda. Ini berarti Anda harus menghadiri pekerjaan lima hari seminggu. Jika Anda gagal menghadiri pekerjaan lima hari seminggu, Anda tidak dapat memenuhi tujuan yang telah Anda pekerjakan.

Kebijakan cuti berbayar standar kami memberi Anda enam hari sakit dibayar dan dua hari cuti pribadi yang harus Anda gunakan selama setahun. Anda harus melamar hari liburan terlebih dahulu.

Anda telah menggunakan empat hari sakit Anda dan semua hari pribadi Anda dengan ketidakhadiran Anda saat ini. Kami tidak berencana untuk memberikan waktu lebih banyak kepada Anda. Ini membuat Anda hanya memiliki dua hari sakit dan waktu liburan berbayar yang harus Anda minta terlebih dahulu.

Jika Anda memiliki ketidakhadiran yang melebihi waktu lunas yang tersedia, kami akan menghentikan pekerjaan Anda. Kami harap Anda memahami seberapa dekat Anda dengan kehilangan pekerjaan Anda. Anda tidak akan menerima peringatan lagi.

Salam, Mary Wilmont, Manajer

Thomas Credence, Direktur Sumber Daya Manusia

Lihat contoh penerimaan tanda terima untuk panduan tentang bagaimana karyawan yang menerima teguran memiliki hak untuk merespons.

Apakah Anda menikmati artikel ini? Anda ingin mendaftar untuk mendapatkan buletin HR gratis sekarang karena Anda ingin membaca semua artikel baru segera setelah tersedia.

Contoh Surat Teguran

• Contoh Surat Teguran: Kebijaksanaan Manajemen
• Contoh teguran tertulis: Kehadiran

Penolakan: Harap dicatat bahwa informasi yang diberikan, meskipun otoritatif, tidak dijamin untuk keakuratan dan legalitas. Situs ini dibaca oleh khalayak di seluruh dunia dan undang-undang dan peraturan ketenagakerjaan bervariasi dari satu negara ke negara dan negara ke negara. Silakan mencari bantuan hukum, atau bantuan dari sumber daya pemerintah Negara Bagian, Federal, atau Internasional, untuk memastikan interpretasi dan keputusan hukum Anda benar untuk lokasi Anda. Informasi ini untuk panduan, ide, dan bantuan.