Manajemen Proyek Lingo

Manajemen proyek adalah pekerjaan yang datang dengan banyak jargon dan terminologi. Setelah Anda tahu apa artinya semua itu, sangat mudah untuk mengikuti diskusi dan berkontribusi secara efektif. Ini akan meningkatkan kepercayaan diri Anda di tempat kerja jika Anda dapat memahami apa yang dibicarakan orang lain, dan membantu Anda dianggap lebih serius di tempat kerja jika Anda sendiri menggunakan istilah yang tepat. Berikut adalah panduan untuk istilah manajemen proyek yang harus Anda ketahui.

Risiko

'Risiko' adalah istilah yang berkaitan dengan apa yang mungkin salah dengan proyek Anda. Misalnya, jika Anda sedang membangun blok kantor baru, harga baja mungkin naik, dan itu mungkin berdampak pada anggaran Anda. Tapi itu mungkin tidak naik. Sama halnya, jika Anda berencana menyelenggarakan piknik tahunan perusahaan di luar, mungkin cuaca cerah, tetapi mungkin hujan. Singkatnya, risiko adalah sesuatu yang belum terjadi.

Penting untuk mengetahui risiko apa yang melingkupi proyek Anda karena Anda dapat merencanakannya. Anda dapat menerapkan 'Rencana B' atau rencana darurat untuk mencoba menghindari risiko yang terjadi. Dengan harga baja dan cuaca, tidak banyak yang dapat Anda lakukan untuk menghentikannya, tetapi Anda dapat membuat rencana jika itu terjadi. Misalnya, Anda dapat menyewa tenda atau menyimpan payung sehingga jika hujan turun pada hari piknik, orang masih dapat bersenang-senang.

Isu

Masalah dan risiko seringkali membingungkan oleh anggota tim proyek, dan penting sebagai manajer proyek untuk memastikan Anda berbicara tentang subjek ini dengan tepat. Risiko adalah sesuatu yang belum terjadi, sementara masalah adalah sesuatu yang telah terjadi. Masalah hanyalah masalah yang dihadapi tim proyek Anda. Anda mungkin melihatnya datang (dan menanganinya sebagai risiko untuk memulainya) atau mungkin sama sekali tidak terduga. Apa pun itu, itu terjadi sekarang dan Anda harus melakukan sesuatu.

Tonggak sejarah

Tonggak sejarah adalah titik waktu yang menandai momen-momen penting selama proyek. Mereka sering digunakan untuk:

• Mulai dari satu fase
• Akhir suatu fase
• Akhir dari pekerjaan besar atau tugas besar
• Memperhatikan tenggat waktu tertentu yang tetap
• Tanggal tak tergoyahkan pada rencana

Pikirkan tonggak sejarah sebagai jenis tanggal yang akan Anda tulis di kalender di rumah - momen penting dalam proyek seperti menyelesaikan pengujian atau pesta peluncuran. Tonggak sejarah adalah salah satu dari sembilan komponen bagan Gantt, jadi Anda akan melihatnya pada jadwal proyek Anda ditampilkan sebagai berlian.

Sponsor

Sponsor proyek Anda duduk di Dewan Proyek. Mereka adalah orang yang 'memiliki' proyek dan mereka menerima manfaatnya. Misalnya, jika Anda meluncurkan sistem TI baru untuk digunakan oleh tim pabrik, Manajer Umum Pabrik akan menjadi sponsor proyek. Tim TI akan membentuk bagian dari tim proyek tetapi mereka tidak akan mengambil peran sebagai sponsor. Sponsor proyek adalah orang yang dapat Anda hubungi ketika Anda membutuhkan arahan manajemen senior. Ini dapat dilakukan untuk:

• Buka blokir masalah
• Temukan beberapa sumber
• Setujui anggaran
• Membuat keputusan
• Setuju dengan spesifikasi akhir

Dan seterusnya. Manajer proyek secara efektif melaporkan kepada sponsor selama durasi proyek, baik dalam hal struktur manajemen lini dan dengan pelaporan proyek mingguan atau bulanan (atau real-time).

Stakeholder

Stakeholder adalah orang lain yang terlibat dan terpengaruh oleh proyek Anda. Beberapa proyek akan memiliki kelompok pemangku kepentingan yang luas, yang mencakup setiap departemen dalam organisasi. Yang lain akan memiliki ruang lingkup yang lebih terbatas. Beberapa pemangku kepentingan berada di luar organisasi Anda, seperti pemerintah atau badan pengawas.

Mereka juga perlu diberi informasi dengan berita yang relevan. Sebagian besar pemangku kepentingan akan mendukung (atau ambivalen) terhadap perubahan yang ditimbulkan oleh proyek Anda, tetapi tidak semuanya. Anda akan bertemu dengan para pemangku kepentingan yang tidak akan menyambut proyek Anda dengan tangan terbuka.