Daftar dan Contoh Keahlian Manajemen Waktu

Apa keterampilan manajemen waktu dan mengapa itu penting bagi pengusaha? Manajemen waktu berarti bekerja secara efisien, dan pengusaha di setiap industri mencari staf yang dapat memanfaatkan waktu yang tersedia secara optimal untuk mereka di tempat kerja. Menghemat waktu menghemat uang organisasi dan meningkatkan pendapatan.

Karyawan yang mengatur waktu dengan baik lebih produktif, lebih efisien, dan lebih mungkin memenuhi tenggat waktu. Mereka fokus pada tugas-tugas yang paling penting dan peka waktu dan membatasi jumlah waktu yang terbuang untuk tugas-tugas yang tidak penting.

Manajemen waktu yang efektif membutuhkan staf untuk menganalisis beban kerja mereka, menetapkan prioritas, dan mempertahankan fokus pada upaya produktif. Karyawan yang merupakan manajer waktu yang sangat baik dapat menghilangkan gangguan dan meminta dukungan dari rekan kerja untuk membantu mencapai tujuan mereka.

Selama Wawancara Kerja

Keterampilan manajemen waktu, seperti keterampilan lunak lainnya, dibutuhkan. Pewawancara akan mengajukan pertanyaan untuk menilai kemampuan Anda mengelola waktu Anda, dan waktu tim Anda jika Anda berada dalam peran pengawasan.

Tinjau pertanyaan wawancara manajemen waktu ini sebelum wawancara kerja Anda, jadi Anda siap untuk merespons dengan contoh spesifik tentang cara Anda mengelola beban kerja secara efektif.

Keterampilan Atas

Memprioritaskan

Biasanya tidak mungkin untuk melakukan setiap hal yang Anda butuhkan dan ingin lakukan sekaligus, tetapi jika Anda memprioritaskan dengan baik, Anda harus dapat menyelesaikan tugas yang paling penting dalam urutan yang masuk akal. Ketika menetapkan prioritas, pertimbangkan faktor-faktor seperti kapan setiap tugas perlu dilakukan, berapa lama waktu yang dibutuhkan, seberapa penting hal itu bagi orang lain dalam organisasi, apa yang bisa terjadi jika tugas tidak dilakukan, dan apakah tugas apa pun mungkin terganggu oleh kebutuhan untuk menunggu orang lain.

Penjadwalan

Penjadwalan itu penting, dan bukan hanya karena beberapa tugas harus dilakukan pada waktu tertentu. Penjadwalan mempengaruhi hari Anda, minggu Anda, bulan Anda, serta orang lain, proyek mereka, dan rencana jangka pendek dan jangka panjang mereka untuk proyek dan tugas. Kebanyakan orang juga memiliki waktu-waktu tertentu dalam sehari ketika mereka semakin energik dan menjadi lebih produktif ketika mereka menjadwalkan diri mereka sendiri. Jadwal juga bisa menjadi cara yang baik untuk menghindari penundaan.

Menyimpan Daftar yang Harus Dilakukan

Daftar tugas (diprioritaskan dan diintegrasikan dengan jadwal Anda) adalah cara yang bagus untuk menghindari melupakan sesuatu yang penting. Mereka juga merupakan cara yang bagus untuk menghindari menghabiskan sepanjang hari memikirkan semua yang harus Anda lakukan. Mengingat tugas membutuhkan energi, dan memikirkan semua yang harus Anda lakukan sepanjang minggu bisa melelahkan dan melelahkan. Bagi semua tugas yang diperlukan menjadi daftar untuk setiap hari, dan Anda tidak perlu khawatir tentang hal itu lagi. Lihat saja daftar hari ini.

Beristirahat

Beristirahat, meskipun mungkin tampak kontradiktif, adalah keterampilan manajemen waktu yang penting. Meskipun bekerja berjam-jam atau melewatkan istirahat kadang-kadang dapat meningkatkan produktivitas dalam jangka pendek, keletihan Anda nanti akan memastikan bahwa produktivitas rata-rata Anda benar-benar turun. Kecuali untuk keadaan darurat yang jarang, penting untuk menahan godaan untuk bekerja berlebihan. Masukkan jeda yang diperlukan, dan waktu berhenti yang masuk akal, dalam jadwal Anda.

Delegasi

Bergantung pada jenis pekerjaan apa yang Anda lakukan, Anda mungkin dapat mendelegasikan beberapa tugas. Mengetahui apa yang harus didelegasikan dan kapan keterampilan. Beberapa orang menolak pendelegasian, baik karena mereka ingin mempertahankan kontrol atau karena mereka ingin menghemat uang dengan tidak mempekerjakan asisten. Kedua pendekatan tersebut pada akhirnya merusak produktivitas dan meningkatkan biaya.

Ingat, bagaimanapun, bahwa jika Anda berlatih manajemen waktu dengan rajin dan masih tidak bisa menyelesaikan semuanya, Anda mungkin mencoba melakukan terlalu banyak. Lebih baik berhasil di beberapa tugas daripada mencoba dan kemudian gagal di banyak.

Contoh di Tempat Kerja

A - E

• Menyesuaikan rencana dengan keadaan yang berubah
• Mengalokasikan waktu untuk tugas tertentu
• Menganalisis proses dan memilih cara paling sederhana untuk menyelesaikan suatu tugas
• Meminta bantuan ketika kewalahan dengan tuntutan
• Ketegasan untuk mengatakan tidak pada tuntutan yang tidak pantas yang mengalihkan perhatian dari tugas-tugas pusat
• Menyerang tugas yang lebih kompleks ketika Anda memiliki energi tertinggi dan konsentrasi paling tajam
• Mengaudit bagaimana waktu dihabiskan
• Menghindari pembicaraan ringan yang berlebihan dengan rekan kerja
• Menghindari penundaan; akting bukannya khawatir
• Memecah tujuan yang lebih luas menjadi bagian-bagian yang lebih kecil dan berfokus pada satu langkah pada satu waktu

• Memecah proyek menjadi bagian-bagian yang dapat dikelola
• Membuat daftar "to do" harian, mingguan, dan bulanan
• Membuat jadwal
• Mendelegasikan lebih banyak tugas rutin kepada staf tingkat bawah
• Makan dengan baik untuk menjaga energi
• Menghilangkan pemboros waktu
• Berolahraga dan berpartisipasi dalam kegiatan pengurangan stres lainnya selama waktu luang untuk memaksimalkan energi saat bekerja

F - Z

• Memfasilitasi pertemuan yang efisien; bertahan dengan kerangka waktu untuk rapat
• Mengelompokkan tugas serupa bersama-sama untuk membatasi waktu transisi
• Mempertahankan area kerja yang terorganisir
• Multitasking; bergeser dengan lancar dari satu tugas ke tugas lainnya
• Keterbukaan terhadap cara yang lebih efisien dalam melakukan sesuatu
• Mengatur file digital untuk pengambilan yang mudah
• Merencanakan hari Anda malam sebelumnya atau hal pertama di pagi hari
• Memprioritaskan permintaan dan permintaan
• Memprioritaskan daftar proyek dan berfokus pada tugas-tugas bernilai lebih tinggi dengan tenggat waktu yang lebih cepat

• Ketepatan waktu
• Mengesampingkan ponsel untuk menghilangkan gangguan pesan pribadi kecuali diminta untuk bekerja
• Meninjau kinerja dan menghilangkan penyimpangan dari prioritas
• Menetapkan tujuan harian, mingguan, dan bulanan
• Menetapkan standar realistis untuk kualitas dan menghindari perfeksionisme
• Menetapkan waktu spesifik untuk menanggapi email
• Beristirahat sejenak untuk memulihkan energi
• Menyentuh setiap lembar kertas atau membaca setiap email hanya sekali, kapan saja memungkinkan